Что такое упаковочный лист и когда он нужен
Упаковочный лист или пакинг лист — это документ, который нужен для перевозки товара. Его прикрепляют к любой таре, будь то контейнер или ящик. В этом документе описывается груз, а также его важные характеристики. Например, вес, объем, количество и другие параметры.
Документ обязательно прилагают к товару, если он будет проходить таможню. При этом неважно, ввозится товар в Россию или, наоборот, экспортируется. Сотрудник таможни может его запросить, чтобы подтвердить сведения в таможенной декларации (пункт 8 Положения об особенностях проведения таможенного контроля).
Что будет, если нарушить условие?
Если документ запросят на границе, но у перевозчика его не окажется, партию задержат. За простой партии отправителю придется заплатить штраф.
Когда товар перемещается внутри страны, упаковочный лист прилагать необязательно, но это приветствуется. Ведь документ упрощает работу перевозчику, что влияет на сроки доставки.
Для чего нужен упаковочный лист
Пакинг лист помогает в следующих ситуациях:
При сортировке товаров. Работники склада по документу понимают, что за товар перед ними и куда он направляется. Так они могут отсортировать его быстрее и направить по назначению без ошибок. А сведения о весе тары помогают работникам заполнить вагон или судно без перегруза.
На таможенном контроле. Сотрудникам таможни нужны сведения о назначении, объеме и весе товара, чтобы перепроверить таможенные пошлины. Эту информацию они берут из упаковочного листа. А если данные в документе заполнены подробно и без ошибок, партия не вызовет подозрений и сможет пересечь границу быстрее.
☝🏼 Это интересно
Таможенный сбор: что это такое, как рассчитать и когда платить
При разногласиях с получателем груза. Пакинг лист — это опись вещей. Если составить его в двух экземплярах и один оставить себе, документ поможет в спорных ситуациях. Например, если часть позиций пропадет из тары, пакинг лист докажет, что продавец отправлял товар в полном объеме.
☝🏼 Это интересно
Опись документов: для чего нужна и как правильно составить
Чем упаковочный лист отличается от инвойса
Упаковочный лист часто сравнивают с инвойсом — документом, который используют для расчетов между поставщиком и покупателем из разных стран. В инвойсе тоже есть описание и характеристики товара, но по назначению эти документы сильно различаются.
Упаковочный лист — это больше сопроводительный документ. Его основная функция — сообщать все сведения о товаре, кроме цены.
Инвойс — это международный счет на оплату товара, который обязательно содержит его стоимость. Инвойс фиксирует факт сделки и подтверждает, что:
- продавец отгрузил товар;
- покупатель должен за него заплатить.
Что указывают в упаковочном листе
Единого шаблона у документа нет. Продавец может использовать любую удобную форму или разработать собственную. Но чтобы не возникло проблем на таможне, нужно обязательно включить следующие параметры:
- Сведения об отправителе и получателе с точными адресами обеих компаний.
- Дату составления документа.
- Дату и номер инвойса, договора или товарной накладной, которые подтверждают сделку.
- Вид упаковки, например, ящик или контейнер.
- Перечень товаров, их характеристики, такие как вес, объем, количество, хрупкость, условия хранения.
- Подписи ответственных за отгрузку сотрудников.
А вот печать отправителя ставить на документе не обязательно.
Главные правила оформления
Собрали еще несколько правил, которые помогут вам составить и использовать упаковочный лист с пользой для себя.
- Указывайте вес самого товара (нетто) и его вес с тарой (брутто). Оба эти параметра пригодятся. Вес нетто используют сотрудники таможни для проверки. А вес брутто важен транспортным компаниям, которые будут грузить тару на судно или в вагоны.
- Используйте формат А4. Документ меньшего размера будет плохо читаться, а большего — может не поместиться на упаковку.
- Продумайте, как прикрепить лист к таре. Например, для него можно сделать прозрачный карман из мультифоры наверху ящика. Так документ не потеряется и не испортится при транспортировке.
- Если есть возможность, заполняйте документ электронно и распечатывайте. Пакинг лист можно составить и от руки, но обязательно разборчиво и без помарок. Если вы ошиблись, зачеркивать и исправлять данные нельзя. Всегда используйте другой бланк.
