Кому нужна санитарная книжка и как ее оформить

Что такое медицинская санитарная книжка

Санитарная книжка или личная медицинская книжка (ЛМК) — это официальный документ, который подтверждает, что сотрудник здоров и имеет право работать без вреда для себя и других людей. 

В медицинскую книжку вносят: 

• данные сотрудника — фамилия, имя, отчество, дата рождения, место регистрации; 
• должность или специальность;
• наименование работодателя с указанием ИНН или ОГРН;
• сведения о профилактических прививках и перенесенных инфекционных заболеваниях;
• результаты осмотров врачами-специалистами, лабораторных и инструментальных исследований;
• заключение по полученным результатам; 
• запись об аттестации по вопросам профессиональной гигиены.

Кому и для чего нужна санитарная медицинская книжка при оформлении на работу

Медицинская книжка нужна тем, кто работает с продуктами, водой, детьми и взрослыми, а также тем, кто выполняет обязанности во вредных и опасных условиях (ст. 220 ТК РФ). Такие сотрудники должны проходить медосмотры для контроля за их здоровьем (Письмо Минздрава РФ от 07.08.2000 N 1100/2196-0-117). Рассмотрим категории подробнее.

На рабочих местах с вредными и опасными условиями труда

Если на рабочем месте есть вредные и опасные факторы, то цель медосмотра — охрана здоровья самого работника. Осмотры проводят, чтобы предупредить профессиональные заболевания. 

Медосмотры проходят, например: 

• шахтеры; 
• сварщики;
• водолазы;
• монтажники-высотники.

☝️ Это интересно

Что такое вредные и опасные условия труда и как их определить 

На рабочих местах, где есть риск распространить заболевания 

Риск распространить заболевания возникает там, где у работников есть тесный контакт с населением или сотрудники работают с продуктами питания или водой. 

Министерство здравоохранения устанавливает список должностей, работники которых должны проходить медосмотр (Письмо Минздрава РФ от 07.08.2000 N 1100/2196-0-117). Например, туда входят следующие сферы и профессии:

• Пищевая промышленность и общепит: повара, кондитеры, продавцы продовольственных товаров, работники складов, пекари.
• Образование и воспитание: воспитатели, учителя, няни.
• Медицина и социальная сфера: врачи, медсестры, санитары, работники санаториев.
• Бытовое и коммунальное обслуживание: парикмахеры, мастера маникюра, косметологи, сотрудники прачечных и химчисток.
• Транспорт и логистика: водители общественного транспорта, проводники, бортпроводники.
• Торговля (непищевая): продавцы одежды, детских товаров, косметики.

Но это только примерный перечень. Его могут расширить как региональные власти, так и руководитель компании для своих сотрудников.

Что важно знать предпринимателю?

Работодатель может обязать сотрудника пройти медосмотр и получить медицинскую книжку, если решит, что от состояния здоровья работника может зависеть здоровье других людей (ст. 34. п.2 ФЗ от 30.03.1999 N 52-ФЗ). 

Например, бухгалтер детского сада работает удаленно, но посещает детский сад несколько раз в месяц. Сотрудники на удаленке медосмотр не проходят, но заведующая имеет право отправить бухгалтера на медосмотр вместе с другими работниками.

Какие бывают медицинские книжки

Санитарные медицинские книжки оформляют в бумажном (ЛМК) или в электронном виде (ЭЛМК) (Приложение N 2. Приказа Минздрава № 90Н от 18 февраля 2022 г.). 

Бумажная медицинская книжка

Бумажная медицинская имеет темно-синюю обложку, страницы с водяными знаками и типографский номер. Проверить, есть ли у сотрудника медицинская книжка, можно по номеру книжки в Едином реестре выданных ЛМК на сайте Роспотребнадзора.

Электронная медицинская книжка

Замена бумажных ЛМК на электронные медицинские книжки — часть общей тенденции перехода на цифровые документы. Проверить книжку можно в Едином реестре выданных ЭЛМК по идентификационному номеру книжки или по СНИЛС кандидата. 

Что важно знать предпринимателю?

Если у сотрудника есть бумажная медицинская книжка, то оформлять электронную необязательно. Но бумажные перестанут оформлять с 1 сентября 2026 года (Приказ Минздрава России от 30.07.2025 N 457н). Они будут действовать и после этой даты, пока записи в ней актуальны, или пока не кончаться страницы.

Как сделать медицинскую книжку

Если вашим работникам нужно оформить медицинскую книжку, то сделайте следующее.

1. Составьте список всех должностей и профессий в компании, для которых необходим медосмотр. Такой список называется контингент работников. Его составляют по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) и на основании перечня профессий, для которых нужен медосмотр (Приказ Минздрава № 29н от 28.01.2021). 

2. Составьте поименный список работников. В поименном списке укажите:

• полное наименование работодателя, адрес, ОКВЭД;
• наименование медучреждения;
• вид осмотра;
• ФИО, дата рождения работника;
• должность, профессия из контингента;
• вредный производственный фактор из контингента;
• стаж работы во вредных условиях.

Поименный список предоставьте в медучреждение не позднее чем за два месяца до даты начала медосмотра.

3. Выберите медицинскую организацию с лицензией Роспотребнадзора. Кроме центра гигиены и эпидемиологии Роспотребнадзора, это могут быть частные медицинские центры или клиники. Лицензии медучреждений можно проверить в Едином реестре лицензий.

4. Заключите с выбранной организацией договор. Его предоставляет медучреждение. Основные положения такого соглашения:

• Предмет договора. Проведение профессиональных медосмотров — предварительных при поступлении на работу, периодических во время работы. 
• Подробный перечень медицинских услуг должен соответствовать каждой профессии из вашего списка (Приказ Минздрава № 29н). Его оформляют отдельным приложением к договору.
• Стоимость и порядок расчетов. 
• Срок проведения осмотров и сроки предоставления результатов.
• Форма итоговых документов. По итогам медосмотра вам нужны заключительный акт и медицинское заключение на каждого работника (Приказ Минздрава № 29н).
• Ответственность сторон, в том числе за соблюдение сроков и конфиденциальность.
• Реквизиты и подписи сторон.

5. Оформите работнику направление на медосмотр (Приложение N 1 к Приказу Минздрава №29н от 28.01.2021 года). В направлении укажите:

• наименование медицинской организации, ее адрес и код по ОГРН;
• наименование работодателя, форма собственности и вид экономической деятельности работодателя по ОКВЭД;
• вид медицинского осмотра — предварительный, периодический или внеочередной;
• наименование должности (профессии) или вида работы;
• вредные и опасные производственные факторы, если есть.

6. Выдайте направление работнику. Сделайте запись об этом в журнале выданных направлений. Сотрудник должен расписаться в нем, когда получает документ. 

☝️ Это интересно

Специальная оценка условий труда (СОУТ): как часто проводить 

7. Согласуйте с медучреждением календарный план медосмотра и дату его начала. Ознакомьте сотрудников с календарным планом не позднее, чем за 10 дней до начала медосмотра.

8. Объясните сотруднику, какие документы ему понадобятся. Для оформления бумажной медкнижки нужны:

• оригинал паспорта;
• СНИЛС;
• две фотографии 3х4;
• бланк медицинской книжки.

Для электронной книжки нужны:

• оригинал паспорта;
• СНИЛС;
• подтвержденная запись на портале Госуслуг. 

Где и как пройти профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию

В некоторых организациях работодатель должен отправить сотрудников не только на медосмотр, но и на аттестацию по вопросам гигиены в профессии.

Ее должны проходить сотрудники, которые работают с продуктами, водой, с детьми или в сфере бытового обслуживания. (Приказ Минздрава РФ от 29.06.2000 N 229). К аттестации сотрудников нужно подготовить. Это можно сделать двумя способами — очным в организации и дистанционным. 

Очная подготовка и аттестация

Подготовить сотрудников к аттестации можно в образовательной организации, которая имеет для этого лицензию Роспотребнадзора:

• В Центрах гигиены и эпидемиологии. Они есть в каждом субъекте федерации. 
• В медицинских организациях, которые имеют отделение или кабинет гигиенического образования. Часто это крупные частные медцентры, которые также занимаются профосмотрами и оформлением медкнижек.
• В аккредитованных учебных центрах дополнительного профессионального образования, если у них есть этот вид подготовки и разрешение от Роспотребнадзора.

Что важно знать предпринимателю?

Можно организовать обучение в своей компании. Для этого нужно выделить помещение и собрать группу не менее десяти человек (Приложение N 1 к Приказу Минздрава №229 от 29 июня 2000 г.). 

После обучения сотрудники проходят аттестацию в виде теста или собеседования в Центрах гигиены и эпидемиологии.

Дистанционная подготовка и аттестация

Сотрудников можно обучить и аттестовать дистанционно на официальном сайте Минздрава Гигтест.

