За каждой сделкой с заграничными поставщиками стоят таможенные процедуры, валютные платежи и требования международной торговли. Ошибки в этих процессах приводят к задержкам поставок, штрафам и лишним расходам. В статье расскажем, как с помощью аутсорсинга делегировать внешнеэкономические операции и снизить риски при работе с зарубежными поставщиками.
Что такое аутсорсинг ВЭД
Аутсорсинг внешнеэкономической деятельности — это передача сторонней компании задач, которые связаны с импортом или экспортом товаров и услуг.
☝🏼 Это интересно
Аутсорсинг: что это такое, каким компаниям подходит и как его организовать
Что это значит для предпринимателя?
Внешнеэкономическая деятельность — это большая область, которая включает работу с контрактами, таможенным оформлением и валютными операциями. Чтобы заниматься международными поставками самостоятельно, бизнесу пришлось бы нанимать не одного сотрудника, а создавать целый отдел. Потому что один специалист не может одновременно разбираться во всех направлениях внешней торговли.
Для малого и среднего бизнеса это часто невыгодно и рискованно. Аутсорсинг позволяет передать все процессы профессионалам, предотвратить ошибки и штрафы. А самому сосредоточиться на развитии компании, продажах и продуктах.
В каких ситуациях бизнесу нужен аутсорсинг
Аутсорсинг внешнеэкономических сделок помогает бизнесу на старте работы с зарубежными рынками и при небольшом опыте в импорте и экспорте. Ниже разберем несколько таких ситуаций.
Компания выходит на внешний рынок впервые
Например, предприниматель решил привезти партию фурнитуры из Беларуси или протестировать экспорт своего продукта в Казахстан. Риски на старте высоки: поставщик может прислать некачественный товар, а экспортная партия — не найти покупателя.
Что дает аутсорсинг: у аутсорсинговой компании уже есть опыт работы с подобными сделками и понимание, как выстраивать выход на международный рынок. Специалисты знают, с каких стран и форматов поставок лучше начинать, как проверить поставщика и оценить спрос. Это помогает выстроить более безопасную и прогнозируемую стратегию.
Бизнес делает нерегулярные или разовые поставки
Компания в основном работает на внутреннем рынке, но время от времени закупает товары или сырье за границей. Такие поставки происходят нерегулярно — раз в несколько месяцев или даже раз в год. Например, нужно закупить упаковку, комплектующие или оборудование под конкретную задачу.
Что дает аутсорсинг: аутсорсинговую компанию подключают только под конкретную поставку. Она берет на себя все этапы сделки — от документов и платежей до таможенного оформления и логистики. Бизнесу не нужно содержать собственный отдел ради редких операций и оплачивать работу сотрудников, которые большую часть времени не будут задействованы.
Сотрудникам не хватает экспертизы для сложных задач
Даже при регулярных внешнеэкономических сделках не все сделки процессы проходят одинаково. Например, появляется новый товар, меняется страна поставки или требуется сертификация, с которой компания раньше не сталкивалась. В таких ситуациях внутренней экспертизы может не хватать.
Что дает аутсорсинг: к работе подключаются специалисты с опытом именно в нужной области — по конкретной стране, товарной группе или типу операций. Они знают требования и практику работы в подобных сделках и помогают провести операцию без ошибок и задержек.
Нужен ли вашему бизнесу аутсорсинг внешнеэкономических процессов?
Чтобы принять решение, сравните затраты на собственную команду и аутсорс. Для этого составьте простую таблицу расходов на внутренний отдел: зарплаты сотрудников, налоги и взносы, аренду и оборудование рабочего места. Затем запросите расчет стоимости услуг у аутсорсинговой компании и сопоставьте цифры.
Обычно аутсорс обходится дешевле, потому что не требует содержания штата и офиса. А специалистов можно подключать только под конкретные задачи.
Какие задачи можно передать на аутсорс
Передать на аутсорс можно весь цикл услуг ВЭД или отдельные задачи. Рассмотрим, какие из них можно делегировать:
✅ Поиск поставщиков. Аутсорсер ищет надежных производителей или поставщиков за границей, проверяет их репутацию и условия работы. Это особенно важно на новых рынках или при заказе редких товаров, где риск столкнуться с ненадежным партнером выше.
Важно: работа с иностранными контрагентами имеет свои особенности в каждой стране. У аутсорсера уже есть опыт общения с зарубежными партнерами, понимание деловой культуры и правил переговоров. Это снижает риск недопонимания и помогает договориться на более выгодных условиях.
✅ Подбор кодов ТН ВЭД. Их используют для классификации товаров при импорте и экспорте. От выбора кода зависят размер пошлин, налогов и перечень разрешительных документов. Аутсорсер подберет корректный код для каждого товара, что поможет снизить риск ошибок при таможенном оформлении.
Подробно о товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности рассказывали в статье «Что такое код ТН ВЭД и как его определить».
✅ Подготовка торгового контракта. Специалисты составляют или проверяют контракт с учетом международных правил, условий поставки и платежных схем. Документ оформляют на двух языках и продумывают все важные моменты: ответственность сторон, порядок расчетов и разрешение споров. Это помогает вести сделки безопасно и выгодно.
