В нише по видеопродакшену поиск заказчиков чаще всего берет на себя руководитель — через нетворкинг, встречи на мероприятиях и личные контакты. Но если все время уходит на операционные задачи, на развитие организации ресурсов не остается.
С такой ситуацией столкнулась креативная студия и продакшен «Лаборатория кадра» (название изменено — прим. ред.). Чтобы решить проблему, в компании унифицировали и структурировали бизнес-процессы — это позволило освободить время для работы с клиентами и стратегии развития. Читайте в статье, как они это сделали.Польза. Кейс поможет руководителям, которые хотят переключить фокус внимания с операционной рутины на поиск новых клиентов. Вы научитесь выявлять повторяющиеся задачи, которые отнимают время, предлагать простые решения и делегировать работу команде, не теряя при этом качество.
О компании:
- Креативная студия, которая занимается разработкой идей для рекламных кампаний, видео- и фотопродакшеном.
- На рынке 7 лет.
- В компании 12 постоянных сотрудников, работают также с проектными специалистами.
Проблема. Руководителю приходилось погружаться в операционные задачи. В результате не хватало времени на общение с клиентами, развитие бренда и маркетинговые активности.
Решение:
- Унифицировали основные документы: составили шаблоны сопроводительного письма, презентаций для разных задач внутри проекта, формы заявки на договоры.
- Внедрили формулы для сквозного заполнения форм сметы и тайминга.
- Разработали алгоритмы для различных задач: от заведения договора до интеграции проектного сотрудника в проект.
Результаты:
Показатели | Было | Стало |
Рабочие часы руководителя (в неделю) | 50 | 35 |
Посещение мероприятий | 1 новая деловая встреча в месяц и 0 бизнес-мероприятий в год | 4–5 новых деловых встреч в месяц и 9 бизнес-мероприятий в год |
Как оптимизировали работу команды
Чтобы исправить ситуацию, в компании перестроили рабочие процессы. Рассказываем, что сделали.
Шаг 1. Проанализировали проблему
Руководитель изучила рабочий процесс и заметила, что команда часто обращается с типовыми вопросами из-за недостатка информации. Например, юристу приходилось постоянно уточнять данные по проекту даже при наличии заполненной заявки на договор. В итоге в документах все равно оставались пробелы, которые заполняли аккаунт-менеджер или руководитель.
Кроме того, в компании отсутствовали четкие инструкции для персонала, а процесс обмена данными в бэк-офисе и по проектам не был структурирован. Это мешало сотрудникам работать самостоятельно.
Чтобы исправить ситуацию и снизить количество ошибок, в студии решили перевести рутинные задачи в четкие схемы и алгоритмы работы, внедрить в документах формулы и подробно описать все процессы.
Рутинные задачи есть не только во внутренних коммуникациях, но и в других направлениях, например, в продвижении бизнеса. В статье «Автоматизация маркетинга» вы узнаете, какие инструменты помогут упростить работу команды.
Шаг 2. Переработали формы и унифицировали работу с документами
Чтобы оптимизировать работу над базовыми документами проекта — сметой и таймингом, внедрили в них сквозные формулы. Титульный лист в смете настроили так: когда в него вносят значения ключевых параметров проекта, например, длительность съемок или количество дней для застройки павильона, то они сразу отображаются в соответствующих строках и в связанных с ними ячейках на остальных листах. Например, если указать, что планируется стройка, то сразу посчитается питание группы на этот период. Это снижает вероятность ошибок из-за невнимательности.
В форме тайминга установили автоматическую заливку ячеек согласно количеству дней, которые выделены на каждый этап работ. Также настроили взаимосвязи между этапами. Теперь тайминг пересчитывается автоматически в зависимости от изменения сроков проекта.
В итоге, чтобы подготовить документы, продюсерам достаточно установить ключевые параметры и указать количество сотрудников. Это ускоряет процесс оформления на 30%.
