Кто обязан проходить аттестацию
Аттестация — это оценка знаний, навыков и качеств сотрудника, которую инициирует работодатель.
В Трудовом кодексе РФ нет отдельной статьи с определением «аттестации персонала». По сути, это квалификационный экзамен. Его цель — объективно оценить, насколько сотрудник соответствует занимаемой должности.
Кто обязан проходить аттестацию:
- педагоги (ст. 49 ФЗ № 273-ФЗ);
- работники гражданской авиации (ст. 54 ФЗ № 60-ФЗ);
- работники железнодорожного транспорта, которые связаны с движением поездов (ст. 25 ФЗ № 17-ФЗ);
- специалисты, которые заняты на опасных производственных объектах (ст. 9 ФЗ № 116-ФЗ);
- водители пассажирских и грузовых перевозок (приказ Минтранса России № 287);
- государственные гражданские служащие, например, прокуроры, министры (ст. 48 ФЗ № 79-ФЗ);
- спасатели (ст. 24 ФЗ № 151-ФЗ);
- врачи, медсестры (ст. 72 ФЗ № 323-ФЗ).
Эти сотрудники обязаны проходить аттестацию в специальных органах. Например, работники на опасных производственных объектах — в Ростехнадзоре. Руководители компаний остальных сфер могут проводить проверку знаний и навыков по желанию. Именно о добровольной аттестации работников мы поговорим в статье.
☝🏼 Это интересно
Искусство найма: как построить команду мечты
Какие цели аттестации сотрудников
Помимо того, что можно оценить, соответствуют ли занимаемой должности сотрудники, у аттестации еще есть дополнительные цели.
✅ Выявить роли в команде. Получить объективную картину: кто лидер, кто может обучать новых сотрудников и кого нужно еще поддерживать.
✅ Принять кадровые решения. Например:
- поощрить — повысить в должности, выплатить премию, увеличить зарплату;
- развивать — выявлять потребности в обучении;
- предложить альтернативные варианты работы, например, перевести в другой отдел;
- расстаться — это крайняя мера, когда исчерпаны все возможности найти сотруднику подходящую роль в компании.
☝🏼 Это интересно
Увольнение по соглашению сторон: как оформить и какие есть нюансы
✅ Стимулировать развитие. Когда сотрудники понимают, что их усилия видят и ценят, у них появляется стимул профессионально расти. В итоге улучшается еще и качество сервиса, и уровень всего бизнеса.
Что важно знать предпринимателю?
Аттестация — это не инструмент для увольнения. Ее цель — помочь каждому члену команды понять свои сильные стороны и точки роста, чтобы вместе двигаться вперед.
Форматы аттестации сотрудников
Для проверки сотрудников можно выбрать разные форматы. Главное — чтобы они подходили под задачи вашего бизнеса и были понятны команде.
Основные формы аттестации работников:
1. Устная — сотруднику задают вопросы о должностных обязанностях, знании продукта или стандартов работы. Также можно смоделировать рабочие ситуации. Например, «Клиент хочет вернуть товар без чека, расскажите порядок действий» и оценить, как сотрудник решит проблемный случай. Помимо знаний, вы сразу оцените умение общаться, уверенность и навыки презентации.
✅ Этот формат подходит для оценки тех, кто вживую общается с клиентами — барменов, официантов, менеджеров по продажам или администраторов салона красоты.
2. Письменная — в виде теста или ответов на вопросы. Подходит для проверки знания нормативов, инструкций или скриптов. Например, для логиста на складе можно провести тест на знание системы хранения или правил приемки товара.
✅ Применяют для сотрудников, которые чаще отвечают на вопросы от клиентов в чатах или почте.
3. Смешанная — комбинирует оба подхода: например, письменный тест и устное собеседование. Такой формат дает наиболее полную картину. Например, повар сначала сдает письменный тест по рецептурам и технике безопасности, а затем устно обсуждает, как он действовал бы в ситуации «срочный заказ» или «недовольный гость».
✅ Подходит для оценки специалистов и руководителей, чья работа требует как точных знаний, так и стратегического мышления. Например: руководитель отдела продаж, специалист по SMM или контент-менеджер.
Сроки и периодичность аттестации работников
Для малого бизнеса нет единого обязательного графика. Вы сами решаете, как часто оценивать команду, ориентируясь на свои задачи и специфику работы.
Достаточно проводить оценку раз в 1–2 года. Это позволяет отслеживать динамику развития команды и качества обслуживания, при этом не создавать атмосферу постоянного контроля.
Если по результатам аттестации работников вы планируете перевести сотрудника на другую должность или уволить, то необходимо сообщить о дате проведения не менее чем за один месяц. Если дело дойдет до суда, то там проверят, было ли у сотрудника достаточно времени подготовиться. Уведомление менее чем за месяц суды часто признают нарушением. В этом случае результаты аттестации и увольнение могут быть отменены.
Что важно знать предпринимателю?
Нельзя проводить аттестацию и тем более увольнять по ее результатам беременных сотрудниц и работников в отпуске по уходу за ребенком (ст. 261 ТК РФ).
Алгоритм проведения аттестации сотрудников
Прежде всего объясните команде, зачем это нужно. Например, обсудить карьерные перспективы и вместе наметить план развития. Когда люди понимают цель, они воспринимают процедуру не как угрозу, а как рабочий инструмент.
Рассмотрим порядок проведения аттестации по шагам.
Шаг 1. Подготовьте положение об аттестации работников
Это обязательный документ. В нем пропишите:
Цели и задачи аттестации работников. Зачем вы проводите оценку. Например: «Повысить качество обслуживания клиентов, оценить эффективность работы, спланировать обучение».
