Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.