5 способов снизить расходы бизнеса с помощью автоматизации

Снижение затрат компании всегда является важной задачей для предпринимателя. Но в современных нестабильных экономических реалиях это может стать первостепенной целью, которая обеспечит стабильность и дальнейшее развитие бизнеса. В статье расскажем про 5 способов уменьшения расходов компании с помощью автоматизации.

 Испокон веков человечество стремится эффективнее использовать ресурсы, включая возможности людей, чтобы при тех же вводных данных получать больше. Сегодня в этом существенно помогают различные варианты программного обеспечения.

Автоматизировать можно абсолютно разные процессы. Рекомендуем начать с задач, представленных ниже, так как они позволяют увидеть результат довольно быстро.

1. Типовые повторяющиеся действия

Проанализируйте задачи, которые ежедневно выполняют Ваши сотрудники. Сколько времени отнимают однотипные действия? Занимаются ли они важными для развития компании задачами, или, как в законе Парето, тратят 80% времени, добиваясь лишь 20% результата?

Составление коммерческих предложений и договоров, выставление счетов и закрывающих документов, заполнение отчетов, ручное внесение данных — эти и другие операции можно автоматизировать. Такое решение освободит время сотрудников для задач, где без человека не обойтись. Или увеличит выработку одного человека, позволит уменьшить штат, а, соответственно, и ФОТ.

2. Расчеты по сложным формулам

Такой вариант подойдет компаниям со сложной калькуляцией стоимости товаров или услуг. 

Например, к нам обратилась фирма, занимающаяся грузоперевозками. Итоговая цена их работ зависит от нескольких факторов: вида услуги, подходящего транспорта (бывает нужно несколько разных машин), района, расстояния, времени суток и даже способа оплаты. И все расчеты производятся сотрудником самостоятельно, из чего вытекает сразу несколько проблем:

Сейчас, когда мы автоматизировали алгоритм расчета, работа менеджера сводится к нажатию нескольких кнопок. Это ускорило обработку заявок, увеличило их количество на одного оператора и решило проблему длительности обучения.

3. Оптимизация графика работы сотрудников

Для компании, оказывающей услуги, длительность которых может быть разной в каждом конкретном случае, планирование загрузки и рациональное распределение сотрудников по задачам становится делом непростым. Если не озаботиться этим вопросом, бизнес будет терять деньги во время простоя.

Что можно сделать? В первую очередь, визуализировать — наглядное представление данных упростит понимание, какой сотрудник, когда и на сколько занят. Можно пойти еще дальше и автоматизировать, тогда не придется проводить аналитику самостоятельно и ускорится получение актуальных данных.

4. Планирование закупок

Грамотное управление складскими запасами — не менее важный процесс. 

Ресурсы не должны простаивать, ведь это вложенные деньги и место на складе. Товар может потерять свою актуальность, или закончится срок годности. Формировать закупку, когда склад опустеет, тоже не удачный вариант — упустите продажи. Автоматизация планирования закупок поможет соблюдать баланс между постоянным наличием запасов и образованием излишков.

Существует большое количество программ для управления запасами. Они помогают отслеживать остаток товаров на складе, быстро формировать список нужных позиций, а более продвинутые умеют замечать изменение спроса и прогнозировать нужное количество товаров.

5. Контроль результатов

Отслеживание динамики бизнес-метрик помогает оперативно реагировать на изменения, принимать решения, основываясь на объективных показателях.

На одном дашборде можно собрать все важные для Вашей компании показатели: оборот, остаток денег на счете, чистую прибыль, эффективность рекламных каналов, KPI-отделов и сотрудников, статистику продаж, самые популярные/выгодные товары/услуги, процент повторных продаж или другие данные.

По степени важности для продуктивного ведения бизнеса это направление автоматизации является приоритетным, так как освобождает время руководителя, обеспечивает прозрачность процессов, помогает находить “узкие места” и правильно формулировать цели.

Начинать автоматизацию нужно с предварительного анализа данных и постановки цели, она должна быть измеримой. 

Существуют готовые ПО под различные требования и сферы бизнеса, и также можно разработать индивидуальную программу для Вашей компании. 

Некоторые задачи можно решить с помощью Excel-таблиц, Telegram или WhatsApp-ботов.

Правильное определение цели позволит выбрать верный инструмент автоматизации и посчитать рентабельность инвестиций.

Рассмотрим пример: отдел занимается формированием коммерческих предложений, и его среднемесячный объем продаж составляет 500 тыс. руб.

Мы решили автоматизировать их работу, подобрали бесплатную программу и планируем, что она ускорит подготовку КП в 2 раза. Получается, с программой отдел продаж сделает 1 млн руб. за месяц, а это 12 млн руб. за год.

Но есть и второй вариант: разработка своего ПО, которую оценили в 2 млн руб., но время на составление КП должно уменьшиться в 3 раза.

Казалось бы, при выборе между 0 руб. и 2 млн руб. выгоднее будет не платить ничего. Но мы договорились считать: до 1,5 млн руб. в месяц увеличится объем продаж отдела, инвестиция окупится уже на второй месяц. За год объем продаж достигнет 18 млн руб., вычтем размер вложений в разработку и получим результат в 16 млн руб.

Конечно, это упрощенный пример, в реальности нужно также учесть объем рынка, возможность увеличения Ваших производственных мощностей и затраты на них, действия конкурентов. Но он объясняет необходимость и примерную логику вычислений для выбора оптимального варианта автоматизации.

В сложной экономической ситуации на первый план выходят задачи максимально эффективного использования имеющихся ресурсов. Грамотная автоматизация помогает снижать издержки, дает инструменты контроля и упрощает масштабирование бизнеса. Подходите к этому действию с умом, изучите текущие бизнес-процессы, сформулируйте ожидания и не забывайте считать.