Какие налоги платит работодатель за сотрудника: НДФЛ, страховые взносы и другие траты

Если вы планируете нанять работников, то подсчитайте заранее, во сколько вам обойдется каждый официально трудоустроенный работник. Затраты на персонал — это не только зарплата и отпускные, но еще и обязательные отчисления в бюджет. За их неуплату можно получить большой штраф. Разберем подробнее, какие налоги компании и предприниматели платят за сотрудников.

Кроме зарплаты, работодатель платит еще несколько обязательных платежей работникам:

Почти со всех перечисленных выше платежей работодатель делает отчисления в бюджет в виде НДФЛ (налога на доходы физических лиц) и страховых взносов. Как и сколько платить, расскажем далее.

Чаще всего зарплата работников состоит из двух частей:

К компенсационным выплатам относится доплата за вредные и опасные условия труда, работу в ночные часы, праздники и выходные, районный коэффициент. А к стимулирующим — премии, надбавки за выслугу лет, комиссионные за выполненный план продаж и другие достижения. Работодатель может предложить сотрудникам только оклад или использовать комбинированную схему оплаты — она включает оклад и премию, доплату за выполненный объем, процент от продаж.

Заработная плата сотрудников не может быть меньше МРОТ — минимального размера оплаты труда (статья 133 ТК РФ). Его размер устанавливают по всей стране в сумме не ниже прожиточного минимума для работающего человека. С января 2025 года МРОТ составляет 22400 рублей. 

При расчете зарплаты персоналу обращайте внимания на размер не только федерального, но и регионального МРОТ. Местные власти вправе устанавливать свой минимальный размер труда — он не может быть ниже МРОТ, действующего по стране. Например, в Ленинградской области минимальная ставка равна 23800 рублей, то есть выше федерального МРОТ. Найти точный размер МРОТ в вашем регионе можно на сайте правительства области.

Оклад работника или почасовая ставка сотрудника могут быть меньше МРОТ. Главное — чтобы зарплата за месяц с учетом надбавок, премий и других выплат была равна или выше МРОТ.

Общая зарплата может быть ниже МРОТ только у некоторых категорий сотрудников:

МРОТ влияет на размер отпускных и больничных, пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора лет. Например, выплата за каждый день отпуска не может быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного по федеральному МРОТ. А пособие по уходу за ребенком до полутора лет не может быть ниже 40% от МРОТ или от среднего заработка, если сотрудник зарабатывал больше минимальной оплаты. 

Важно. Если компания платит сотруднику за полный рабочий месяц меньше МРОТ, работник может пожаловаться в трудовую инспекцию. Тогда руководителя и само предприятие оштрафуют. За первое нарушение размер штрафа для директора составит до 20 тысяч рублей, а для организации — до 50 тысяч. При повторном нарушении сумма может вырасти до 100 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

Работодатель платит за сотрудников налоги и страховые взносы. В среднем на каждого работника нужно заложить в бюджет 43% от его зарплаты после уплаты НДФЛ.

Работодатель выступает налоговым агентом для своих сотрудников (статья 24 НК РФ). На нем лежит обязанность удерживать с их зарплаты НДФЛ и уплачивать его в бюджет — переложить ее на работников нельзя. Ежемесячно компания должна вычитать из заработка персонала 13% и переводить эту сумму налоговой. Например, если зарплата менеджера составляет 90000 рублей, на руки он получит 78300 рублей.

Налог на доходы физических лиц отчисляют со всех составляющих заработка:

Не нужно платить НДФЛ с:

С января 2025 года в России действует пятиступенчатая шкала НДФЛ — это означает, что ставка налога зависит от размера годового дохода. Из зарплаты придется удерживать больше 13%, если работник превысит пороговый уровень. Если доход сотрудника зависит от выполненного плана или других показателей, то и размер налога с зарплаты тоже будет меняться. 

Как высчитывать налог с зарплаты по прогрессивной ставке:

Рассмотрим несколько примеров расчета НДФЛ по новым правилам.

Пример 1

Сотрудник получает оклад 60 тысяч и премию 10 тысяч каждый месяц. НДФЛ удерживается со всех составляющих заработка, поэтому налог составит 9100 рублей в месяц (70 000 * 0,13), а на руки работник получит 60 900 рублей. Ставка 13% будет применяться на весь его годовой доход, потому что за год он зарабатывает меньше 2,4 млн рублей.

Пример 2

Зарплата работника в месяц составляет около 500 000 рублей, всего за год он зарабатывает 6 миллионов рублей. К такому доходу будут применяться 3 ставки расчета НДФЛ:

Итого НДФЛ сотрудника за год составит 882 000 рублей (312 000 + 390 000 + 180 000). Если бы к его доходу применялась прежняя ставка 13%, из зарплаты бы вычли 780 000 рублей.

Важно. Работник может уменьшить НДФЛ за счет налоговых вычетов — на детей, лечение, обучение. 

Кроме НДФЛ работодатель платит за сотрудников страховые взносы. Эти взносы не удерживают из зарплаты, а начисляют сверх этой суммы до вычета налога. Предприятия отчисляют государству часть своих доходов в виде взносов, а взамен их сотрудники могут пользоваться бесплатной медициной, получать пособия, больничные, компенсации за травмы на работе и пенсии.

В страховые взносы входят обязательные платежи на:

Как и НДФЛ, страховые взносы начисляют не на все виды выплат сотрудникам. Например, ими не облагаются командировочные, материальная помощь на сумму менее 4000 рублей, пособие по беременности и родам.

