Служебная записка: для чего нужна и как ее правильно составить

Часто в компаниях нужно зафиксировать важные вопросы письменно. Например, работодатель может пригласить сотрудника на совещание, а работник — внести инициативу по улучшению рабочих процессов. Для этого используют служебную записку. Она помогает наладить внутренние коммуникации и задокументировать договоренности. В статье разберем, чем она отличается от других документов, а также покажем образец служебной записки.

Служебная записка — это внутренний документ компании, который используют, чтобы зафиксировать рабочие вопросы. С ее помощью руководители передают поручения, просьбы, приглашают сотрудников на корпоративные мероприятия. Такой формат:

✅ Помогает избежать недопонимания. Документ фиксирует все детали, которые легко забыть при устных договоренностях. Владелец бизнеса может записать в нем техническое задание, с которым сотрудник будет сверяться в процессе работы.

✅ Защищает права сотрудника. В тексте прописаны конкретные задачи, объем поручений и дедлайн. Сотрудник выполняет только то, что указано — это снижает риск завышенных требований со стороны работодателя.

✅ Повышает ответственность сотрудника. Работник, который получил служебную записку с заданием, воспринимает его серьезнее, чем простую устную просьбу. Такой документ поддерживает рабочую дисциплину даже при отсутствии руководителя.

Пример: владелец фитнес-зала уезжает в командировку и оставляет управляющему записку с поручением — проверить состояние тренажеров и составить отчет. В документе точно указаны задачи и сроки их выполнения, поэтому сотрудник понимает, что нужно делать. И выполняет работу последовательно даже во время отсутствия руководителя.

Разберем три вида записок по целям и расскажем, как они работают в малом бизнесе:

Ходатайственные записки, чтобы согласовать и утвердить предложение. 

Их пишут сотрудники, у которых есть просьба для руководителя. 

Например, администратор салона красоты просит у владельца бизнеса разрешение, чтобы отправить мастера-парикмахера на дополнительное обучение за счет компании. При этом в документе указана стоимость каждого дня обучения, а также дополнительных материалов.

Предпринимателю проще принимать решения, когда запросы наглядные и упорядоченные. А расходы, которые указали в документе, можно сразу учесть при планировании бюджета.

Распорядительные записки, чтобы дать поручение. 

Такие записки всегда исходят от руководителя и содержат конкретные задания. 

Например, директор офиса отправляет поручение сотруднику отдела закупок. Суть запроса: нужно оформить и отправить договор контрагенту для оптовой покупки канцтоваров. Также он указывает дедлайн и просит известить его, когда работник выполнит задачу.

Сотрудник получает четкую задачу и знает, что и когда нужно сделать. А значит, скорее всего выполнит ее правильно. Детали не теряются, как в устных обсуждениях, ведь все фиксируют в документе.

Инициативные записки, чтобы рассмотреть предложение об улучшении бизнеса. 

Их пишут сотрудники, когда хотят улучшить или изменить рабочий процесс. 

Например, управляющий кафе направляет владельцу бизнеса документ со своей идеей: добавить в график одного повара-стажера, чтобы успевать обслуживать гостей по вечерам.

Для предпринимателя такие документы могут служить постоянным источником идей для развития бизнеса. Предложения не теряются, их можно пересматривать, анализировать и использовать в любой момент.

Важно для предпринимателя. Обычно служебная записка решает одну конкретную задачу — согласовать, поручить или зафиксировать предложение по улучшению. Все это делают письменно, поэтому не нужно тратить время на устные обсуждения и можно быстрее сразу увидеть результат.

Эти три типа внутренних документов бизнеса часто путают, но у них разные цели и задачи. 

Важно для предпринимателя. Каждый внутренний документ — служебная, докладная или объяснительная записка — выполняет свою роль и помогает владельцу бизнеса управлять компанией. С их помощью можно точно фиксировать задачи, отслеживать результаты работы и понимать причины ошибок.

Законодательство РФ не содержит строгих требований к оформлению записки, потому что этот документ не входит во Всероссийский классификатор управленческой документации. Но для удобства многие предприниматели используют в работе общие правила для документов, описанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пошагово разберем, как правильно составить служебную записку, с примерами для малого бизнеса:

Шапка. В ней нужно указать данные:

Например: «От директора кофейни, Иванова И.С. Кому: управляющей сменой, Петровой А.Г. Тема: организация доставки заказов на следующую неделю».

Основная часть. Содержит суть запроса или поручения. В ней важно:

Например: «Необходимо составить график доставки заказов на следующую неделю с распределением смен и маршрутами курьеров. Срок выполнения — 2 дня».

Список приложений. Если к записке прилагаются документы, материалы или формы, их нужно перечислить.

Например: «Приложения: 1. Таблица заказов за прошлую неделю. 2. Схема маршрутов».

Подпись и дата. Отправителю нужно подписать документ и поставить дату.

Подготовили образец служебной записки:

Документ можно напечатать на компьютере, как на образце, или написать от руки — это зависит от того, какие правила приняты в компании. 

Важно для предпринимателя. Документы нужно хранить в архиве компании. Например, служебные записки к проектам приказов и распоряжений — 1 год, а документы, которые касаются поручений руководства — 5 лет. (п. 1.2. Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236).