Периодичность. Укажите конкретные сроки, например: «Очередная аттестация проводится раз в год, в ноябре. Внеплановая — по решению руководителя».
Кто проходит аттестацию. Можно указать всех сотрудников или конкретные должности, например: «Аттестации подлежат все официанты и бармены».
Критерии оценки. По каким правилам и как вы будете оценивать.
Критерии должны быть связаны с должностными обязанностями. Для официанта это может быть: знание меню, скорость обслуживания, работа с возражениями. Для менеджера по продажам — выполнение плана, знание продукта, ведение CRM.
Методы оценки. Какой формат удобен для вашего бизнеса — устная, письменная, смешанная.
Порядок оформления результатов. Опишите, какие документы будут после проверки, например, протокол, аттестационный лист. Также в какие сроки и как с ними знакомят сотрудника. Об этом поговорим дальше.
Решения, принимаемые по результатам проверки. Описать, что будет после, например, премия, повышение, дополнительное обучение, ротация кадров.
Состав аттестационной комиссии. Об этом мы поговорим в следующем шаге.
Шаг 2. Создайте комиссию
Состав аттестационной комиссии утверждает руководитель компании в приказе. Достаточно трех человек, у которых есть необходимые компетенции.
Кого включить в комиссию:
- Председатель — руководитель компании, управляющий или директор по направлению.
- Непосредственный руководитель аттестуемого сотрудника — тот, кто лучше всех знает его ежедневную работу и результаты.
- Сотрудник из смежного отдела или менеджер отдела управления персоналом.
Если в компании есть профсоюз, его представитель должен войти в комиссию.
Пример. При оценке менеджера по продажам в комиссию можно включить: владельца бизнеса, старшего менеджера и специалиста по клиентскому сервису.
Шаг 3. Сформулируйте вопросы
Вопросы должны быть понятны для сотрудника и соответствовать его должностной инструкции. Заменяйте абстрактные теоретические вопросы на рабочие ситуации. Это поможет оценить не только знания, но и умение сотрудника действовать на практике. Например, вместо: «Перечислите этапы обработки заказа» — «Клиент написал в чат, что заказ пришел не в полной комплектации. Опишите ваши первые три шага, чтобы решить проблемы».
Что важно знать предпринимателю?
Хороший вопрос не ставит в тупик, а дает сотруднику возможность показать своими знаниями и, как он применяет их на практике.
Шаг 4. Уведомите сотрудников и подготовьте документы
Ознакомьте с Положением сотрудников. Обязательно нужно ознакомить под подпись всех сотрудников, которых оно касается (ст. 22 ТК РФ).
Утвердите график. Издайте приказ о проведении аттестации с датой и списком сотрудников. Каждого нужно предупредить минимум за месяц до даты его аттестации под подпись в листе ознакомления.
Подготовьте материалы. Для каждого сотрудника его непосредственный руководитель готовит краткую характеристику или отзыв о работе. Также можно распечатать копии трудового договора и должностной инструкции. Это нужно, чтобы комиссия ознакомилась с тем, как работник выполняет свои обязанности.
Шаг 5. Проведите аттестацию работников
Действия комиссии во время заседания:
- Изучить материалы — отзыв руководителя, должностные обязанности работника.
- Задать работнику подготовленные вопросы или предложить решить кейс.
- Обсудить выступление сотрудника и принять решения после того, как он выйдет из кабинета.
Что важно знать предпринимателю?
Дайте сотруднику возможность не только отвечать на вопросы, а еще и комментировать рабочие процессы и делиться мнением. Это поможет найти идеи, чтобы в дальнейшем улучшить бизнес-процессы.
Шаг 6. Оформите результаты
Итоги нужно занести в аттестационный лист и протокол заседания комиссии. В решении может быть один из вариантов:
- соответствует должности;
- соответствует должности при условии, например, «рекомендовано пройти курс повышения квалификации»;
- не соответствует должности.
С результатами сотрудника необходимо ознакомить под подпись.
Шаг 7. Примите кадровые решения
На основе рекомендаций комиссии необходимо издать итоговый приказ с решениями для каждого сотрудника.
Варианты решений:
- объявить благодарность, повысить оклад или должность;
- направить на обучение;
- перевести на другую должность, если есть вакансии и сотрудник согласен;
- в случае несоответствия и отказа от перевода — расторгнуть трудовой договор.
Уволить сотрудника по итогам аттестации на соответствие занимаемой должности можно только, если он действительно не справляется со своими обязанностями (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Перед этим ему нужно предложить все вакансии — как соответствующие его квалификации, так и нижестоящие или нижеоплачиваемые (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
Что важно знать предпринимателю?
Это не просто кадровое решение, а мера, которая затрагивает судьбу человека. Поэтому, прежде чем увольнять, попробуйте найти для него более подходящую ставку или работу. Увольнение — крайняя мера.
Коротко
- Аттестация — это оценка соответствия сотрудника занимаемой должности.
- Аттестация помогает принять взвешенные решения о премиях, обучении или кадровых перестановках.
- Формат — устный, письменный, смешанный. Выбирать нужно исходя из задач и должностей в компании.
- Периодичность аттестации работников вы устанавливаете сами, но уведомлять сотрудников о дате проверки нужно минимум за месяц.
- Порядок проведения аттестации: утвердить положение, уведомить сотрудников, сформировать комиссию, провести оценку, оформить результаты и принять итоговое кадровое решение.