Зачем ИП бухгалтер

Может ли индивидуальный предприниматель обойтись без бухгалтера? Зависит от того, чем занимается бизнес, на какой системе налогообложения работает, есть ли сотрудники и каков оборот. Одни ИП действительно ведут учет самостоятельно, особенно на упрощенной системе. А другим бухгалтер необходим с первых дней работы — иначе риски ошибок, штрафов и финансовых потерь слишком высоки. В этой статье разберем, кому и когда бухгалтер нужен обязательно, что говорит закон и как именно можно организовать бухгалтерию: штатно, на аутсорсе или с помощью онлайн-сервисов.

Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (ст. 2, ч. 2), индивидуальные предприниматели:

Но это не означает, что учет не нужен совсем. В зависимости от системы налогообложения, ИП должен вести налоговый учет и отчитываться перед ФНС.

Важно: даже если бухучет необязателен, ИП несет налоговую ответственность. Ошибки в учете могут привести к штрафам, пени и потере права на упрощенную систему.

Хотя закон формально позволяет ИП вести учет самостоятельно, на практике это не всегда оправдано. Квалифицированный бухгалтер:

Индивидуальный предприниматель должен уметь анализировать финансовые показатели, определять возможности для роста и сокращения затрат, планировать бюджет, управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, устанавливать правильную цену на товары и услуги. С этим помогает бухгалтер. 

Если бухгалтер грамотно ведет бухучет, предприниматель получит от него точные и своевременные сведения о состоянии и рентабельности бизнеса:

Эти данные помогут выявить проблемные зоны и заблаговременно скорректировать их, чтобы избежать финансовых рисков. Например, ИП сможет сменить поставщика, подыскать помещение с более низкой арендной платой или исправить ошибку в классификации расходов, из-за которой происходит неправильное расходование средств. 

Если вы приняли решение нанять бухгалтера, постарайтесь сделать так, чтобы он приступил к своей работе уже на этапе планирования предпринимательской деятельности. Опытный бухгалтер выберет для вашего бизнеса систему налогообложения с минимально возможной налоговой нагрузкой. А от выбранного режима будет зависеть состав отчетности, сроки уплаты налогов и возможность получения налоговых льгот. 

Задачи, которые выполняет бухгалтер для ИП, могут различаться в зависимости от отрасли и характера деятельности, но в целом можно выделить следующие:

Основная цель бухучета — обеспечить финансовую устойчивость, сэкономить для ИП деньги и сделать это легально. Вот несколько примеров, когда бухгалтер помогает добиться этих целей:

Пример 1. ИП, занимающийся розничной продажей, может повысить свою прибыль, если проведет анализ ассортимента и отбросит неэффективные товары. Например, предприниматель вместе с бухгалтером провел анализ своих продаж и обнаружил, что 20% товаров приносят 80% выручки. Если он прекратит продажу неэффективных товаров и сосредоточится на наиболее продаваемых, то повысит свою прибыль. 

Пример 2. Бухгалтер может использовать вычеты и льготы и помочь ИП сократить затраты на налоги. Например, ИП может получить вычет на детей, на обучение или на приобретение оборудования. Больше о налоговых льготах на АУСН для малого бизнеса в Москве и Московской области, в Татарстане и Калужской области вы можете прочитать в статье «Малый бизнес получит новые налоговые льготы».

Если вы ИП и решили нанять бухгалтера, то сначала определитесь, какой вариант организации учёта подходит вам больше всего.

Вариант 1. Штатный бухгалтер. Этот вариант подойдет, если у вас сложная финансовая отчетность и вы планируете нанимать на работу сотрудников.

Вариант 2. Бухгалтер на неполный рабочий день. Многие начинающие предприниматели выбирают приходящего специалиста — это альтернатива штатному бухгалтеру. Но есть и риски. Например, бухгалтер может внезапно заболеть, и вы вынуждены будете искать замену, либо срочно разбираться в учете самостоятельно, а это может привести к ошибкам.

Вариант 3. Аутсорсинг. Если у вашего бизнеса небольшие обороты или вы находитесь на начальных этапах развития бизнеса, воспользуйтесь услугами бухгалтера на удалённой основе. Бухгалтер на аутсорсе может подключаться к работе не постоянно, а, например, раз в одну-две недели. Это более экономичное решение для ИП, чем найм бухгалтера в штат. 

Например, сервис «Бухгалтерия ВТБ для бизнеса» помогает решать все вопросы, связанные с ведением бухгалтерского и налогового учета. Также к вашей компании прикрепят постоянного бухгалтера, чтобы не пришлось несколько раз объяснять одно и то же. Сервис подходит ИП на УСН, ОСНО и Патенте. Более подробно обо всех возможностях сервиса рассказали в статье «Бухгалтер на связи: оптимизация процесса ведения учёта».

Вариант 4. Автоматизированный сервис для самостоятельного бухучета. Это простые и доступные онлайн-бухгалтерии и самый экономичный вариант из всех способов. 

Сервисы включают налоговый, бухгалтерский и кадровый учет, управление сделками и контрагентами, подсказывают, как самостоятельно и без ошибок оформлять первичные документы, создавать бухгалтерскую и налоговую отчётность. 

Онлайн-сервисы бухгалтерии позволяют малому бизнесу сэкономить и не выделять в ФОТ отдельную ставку. 

Если вы решили воспользоваться услугами штатного или приходящего бухгалтера, то следующие шаги для вас:

Для этого составьте список задач и функций, которые должен выполнять бухгалтер. Это может быть ведение бухгалтерского учета, расчет налогов, составление отчетности. 

Предпочтительно найти бухгалтера, который знаком с особенностями работы с ИП и законодательством, регулирующим деятельность ИП. Чем больше опыта у бухгалтера в работе с ИП, тем больше вероятность, что он сможет эффективно вести бухгалтерский учет вашего бизнеса.

Вы можете искать бухгалтера самостоятельно на сайтах, по рекомендациям или воспользоваться услугами HR-агентств. 

Уточните опыт работы, квалификацию, знание налогового и бухгалтерского законодательства, умение работать с программами для ведения бухгалтерии малого и среднего бизнеса. Убедитесь, что у бухгалтера высшее образование в области бухгалтерского учета или экономики. 

При окончательном выборе обратите внимание, насколько комфортно вы чувствуете себя в общении, понятно ли изъясняется бухгалтер, может ли он объяснять сложные вопросы бухгалтерского учета на понятном вам языке.

Индивидуальный предприниматель вправе не вести бухгалтерский учет. Главное — вести учет доходов и расходов для налоговой. Если у ИП нет большого оборота и наёмных сотрудников, он может вести бухгалтерский учет самостоятельно. Во всех остальных случаях при самостоятельном ведении есть риск появления ошибок при расчете налогооблагаемой базы. Ошибки влекут за собой штрафы и пени. Поэтому если у ИП большой оборот товара и есть наемные сотрудники, то ведение бухучета поможет: