В малом бизнесе предприниматели часто ведут финансовый учет вручную. Времени на внесение данных не хватает, а числа в таблицах не всегда сходятся. Итог — финансовые и кадровые потери. Чтобы решить эти проблемы, владелец диджитал-агентства «Четвёртый Рим» Дмитрий Логинов решил выстроить системный учет.
В кейсе — о том, как Дмитрий Логинов сначала налаживал учет с финансовым директором на аутсорсе, а затем — с консультантом из диджитал-сферы.
Польза. Узнаете, как наладить финучет без найма финдира в штат. Опыт пригодится предпринимателям, которые планируют настроить контроль финансов, но хотят избежать частых ошибок и лишних трат.
Об агентстве:
- на рынке 23 года;
- 20 лет основатель вёл учёт лично;
- оказывает широкий спектр услуг — от создания сайтов до автоматизации продаж;
- структура состоит из двух юридических лиц: одно — для рекламных услуг, второе — для разработки и развития сайтов. Сейчас произведена реорганизация, компания работает с одним юрлицом.
Проблема: хаотичный финучет, который приводил к потере управляемости и кадров, низкому прогнозированию.
Решение: нашли финансового консультанта-специалиста, который разбирается в специфике диджитала, и отказались от сложных инструментов в пользу Google-таблиц.
Результат:
Выручка | +20% за год |
Горизонт планирования | 3 месяца |
Внедрение финансового и управленческого учета с нуля
Сначала казалось, что самый простой вариант, как наладить учет, — нанять финансового директора, который настроит отчёты. По рекомендации знакомых Дмитрий Логинов нашёл финдира на аутсорсе.
Для агентства купили лицензию «1С:Управление нашей фирмой», но система оказалась непрозрачной. Данные приходилось вносить вручную — для этого наняли отдельного сотрудника. Кроме того, финдир не выстроил автоматизированные отчёты, и реальные числа не совпадали с информацией в таблицах.
В итоге спустя полтора года агентство отказалось от услуг финансового директора. На внедрение отчетности потратили 2 млн рублей: в сумму вошла оплата специалисту, зарплата сотрудника, вносившего данные, а также обслуживание программ. В компании снова начали вводить учёт с нуля.
Шаг 1. Найти финансового консультанта с опытом в диджитале
Агентство обратилось к консультанту, который оказался директором одной из дочерних компаний в крупном диджитал-холдинге. Этот специалист был погружен в тонкости сферы, поэтому не пришлось объяснять, как устроены базовые процессы.
Консультант объяснил, что компании нужен не только финансовый учет, но и управленческий. Эта система помогает следить за финансами и на основе данных принимать взвешенные решения, ставить бизнес-цели и планировать ресурсы.
Шаг 2. Провести аудит текущих процессов с консультантом
Во время аудита агентство выявило основные проблемы, которые мешали построить учёт:
Беспорядок в документах. Агентство оказывает много услуг, и часто разные работы шли по одному договору и закрывающему акту. В итоге спустя время было сложно вспомнить, какие услуги получил клиент, какие специалисты участвовали в проекте. Иногда клиенты не подписывали акты, поскольку не понимали, за что платят. Кроме того, было сложно рассчитывать премии сотрудникам.
Пересечение юридических лиц. Компания работала с двумя юрлицами для разных услуг. Это усложняло автоматизацию и консолидацию отчетности.
Ручной ввод данных. Числа в таблицы вносили разные сотрудники — основатель агентства, бухгалтер, менеджеры проектов — без системы и единых стандартов. В итоге возникали ошибки.
Разные названия одинаковых услуг. Например, работа с Яндекс Директом в отчетных документах могла быть указана как «Настройка Директ», «Ведение рекламной кампании», «Услуги по контексту». Было сложно собрать общие данные и понять, сколько агентство зарабатывает на каждом направлении.
Шаг 3. Систематизировать услуги
После аудита стало понятно: чтобы считать деньги по всем видам работ, нужно определиться с их названиями. Основатель агентства вместе с консультантом и бухгалтерами разработали перечень услуг.
По каждому виду работ утвердили единое название. Для комплексных проектов и пересекающихся услуг разработали правила, как указывать наименования в документах.
Перечень стали использовать все сотрудники. Теперь менеджер или бухгалтер не может назвать проект на своё усмотрение, а выбирает из утвержденного списка.
Шаг 4. Настроить учет в таблицах
Новый финансовый консультант предложил заносить данные в Google-таблицы. У них много плюсов: легко открыть с любого устройства, можно вносить изменения в реальном времени вместе с командой.
Кроме того, в отличие от непрозрачной «1С: Управление нашей фирмой», в Google-таблицах формулы и логика вычислений на виду. Можно кликнуть на любую ячейку и посмотреть, из каких данных сложилась сумма или показатель. Это создает доверие к отчётности, её не приходится перепроверять вручную.
Например, так выглядит таблица для расчета финансовой мотивации персонала:
Шаг 5. Обучить команду
Без людей, которые понимают ценность учета и умеют с ним работать, финансовые таблицы — это просто набор чисел. Чтобы отчётность помогала отслеживать бизнес-показатели и принимать решения, поручили работу с данными сотруднице, которая отличается системностью и внимательностью, а также хорошо разбирается в структуре услуг агентства и внутренних процессах.
Кроме того, в агентстве обучили менеджеров вносить информацию. Ввели еженедельные финансовые планерки, на которых просматривают таблицы и строят прогнозы.
Результат
За год, прошедший с внедрения учета, агентству удалось:
- научиться прогнозировать ситуацию в бизнесе и планировать стратегию на 3 месяца вперед;
- автоматически рассчитывать финансовую мотивацию для менеджеров и руководителей;
- быстрее закрывать акты и собирать дебиторскую задолженность;
- увеличить выручку на 20%.