Служебное расследование в компании: когда нужно и как провести

Что такое служебное расследование

Служебное расследование — это внутренняя проверка, которую проводит работодатель, чтобы разобраться в спорной ситуации с сотрудником. Оно помогает понять, что произошло на самом деле и как поступить. 

Например, во время инвентаризации в магазине выявили недостачу. Директору нужно узнать, как она возникла, кто за нее отвечает. Тогда он начинает служебную проверку.

В Трудовом кодексе служебное расследование не выделено как отдельная процедура. На практике под ним понимают все действия работодателя, которые выполняются:

• Перед применением дисциплинарного взыскания (Ст. 193 ТК РФ). Например, работник опоздал и работодатель решает, можно ли объявлять выговор.
• Перед принятием решения о денежной ответственности (Ст. 247 ТК РФ). Например, если во время проверки обнаружили недостачу и нужно установить, кто в ней виноват.

Служебное разбирательство — это сбор фактов, объяснений, документов, которые помогают работодателю принять решение по конфликтной ситуации.

Важно! Служебное расследование — не способ уволить сотрудника, а инструмент, который помогает руководителю зафиксировать факты, понять, из-за чего или кого в бизнесе возникла проблема.

Когда проводят служебное расследование

Служебное расследование проводят не при каждом конфликте, а только в ситуациях, когда работодателю важно зафиксировать факты и документы. 

Например, посетитель ресторана пожаловался на действия официанта. Администратору нужно выяснить, что произошло на самом деле, тогда он начинает расследование.

Поводом для служебного расследования могут быть разные рабочие ситуации:

• Нарушение трудовой дисциплины. Например, ежедневные опоздания сотрудника.
• Спор с контрагентом, клиентом, между сотрудниками фирмы. Например, заказчик утверждает, что менеджер нарушил условия договора.
• Конфликт интересов в компании. Например, продавец в магазине одежды предлагает клиентам платья, которые сделал сам.

Важно! Служебное расследование проводят, когда хотят уволить или понизить в должности. Если компания не собирается применять меры к сотруднику, достаточно обсудить ситуацию внутри коллектива.

☝🏼 Это интересно
Инвентаризация товарных остатков

Кто инициирует и контролирует служебное расследование

Сотрудник не может назначить или провести расследование по собственному желанию — инициатором всегда выступает руководитель. В зависимости от того, как устроена компания, это может быть:

• Директор.
• Собственник бизнеса.
• Руководитель отдела.
• Начальник службы безопасности.

Например, владелец компании по установке пластиковых окон получил несколько жалоб от клиентов на замерщика. Прежде чем уволить или наказать сотрудника, собственник начинает служебное расследование.

Организацию разбирательства берет на себя инициатор или выбранный им человек:

• Кадровый специалист или HR.
• Непосредственный руководитель сотрудника, например, начальник смены.
• Юрист компании, если он есть в штате.

В крупных компаниях работодатель создает комиссию — то есть выбирает группу сотрудников, которым поручено изучить ситуацию, подготовить выводы. В маленьких фирмах разбирательством занимается сам собственник или ближайший к нему человек, например, заместитель.

Важно! Комиссия или заместитель могут указать, что сотрудник нарушил правила, но принять решение о его судьбе разрешается только руководителю.

Как провести служебное расследование: пошаговый порядок действий

Чтобы разобраться в ситуации, служебное расследование проводят пошагово.

Шаг 1. Соберите документы о спорной ситуации

В зависимости от повода для разбирательства, это могут быть:

• Акт о результатах инвентаризации — это документ, в котором фиксируют результаты проверки имущества, отмечают недостачу или излишки. Утвержденные формы актов найдете здесь.
• Служебная записка — внутренний документ, в котором описывают, что произошло, когда и почему на ситуацию обратили внимание. Подробнее о служебных записках рассказали в статье «Служебная записка: для чего нужна и как ее правильно составить».
• Письменная жалоба клиента или контрагента — то есть зафиксированное обращение о работе сотрудника. Это может быть бумажное письмо, электронное сообщение или запись в Книге отзывов и предложений. 

Шаг 2. Принять решение о проведении служебного расследования

После того как повод для проверки установлен, работодатель принимает решение — проводить служебное расследование или ограничиться внутренним разбором ситуации.