Важно. Если вы хотите сотрудничать с работниками по гражданско-правовому договору (ГПХ), а не нанимать их в штат, помните, что с 2023 года работодатели обязаны уплачивать за них страховые взносы. Исключения составляют только выплаты за профзаболевания или несчастные случаи — за физлиц на ГПХ их отчисляют, если это прописано в договоре. Исполнители по договору ГПХ тоже могут уходить в декрет или на больничные.

Все виды взносов, за исключением взносов на травматизм, уплачиваются общим платежом в налоговую на единый счет. Тариф по страховым взносам зависит от того, к какой категории плательщиков относится компания.

✅ Для субъектов МСП применяется ставка 30% на часть зарплаты до 1,5 МРОТ (в 2025 году это 33 660 рублей), а к сумме, превышающей 1,5 МРОТ — 15%. К субъектам МСП относятся индивидуальные предприниматели, микропредприятия, малый и средний бизнес. 

✅ Для IT-компаний и субъектов МСП, которые работают в сфере обрабатывающего производства, применяется тариф 7,6%. Он начисляется на всю сумму выплат. ИТ-компания сможет платить меньше взносов за работников, если она будет иметь аккредитацию в Минцифры и получать не менее 70% дохода за год от продажи, разработки и сопровождения IT-продуктов. Последнее правило действует и для производств — доля их дохода от основного вида деятельности должна быть больше 70%.

Индивидуальный предприниматель Петров В. В. входит в число субъектов малого и среднего бизнеса, поэтому для него действуют сниженный тариф по страховым взносам. Зарплата работника у ИП составляет 60 000 рублей, на часть суммы до 33 600 будет действовать ставка 30%, а на остаток — 15. Работодатель перечислит в бюджет взносы на 14 049 рублей (10 098 + 3 951).

✅ Для крупного бизнеса действует ставка 30% на уплату взносов. Если доход сотрудника превысит предельную базу, до конца года компания будет платить взносы по тарифу 15,1%. В 2025 году она составляет 2,759 миллиона рублей (Постановление Правительства № 1457). Это значит, что когда сумма заработной платы, выплаченная сотруднику с начала года, превысит утвержденный предел, тариф по взносам снизится. Он будет применяться к сумме превышения.

Важно. Для расчета льгот по страховым взносам для малого и среднего бизнеса используется федеральный, а не региональный МРОТ.

Взносы на травматизм идут на выплаты сотрудникам, если они получат травму на производстве или профессиональную болезнь. Их перечисляют в Социальный фонд отдельно от остальных. Ставка по взносам на травматизм составляет от 0,2 до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска — то есть, вида деятельности. Всего существует 32 класса профриска. 

Чем опаснее условия труда, тем больше отчислений делает предприятие. 

Например, у продавца продуктового магазина риск травмы минимальный — 1, поэтому компания платит взносы по тарифу 0,2%. А на предприятии, которое занимается добычей угля, класс самый высокий — 32. Для него действует ставка 8,5%. Предположим, что зарплата у продавца и шахтера одинаковая — 50 000 рублей. За первого работодатель заплатит всего 100 рублей взносов, а за шахтера — 4250 рублей. 

Для расчета взносов на травматизм ИП нужно узнать свой класс риска и тариф на сайте Социального фонда — для этого нужно ввести код ОКВЭД. Вы можете получить скидку на взносы на травматизм, если отвечаете критериям:

И наоборот, СФР увеличит тариф, если на предприятии произошли несчастные случаи со смертельным исходом.

Важно. За сотрудников-инвалидов I, II и III групп вы можете платить взносы на травматизм по льготе — 60% от тарифа. Это актуально и для ИП.

Работодателю нужно помнить не только сколько процентов налога удерживать с зарплаты сотрудника, но и в какие сроки перечислять НДФЛ и страховые взносы в бюджет. 

НДФЛ — с 2024 года налог платят дважды в месяц: за период с 1 по 22 число текущего месяца — не позже 28 числа текущего месяца. Например, за период с 1 по 2 мая нужно заплатить до 28 мая. А за период с 23 по последнее число текущего месяца — не позже 5 числа следующего месяца. Например, за период с 23 мая по 31 мая — до 5 июня. Для декабря действует исключение, за период с 23 по 31 декабря нужно перечислить выплаты в бюджет не позднее последнего рабочего дня года.

Страховые взносы по единому тарифу — взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование платят в налоговую до 28 числа следующего месяца. Например, взносы за апрель нужно заплатить до 28 мая.

Взносы на травматизм — эти выплаты перечисляют в СФР до 15 числа следующего месяца.

По всем видам взносов и НДФЛ нужно сдавать отчетность — по каждому виду выплат предусмотрены свои сроки. За их нарушение и несвоевременную уплату налогов и страховых выплат компанию оштрафуют. Например, штраф за неуплату страховых взносов составит 20% от суммы, а если неуплату посчитают умышленной — до 40%.

С 2025 года Минтруд, ФНС и Минфин усилили контроль за схемами подмены трудовых отношений. Чаще всего недобросовестные работодатели экономят на сотрудниках, переводя их в статус самозанятых и ИП.

Нельзя работать с самозанятым, который был вашим сотрудником менее 2 лет назад. Если ФНС найдет подлог, то обратится в Трудовую инспекцию и суд. Суд доначислит налоги как за сотрудника и выпишет штраф:

Компания столкнется с административной ответственностью, если ФНС обнаружит признаки трудовых отношений — ежедневное присутствие самозанятого в офисе, использование рабочего места в организации. Такие же штрафы грозят тем, кто переведет сотрудников в статус ИП.