✅ Финансовые операции по контракту. Аутсорсер организует безопасные платежи, контролирует валютный порядок и подбирает подходящие инструменты расчетов. Вам не придется разбираться, как переводить деньги за границу и покупать валюту.
✅ Таможенное дело. Специалисты оформляют декларации, готовят документы для таможни и сопровождают груз при пересечении границы. Это позволяет проходить контроль без задержек и дополнительных проверок.
☝🏼 Это интересно
Что такое таможенный контроль и для чего он нужен
✅ Бухгалтерский учет. Бухучет внешнеэкономических сделок отличается от обычного. Нужно правильно рассчитать таможенные сборы, отразить валютные операции и поступления от контрагентов. У штатного бухгалтера, который работает только с внутренними сделками, часто нет таких компетенций.
Плюсы и минусы аутсорсинга внешнеэкономической деятельности для бизнеса
➕ | ➖ |
Экономия времени и ресурсов — не нужно создавать и обучать отдел. | Зависимость от подрядчика — компания не накапливает собственный опыт. |
Доступ к профессиональной экспертизе — специалисты уже работали с разными задачами и ситуациями. | Нет прямого контакта с контрагентами — сложнее строить личные деловые связи. |
Снижение ошибок и рисков — меньше штрафов, задержек и недопонимания с партнерами. | Риски при смене подрядчика — придется искать нового и перестраивать процессы. |
Гибкость в новых проектах — подрядчик быстро подключает специалистов. | Отсутствие собственной логистики — при росте бизнеса может ограничивать перевозку крупных или срочных партий. |
Как перевести внешнеэкономическую деятельность на аутсорс
Чтобы перейти на аутсорс, нужно выбрать подходящую компанию и определить, какие услуги вы будете ей делегировать. Пройдемся подробно по каждому этапу.
Шаг 1. Определите список задач, которые хотите делегировать
Четко сформулируйте, что именно вы планируете передать на аутсорс. Это может быть:
- полный цикл задач;
- отдельные блоки, например, только подбор кодов ТН ВЭД или валютный контроль;
- решение конкретной сложной задачи, например, сертификация нового товара или таможенное оформление.
Чем точнее вы опишете свои потребности, тем проще будет подобрать подходящего исполнителя и оценить стоимость услуг.
Шаг 2. Выберите подрядчика под свои задачи
При оценке компании обращайте внимание на несколько ключевых критериев:
1. Опыт и репутация. Изучите отзывы в открытом доступе и запросите кейсы по вашей отрасли или типу товаров у подрядчика. Это поможет составить объективную оценку компетенций компании.
2. Специализация. Уточните, работает ли компания с товарами, странами поставок и типами операций, актуальными для вашего бизнеса. Например, подрядчик может не оказывать услуги по таможенному оформлению или не сотрудничать с азиатскими странами.
3. Прозрачность условий сотрудничества. Спросите, из чего складывается стоимость услуг, какие гарантии предоставляет компания и какие обязательства берет на себя. Так вы точно поймете, что получите за свои деньги.
4. Финансовая устойчивость. Проверьте кредитный рейтинг, финансовую отчетность и отзывы банков или кредиторов. Такой анализ снизит риск срыва сделок или внезапного прекращения работы подрядчика. Важную информацию о компании можно изучить, например, в сервисе «Прозрачный бизнес» на сайте ФНС.
☝🏼 Это интересно
Сервис «Прозрачный бизнес»: что это такое и как работает
5. Защита конфиденциальности данных. Уточните, как компания хранит и защищает коммерческую и финансовую информацию. Эти обязательства обязательно должны быть закреплены в договоре.
Шаг 3. Согласуйте условия договора
Не начинайте работу без юридически оформленных отношений. В договоре должны быть подробно прописаны:
- Предмет договора — перечень услуг и уровень сервиса. Например, сроки оформления документов.
- Ответственность сторон — что будет, если по вине подрядчика вы получите штраф или задержится груз.
- Стоимость и порядок расчетов — как формируется цена услуг и когда их нужно оплачивать.
- Порядок взаимодействия — кто будет вашим персональным менеджером, как и в какие сроки вы обмениваетесь документами.
Совет: начните сотрудничество с небольшой сделки, например, одной партии товара. Это позволит провести «тест-драйв» компании на практике и оценить ее работу перед масштабированием.
Коротко
- Аутсорсинг внешнеэкономической деятельности — это передача сторонней компании задач, которые связаны с импортом или экспортом товаров и услуг.
- Делегировать внешнеторговые операции на аутсорс разумно, если вы только начинаете заниматься импортом или экспортом, редко покупаете или продаете товары за границу или не располагаете достаточной экспертизой для сложных или нестандартных сделок.
- На аутсорс можно передать все или только часть задач: от поиска поставщиков и подготовки контрактов до таможенного оформления и бухгалтерского учета.
- Аутсорсинг экономит ресурсы, снижает риски и дает быстрый доступ к экспертизе.
- К недостаткам аутсорсинга относят зависимость от подрядчика, отсутствие прямого контакта с контрагентами и собственных логистических процессов.
- Чтобы перевести внешнеэкономические сделки на аутсорс, определите список задач для делегирования и подберите под них подрядчика.