Право первой подписи: что это такое и как ее передать сотруднику

Что такое право первой подписи и зачем оно нужно

Право первой подписи — это полномочия подписывать любые документы от имени бизнеса. Изначально такие полномочия есть только у генерального директора компании или у индивидуального предпринимателя. Это позволяет ему полностью контролировать бизнес. Никакой другой работник не может заключать сделки, отчитываться по налогам или распоряжаться деньгами в банке без ведома руководителя. 

На что обратить внимание предпринимателю?

Даже владелец бизнеса не сможет подписывать документы от имени компании, если назначит генеральным директором другого человека.

Генеральный директор может передать право первой подписи — поручить подписание конкретных документов другому сотруднику. Например, менеджеру по продажам можно доверить подписание договоров. Тогда он сможет заключать сделки прямо на встрече с клиентами. Главному бухгалтеру — передать право подписывать отчетность и декларации. И он будет отправлять документы в налоговую службу, как только их подготовит.

Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит

Право второй подписи — это полномочия ставить на документах вторую, дополнительную подпись. Обычно ее оставляет главный бухгалтер.

Вторая подпись нужна не всегда. Ее ставят лишь на некоторых финансовых документах, если такое требование есть в законе. Например, в организациях бухгалтер ставит подпись на счетах-фактурах — это счета, которые выставляют продавцы после отгрузки товара. Если такие счета выставляет индивидуальный предприниматель, подпись бухгалтера не нужна (ч. 6 ст. 169 НК РФ).

Также бухгалтер ставит вторую подпись в кассовых ордерах — документах, которые подтверждают поступление или выдачу денег из кассы. Если бухгалтера в штате нет, документ достаточно заверить руководителю организации (п. 4.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Вторая подпись в расходном кассовом ордере нужна для дополнительного контроля. Она означает, что бухгалтер проверил суммы и подтвердил, что ошибок нет.

☝🏼 Это интересно
Как заполнять расходный кассовый ордер

Как передать право подписи

Право первой подписи можно передать несколькими способами. Расскажем, какой лучше выбрать в разных ситуациях.

Вариант 1: Издать приказ 

Если нужно подписать документы для внутреннего документооборота компании, то достаточно издать приказ о передаче полномочий. Тогда сотрудник сможет подписывать:

• регламенты;
• распоряжения;
• и другие приказы.

☝🏼 Это интересно
Чем отличается приказ от распоряжения и как их применять в бизнесе

Приказ о передаче полномочий составляется в свободной форме. Но в нем обязательно указывают:

• ФИО и должность сотрудника, которому передается право.
• Документы или их виды, которые может подписывать сотрудник.
• Период, на который передается право.

Чтобы самостоятельно составить приказ, можно взять за основу следующий образец. Сохраняйте форму себе на диск через раздел меню «Файл» — «Создать копию» и редактируйте данные.

Что учесть предпринимателю?

Этот вариант подходит только для компаний, поскольку ИП издавать приказы не может. Предприниматель передает полномочия подписывать любые документы только по доверенности. Как это сделать — расскажем далее.

Вариант 2: Составить доверенность

Если нужно подписать документы, которые отправляются в разные ведомства или другим компаниям, составляют доверенность. Она подойдет для подписания:

• налоговых деклараций и других отчетов для ведомств;
• платежных поручений в банках;
• договоров с поставщиками или покупателями.

В доверенности нужно отразить:

• Кто и кому передает полномочия.
• Какие конкретно права делегируются и на какой срок.
• Можно ли передать (передоверить) право подписи.

Примерный образец доверенности можно взять из следующего файла. Для этого создайте копию через раздел меню «Файл» и работайте в ней.

Что учесть при подготовке доверенности?

Есть еще несколько правил, которых нужно придерживаться при передаче права подписи по доверенности:

1. Делегируйте подписание документов компетентному сотруднику. Допустим, кадровых — юристу, а финансовых — бухгалтеру. Сотрудник, который разбирается в сфере, будет меньше ошибаться.
2. Оформляйте доверенность на конкретного человека. Нельзя доверить подписание документа целому отделу.
3. Чтобы подписывать банковские документы, одной доверенности недостаточно. Добавьте подпись сотрудника в банковскую карточку. Это специальный документ, в котором банки хранят образцы подписей своих клиентов.
4. Доверенность можно составить даже для человека, который не работает в компании. Например, для специалиста аутсорсингового бухгалтерского агентства. В этом случае между бизнесом и аутсорсингом обязательно должен действовать договор.

☝🏼 Это интересно
Аутсорсинг: что это такое, каким компаниям подходит и как его организовать

Вариант 3: Выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД)

Руководители бизнеса часто подписывают документы электронно с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).

☝🏼 Это интересно
Квалифицированная электронная подпись: для чего нужна бизнесу и как ее получить

Право заверять электронные документы тоже можно передать другому сотруднику. Для этого нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог обычной доверенности, но в виде электронного файла XML-формата. В этом файле перечисляются все те же сведения, что и в печатном варианте:

• Кто, кому и какие полномочия делегирует.
• На какой срок выдается доверенность.
• И можно ли передоверить право еще раз.

Создают МЧД операторы ЭДО — сервисы, которые помогают наладить электронный документооборот. Один из таких сервисов есть у ВТБ. С ним можно оформить МЧД за пять минут и получить ее онлайн.

После создания файл передается в реестр машиночитаемых доверенностей в ФНС. В этом реестре каждый пользователь может проверить подлинность файла на сайте налоговой службы.

Ответственность за нарушения

Если работник подпишет документы без доверенности или приказа, их признают недействительными. А если сотрудник сознательно нарушит закон, то будет отвечать за это в суде.

Например, если работник без доверенности подписал договор с другой компанией, сделку аннулируют в суде (ст. 168 ГК РФ). А бизнес обяжут возместить ущерб партнеру. При этом компания имеет право подать иск к работнику. И тогда всю сумму ущерба возмещать будет он.

Если сотрудник намеренно подделал подпись, ему назначат выговор и штраф за подделку документов (ст. 19.23 КоАП РФ). Размер штрафа — от 40 до 200 тыс. рублей. А если сотрудник подделал подпись в мошеннических целях, его лишат свободы на срок до двух лет (ст. 159 УК РФ).

☝🏼 Это интересно
Виды дисциплинарных взысканий

Коротко

• Право первой подписи — это полномочия подписывать любые документы бизнеса. Такое право есть у генерального директора или ИП.
• Право второй подписи — это право подписывать некоторые финансовые документы, в форме которых есть графа для второй подписи.

• Право первой и второй подписи можно передать другому сотруднику или даже сотруднику другой компании. Для внутреннего документооборота достаточно приказа на передачу права подписи. Для внешнего документооборота нужна доверенность.