Опоздания сотрудников: как фиксировать нарушения и снизить их количество

Как определить опоздание на работу

Опозданием называют приход сотрудника позже установленного времени начала работы. Это время работодатель заранее определяет в трудовом договоре, внутренних правилах компании или графике смен. Если по графику работник должен начать смену в 9:00, а пришел в 9:05, это опоздание.

Важно. В Трудовом кодексе понятие «опоздание» не выделяется отдельно, но в нем сказано, что сотрудники должны работать добросовестно и соблюдать внутренние правила (Ст. 21 ТК РФ). Опоздание — это нарушение внутренних правил, а значит, за ним может последовать дисциплинарное взыскание (Ст. 192 ТК РФ).

Дисциплинарное взыскание — это официальная реакция работодателя на нарушение. Например, работнику могут сделать замечание, объявить выговор или, если нарушения повторяются, уволить.

На практике, работодатели редко реагируют на единичные случаи опозданий. Меры принимают, если сотрудник задерживается ежедневно и это влияет на работу компании. Но сначала необходимо разбираться, почему специалист пришел позже. Если проблема дойдет до трудовой инспекции или суда, опоздание на работу могут признать обоснованным.

☝🏼 Это интересно
Как повысить эффективность работы сотрудников

Когда задержку могут признать оправданной

В Трудовом кодексе нет перечня уважительных причин опоздания, но не каждую задержку можно признать нарушением дисциплины. Иногда сотрудник приходит позже по причине, на которую он не мог повлиять. Если работодатель накажет его в такой ситуации, работник может пожаловаться в трудовую инспекцию или обратиться в суд — взыскание признают незаконным.

Например, менеджер строительной компании «Мой дом» должен был начать работу в 9:00, но опоздал на 20 минут из-за аварии на дороге. Он вызвал ГИБДД и позже принес подтверждающие документы. Директор компании объявил выговор за опоздание. Если сотрудник оспорит взыскание, суд встанет на его сторону. Причина задержки была объективной, а работник не мог предотвратить ситуацию.

Важно. Работодатель самостоятельно оценивает обоснованность задержки, никаких установленных правил на этот счет нет. Поэтому руководитель смотрит на две вещи: мог ли сотрудник повлиять на ситуацию и есть ли у него подтверждение этого. Если специалист не мог предотвратить проблему и может это доказать, опоздание признают уважительным.

В зависимости от причины задержки, доказательством можно считать:

• Медицинскую справку.
• Справку, полученную в отделе МВД или ГИБДД.
• Акт аварийных служб.

Если опоздавший не может показать документы, которые подтверждают причину задержки, работодатель вправе считать, что сотрудник нарушил правила.

☝🏼 Это интересно
Управление мотивацией персонала

Как зафиксировать опоздание

Трудовой кодекс требует, чтобы каждый работодатель вел учет времени, отработанного его сотрудниками (Ст. 91 ТК РФ). Поэтому каждая компания, будь то маленький магазин или крупное производство, ведет собственную систему учета, то есть отмечает, во сколько специалист начал и закончил работу. Этих данных достаточно, чтобы официально зафиксировать опоздание. 

В небольших компаниях учет рабочего времени можно вести в таблице Excel или в бумажном виде. В документе отмечают:

• Дату.
• Имя сотрудника.
• Время начала и окончания работы.

Пример таблицы учета рабочего времени

Вести таблицу может сам руководитель, администратор или бухгалтер.

В крупных компаниях учет рабочего времени ведется автоматически. Например, с помощью электронных пропусков. Когда сотрудник проходит через турникет или отмечается в системе, программа записывает время его прихода и ухода. 

К опозданию, отмеченному в системе учета, можно применить дисциплинарное взыскание. О том, как это сделать, рассказали в статье «Виды дисциплинарных взысканий».

Как работодателю снизить количество опозданий в компании

Полностью исключить опоздания сложно, но их количество можно сократить, если быстро реагировать на первые случаи и обсуждать проблему с сотрудником. 

Для начала поговорите со специалистом и выясните причину задержек. Возможно, она связана с графиком городского транспорта или семейными обстоятельствами. В таких ситуациях можно пересмотреть режим работы — немного сдвинуть начало и конец смены или перевести сотрудника на другой график.

Например, в магазине «Чистый дом» работают два продавца, один из которых регулярно опаздывает. Магазин открывается в 9:00, а продавец приезжает только в 9:10. В разговоре с ним директор узнал, что проблема кроется в графике работы районного автобуса — рейс сдвинули с 8:00 на 8:10, поэтому приезжать вовремя не получается. Руководитель изменил график: один продавец начинает работу в 9:00 и открывает магазин, а второй выходит на смену в 9:20 и работает дольше вечером. После этого опоздания прекратились.

Если сотрудник опаздывает без уважительной причины, руководитель может предупредить его о возможных последствиях. Например, что при повторных задержках сделает замечание или объявит выговор. При этом важно, чтобы предупреждение не оставалось устным. Если задержки продолжаются, обещанные меры нужно применять на практике — сначала сделать официальное замечание, потом выговор.

Если работники видят, что правила работают, опоздания сокращаются. Если же ограничиваться только разговорами, задержки со временем начинают восприниматься как допустимые.

☝🏼 Это интересно
Как законно оформить сотрудника на удаленную работу

Главное

• Опоздание — это приход сотрудника позже начала рабочего дня. Даже несколько минут задержки считаются нарушением установленного графика.
• За опоздание можно применить дисциплинарное взыскание. Например, сделать замечание, объявить выговор или расторгнуть трудовой договор.
• Не каждое опоздание автоматически считается нарушением. Если сотрудник задержался по причинам, на которые не мог повлиять, а также может подтвердить это документами, то взыскание будет незаконным.
• Факт опоздания подтверждают данными учета рабочего времени. В небольших компаниях для этого используется бумажная или электронная таблица, в крупных — пропускная система.

• Чтобы снизить количество опозданий, важно реагировать на первые случаи. Руководитель может обсудить причину задержек, изменить график работы или применить дисциплинарные меры.