В смете нужно заполнить только главный лист: например, проставить количество задействованных сотрудников, расходы на художественное оформление, костюмы, технику. Эти цифры автоматически появятся на остальных страницах
В студии унифицировали работу с внешними документами: создали шаблоны сопроводительного письма, презентаций для разных задач. Это помогло упростить интеграцию проектных сотрудников, и выстроить единый визуальный стиль коммуникаций с клиентами.
Чтобы ускорить подготовку и внутреннее согласование клиентских договоров, доработали паспорт проекта — заявку на договор, в которой собраны все данные о проекте, необходимые для формирования документов. Шаблон дополнили информацией, которую чаще всего уточнял юрист, настроили формулы автоматического расчета налогов, предоплат и стоимости прав. В результате, руководитель получает полностью готовый договор, который не нужно дополнительно заполнять. Паспорт доступен основным участникам команды: юристу, бухгалтеру, аккаунт-менеджеру, продюсеру проекта.
Также в компании внедрили новый формат нейминга файлов, рабочих чатов, писем. Теперь документы легко найти в облачном хранилище, в мессенджерах или на почте, и, например, посмотреть историю проекта или согласований.
Процесс автоматизации и унификации небыстрый: каждый инструмент внедряли последовательно. Каждому шагу было нужно время на интеграцию.
Совет предпринимателям. Многие сотрудники болезненно воспринимают даже самые небольшие нововведения в работе. Попробуйте показать на личном примере, сколько времени у вас освободилось после внедрения изменений, чтобы подтолкнуть коллегу использовать подобные методы для выполнения задач.
Шаг 3. Внедрили алгоритмы работы
С ростом числа проектов, работа бэк-офиса стала замедляться. Проблема была в размытых зонах ответственности и невыстроенных процессах. Чтобы решить проблему, для каждой должности подробно прописали алгоритмы работы:
- какие задачи решает сотрудник;
- к кому он должен обращаться за согласованием или уточнять информацию;
- что делать, если не хватает данных или работа остановилась.
Также указали, какие решения может принимать каждый специалист в рамках своей позиции. Все эти действия положительно повлияли на автономность команды.
В алгоритмах для продюсеров тщательно прописали все этапы работы: от запуска проекта до его закрытия. Добавили также ссылки на шаблоны, подсказки по заполнению документов со скриншотами и схемами, полезные контакты и данные сотрудников, у которых можно уточнить информацию по тому или иному вопросу. Это позволило уменьшить количество типовых вопросов продюсеров.
Кроме того, подробные алгоритмы работы помогли синхронизировать их действия с бэк-офисом, а также снизить количество конфликтов и недопониманий между творческими специалистами и представителями административного звена.
Также в алгоритмах прописали порядок работы с документами. Например, для подсчета тайминга сотруднику нужно самому указать дату начала работы и количество дней на каждую задачу — ячейки с конкретными сроками проставляются автоматически
Последовательный алгоритм помог выстроить прозрачную систему: теперь каждый сотрудник понимает свою зону ответственности, а процессы идут без участия руководителя. Даже при ее длительном отсутствии команда может самостоятельно запускать и реализовывать проекты: от получения брифа на разработку креатива или ролика до сдачи работы заказчику.
Некоторым руководителям бывает сложно делегировать задачи. Решить такую проблему и научится автоматизировать процессы можно на курсе «Делегирование, которое состоялось».
Результат
- Сократили время на работу с документами: например, тайминг теперь можно составить не за 40, а за 15 минут.
- Руководитель сняла с себя около 50% операционных задач. Благодаря этому появилось время на имиджевые проекты, стратегию и маркетинг, работу с новыми клиентами.
- Команда стала более самостоятельной. Процессы налажены, и работа с постоянными заказчиками ведется автономно без необходимости включения руководителя.
- Расширили работу с клиентами и укрепили с ними отношения. Например, студия запустила киноклуб — регулярные неформальные встречи с заказчиками. С сентября по май проводят 1–2 мероприятия в месяц.
- Появились новые клиенты, контакт с имеющимися стал ближе, стало больше повторных заказов. Мероприятия укрепляют имидж студии как продакшена с кинематографичным подходом к рекламе.