- Если отправляете товар в страны дальнего зарубежья, переведите упаковочный лист на английский язык или на язык отправителя.
- Составляйте упаковочный лист в двух экземплярах, один из которых оставляйте себе. Так у вас будет оригинал документа на случай, если первый испортится или потеряется. Сможете оперативно передать второй экземпляр таможне, а не восстанавливать содержимое ящиков по памяти. А еще опись на руках обезопасит вас от споров с получателем.
Как еще может помочь второй экземпляр документа?
Иногда компании вкладывают второй пакинг лист внутрь тары. Знают об этом только продавец и покупатель. Если получатель обнаруживает нехватку товара, «внутренний» лист помогает найти пропажу. Для этого получателю нужно сравнить данные в двух документах:
- Если пропавший товар есть в обоих списках, скорее всего, его не вложили при сборке.
- Если товара нет только во «внешнем» документе, значит, товар забрали, а пакинг лист подменили в недобросовестной логистической компании.
Где взять готовый бланк пакинг листа?
Создали форму документа с учетом всех требований. Сохраняйте себе на диск через раздел меню «Файл» — «Создать копию» и используйте.
Ошибки при оформлении упаковочного листа и как их избежать
Вот в чем чаще всего ошибается бизнес, когда составляет документ для перевозок.
❌Ошибка 1: Неверные данные
Данные в пакинг листе могут не совпадать с реальными позициями в таре. Такое бывает, если документ заполняют наскоро.
✔️Как избежать?
Перепроверяйте перед отправкой все данные, а особенно веса и объемы — эти сведения важны для таможенного контроля. Если с другими неточностями товар доставят до получателя, то при несовпадениях в весе или объеме товар задержится на границе, что увеличит ваши расходы.
❌Ошибка 2: Ответственность за порчу документов
Упаковочный лист находится на внешней стороне тары. При перевозке он может испортиться или оторваться. Если этого не предусмотреть в договоре с перевозчиком, то продавцу придется отвечать за порчу.
✔️Как избежать?
В договоре с логистической компанией пропишите ответственность за документы. Это будет стимулировать перевозчика следить за их сохранностью.
❌Ошибка 3: Указание цены
Иногда продавцы используют формы, в которых есть сведения о цене. Но такую информацию не нужно указывать в документе. Ведь о ценном грузе могут узнать мошенники или конкуренты.
✔️Как избежать?
Удалите из бланка лишние сведения. Узнать о цене всегда можно через инвойс.
Чек-лист проверки упаковочного листа на товар
Если вы формируете пакинг лист, предлагаем свериться по памятке ниже, чтобы не допускать ошибок. Она подойдет как для экспорта товаров за рубеж, так и для внутренней перевозки.
Этап | Действие |
При составлении документа вы: | • включили дату, номер документа • включили дату, номер инвойса или товарной накладной • указали получателя и отправителя с точными адресами • не указали стоимость груза • отметили вид упаковки • составили перечень товаров с точными названиями • включили важные характеристики: вес брутто и нетто, объем, габариты, количество, хрупкость, условия хранения • поставили подпись • перевели сведения на английский (только для дальнего зарубежья) |
При оформлении вы: | • распечатали документ в двух экземплярах ИЛИ • заполнили без помарок и исправлений • использовали формат А4 |
При отправке груза вы: | • перепроверили данные • надежно прикрепили документ к таре • закрепили ответственность перевозчика за пакинг лист в договоре |
Коротко
- Упаковочный лист — это сопроводительный документ, который используется при перевозке грузов. Он крепится к наружной стороне тары и сообщает информацию о ее содержимом. Эти сведения помогают в работе перевозчику и сотрудникам таможни.
- Упаковочный лист на экспорт составляется обязательно. Также он нужен, если товар ввозится в страну. При перевозке груза по России документ используется по желанию продавца.
- В пакинг листе обязательно нужно указать, кто отправляет и получает груз, а также что находится в таре и какие параметры у товара. Еще упаковочный лист нужно связать с документом по сделке: указать в нем номер инвойса, договора или товарной накладной.
- Документ составляется в формате А4 без помарок и размещается в верхней части ящика или контейнера. Лучше составить его в двух экземплярах, один из которых оставить себе или вложить внутрь тары.