Предположим, что директор решил провести разбирательство. Если он делает это самостоятельно, дополнительных предписаний не требуется. Но когда к проверке привлекают других сотрудников или создают комиссию, решение оформляют приказом или распоряжением.

*Образец распоряжения

Шаг 3. Уточнить позицию сотрудника

Перед тем как двигаться дальше, работодатель должен выслушать позицию сотрудника (Ст. 193 ТК РФ). Для этого ему направляется требование об объяснении — это документ, в котором работодатель просит специалиста рассказать свою версию событий. Он составляется в произвольной форме.

*Образец требования о предоставлении объяснения

В ответ на запрос сотрудник дает письменное объяснение. Оно тоже составляется в свободной форме. Разрешенный срок для написания ответа — два рабочих дня.

*Образец письменного объяснения сотрудника

Если сотрудник отказывается давать объяснение, нужно составить акт об отказе от дачи объяснений — это документ, в котором работодатель фиксирует, что сотруднику предложили дать объяснение, но он этого не сделал. Составляется в свободной форме и подписывается как минимум двумя сотрудниками фирмы.

*Образец акта об отказе от дачи объяснения

Шаг 4. Собрать и проверить все материалы по ситуации

На этом этапе ответственный проверяет спорные факты. Для этого он изучает:

• Рабочую переписку.
• Видеозаписи, если они имеются.
• Пояснения других сотрудников, ставших свидетелями спора.

Главная задача: установить, какие факты подтверждаются, какие нет, а какие невозможно проверить.

Шаг 5. Оценить факты и оформить выводы

Итоги разбирательства оформляют письменно, например, в служебной записке. Это снижает риск оспаривания решения в будущем.

Шаг 6. Принять решение 

После того как ситуация разобрана, руководитель принимает решение: применить меры к сотруднику, ограничиться разъяснением или закрыть вопрос без последствий. 

Важно! При принятии решения нельзя ссылаться на догадки, личное отношение или предыдущий опыт работы с сотрудником.

☝🏼 Это интересно
Работа с жалобами клиентов

Какие права есть у работника во время расследования

Во время служебного разбирательства и после него сотрудник сохраняет все права, прописанные в Статье 21 ТК РФ. Если их нарушить, даже обоснованное взыскание легко оспорить в Трудовой инспекции или суде. Поэтому специалист продолжает работать на прежних условиях, получать заработную плату, пользоваться всеми гарантиями по закону.

Например, в компанию поступила жалоба от клиента на менеджера по продажам. Руководитель запустил расследование и лишил менеджера ежемесячной премии до выяснения обстоятельств. Сотрудник может оспорить это решение в Трудовой инспекции — работодатель получит штраф в размере от 10 до 50 тысяч рублей (Ст. 5.27 КоАП РФ).

Что можно сделать по итогам служебного расследования

Любой итог расследования — это основание для управленческого решения. Но не всегда оно касается только сотрудника, которого проверяли. Иногда результатом разбирательства становится изменение рабочих процессов. 

Например, компания получила жалобы на менеджера по продажам из-за срыва сроков. В ходе расследования выяснилось, что менеджер не нарушал правила — заказы терялись при передаче между отделами. Поэтому дисциплинарные меры к сотруднику не применили. Вместо них утвердили новый порядок работы для отдела.

Как используют результаты служебного расследования

Сколько времени занимает служебное расследование

Единого срока для служебного расследования в законе нет. Зато в нем указан период, в течение которого можно применить к сотруднику дисциплинарное взыскание — один месяц с момента обнаружения проступка, не считая больничных и отпускных (Ст. 193 ТК РФ). Это значит, что разбирательство нужно успеть провести за месяц или использовать его результат для взыскания будет нельзя.

Главное

Служебное расследование начинают, когда нужно официальное решение. Если ситуация не требует наказания или взыскания ущерба, хватает разговора.

Сначала зафиксируйте повод. Жалоба клиента, служебная записка, акт инвентаризации покажут, с чего началась проверка.

Назначьте ответственного. Расследование всегда запускает руководитель, но разбираться может он сам, начальник сотрудника или комиссия.

Проверяйте факты. Изучайте документы, переписку, записи камер, объяснения свидетелей.

Принимайте решение взвешенно. Сотрудника нельзя наказывать заранее или лишать выплат до выяснения обстоятельств.

Следите за сроками. На применение дисциплинарного взыскания есть один месяц с момента обнаружения нарушения.