Для этого:

• выберите свой регион на сайте Гигтест;
• в разделе «Юрлица» создайте аккаунт своей компании;
• в личном кабинете в разделе «Сотрудники» введите их ФИО, должность, данные паспорта, телефон и электронную почту;
• выберите программу обучения;
• передайте сотрудникам логин и пароль аккаунта;
• оплатите обучение. 

Сотрудники пройдут обучение на сайте, а после обучения программа проведет тестирование. Если тест пройден успешно, то это отразится в электронной книжке. Если книжка бумажная, то работнику нужно распечатать результат теста и подойти в Центр гигиены своего региона. Там поставят отметку об аттестации и наклейку с голограммой.

Сколько времени занимает оформление медкнижки

Время, которое придется затратить на оформление, зависит от:

• графика приема врачей-специалистов;
• времени на обработку результатов анализов;
• времени на подготовку к аттестации.

В среднем оформление занимает от 3 до 7 дней без учета праздников и выходных. В частных клиниках могут предложить пройти медосмотр быстрее за дополнительную плату. 

Кто платит за оформление медкнижки

Медосмотр, гигиеническое обучение и аттестацию оплачивает работодатель (ст. 212 ТК РФ). Сотрудник сам платит за медицинскую книжку, если:

• работает как самозанятый или ИП;
• потерял оригинал бумажной медкнижки. 

Что важно знать предпринимателю?

Работодатель не обязан оплачивать медосмотр, если работник прошел его по своей инициативе.

Как продлить медкнижку

Книжки бессрочные. «Продлить медкнижку» — означает пройти медосмотр.

Следить за тем, чтобы сотрудники вовремя проходили периодические медосмотры — обязанность работодателя (Приложение N 1 к Приказу Минздрава №29н от 28.01.2021 года). Поэтому важно своевременно готовить договор с медучреждением и предупреждать работников.

Что важно знать предпринимателю?

При смене места работы или должности работник должен продлить медкнижку, то есть пройти внеочередной медосмотр. 

Если в бумажной книжке закончились страницы для записей, то книжку придется заменить. Обычно это делают одновременно с очередным медосмотром. При замене бумажной книжки работнику лучше оформить электронную, так как с 1 сентября 2026 года оформлять будут только их. 

Какие штрафы могут выписать, если у сотрудника нет медкнижки 

Если сотрудник работает без медкнижки, то работодатель и компания несут ответственность (ст. 6.3 КоАП РФ). 

В этом случае штраф будет:

• для должностного лица или ИП — от 500 до 1000 рублей, возможна приостановка деятельности на срок до 90 дней;
• для организации — от 10 000 до 20 000 рублей, возможна приостановка до 90 дней. 

Размер штрафа может быть значительно увеличен в особых обстоятельствах или при повторном нарушении. К особым обстоятельствам относится работа во время чрезвычайных ситуаций, например, во время наводнения или карантина (ч. 2 ст. 6.3 КоАП РФ). В этих случаях:

• для должностных лиц и ИП — штраф от 50 000 до 150 000 рублей с возможной приостановкой деятельности до 90 суток;
• для юридических лиц — штраф от 200 000 до 500 000 рублей с возможной приостановкой деятельности на тот же срок.

Если сотрудник работал без медкнижки, и это стало причиной болезни или смерти человека, то штраф составит (ч.3 ст. 6.3 КоАП РФ):

• для должностного лица или ИП — от 300 000 до 500 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для организации — от 500 000 до 1 000 000 рублей или приостановка деятельности на срок до 90 дней.

Что важно знать предпринимателю?

Работодатель будет нести уголовную ответственность, если принял на работу сотрудника с поддельной медицинской книжкой (ст. 327 УК РФ). Поэтому проверяйте подлинность в реестрах. 

Коротко

• Медицинская книжка — это документ, который подтверждает, что сотрудник здоров. 
• Медицинская книжка нужна, если человек работает в общепите, медицинских и образовательных учреждениях, с людьми, а также во вредных и опасных условиях труда. 
• Бумажные медицинские книжки оформляют до 1 сентября 2026 года, а после этой даты только электронные. 
• Медосмотр организует и оплачивает работодатель. Для этого работодатель заключает договор с лицензированным медучреждением.
• Кроме медосмотра сотрудники должны пройти аттестацию по вопросам профгигиены. Это можно сделать очно в Центрах гигиены и эпидемиологии или дистанционно на сайте Гигтест.
• Медицинские книжки считают действительными, пока актуальны записи о медосмотрах.
• Если сотрудник работает без медицинской книжки, то ответственность несет и работодатель, и организация.