Как составить приказ на отпуск

Когда требуется приказ о предоставлении отпуска

Приказ на отпуск — это документ, который подтверждает, что сотрудник законно отсутствует на рабочем месте.

Его нужно оформлять всегда, когда сотрудник планирует пойти в отпуск:

• основной в соответствии с графиком;
• дополнительный, например, за ненормированный день, вредные условия труда;
• за свой счет;
• учебный.

Приказ издают на основании графика или заявления сотрудника. Заявление нужно только, если работник идет в отпуск не по графику. Например, меняет даты или оформляет дни за свой счет.

Какую использовать форму приказа на отпуск 

Обязательного бланка приказа нет, поэтому можно разработать свой или применять форму №Т-6. Ее можно найти на сайте «КонсультантПлюс».

Документ должен содержать:

• название организации в соответствии с учредительными документами;
• номер приказа и дата составления;
• данные сотрудника — ФИО полностью, табельный номер, должность и структурное подразделение;
• вид отпуска: например, «ежегодный основной оплачиваемый»;
• период работы, за который предоставлен отпуск, например, если сотрудник трудоустроился 15 марта, то его период работы для отпуска в 2026 году — с 15 марта 2025 года по 14 марта 2026 года;
• продолжительность — количество календарных дней;
• даты начала и окончания;
• подпись руководителя и сотрудника.

Что важно знать предпринимателю?

Обычно такие приказы составляют HR-специалисты или бухгалтер. Если у вас нет таких сотрудников, то можете воспользоваться сервисом «Конструктор документов» от ВТБ. Там более 1500 актуальных шаблонов приказов и договоров, которые составили и проверили юристы.

Какие сроки оформления

В ТК РФ не установлен конкретный день, когда должен быть подписан приказ. Поэтому нужно ориентироваться на даты уведомления об отпуске и начисления отпускных.

За 14 дней до отпуска. Нужно напомнить сотруднику об отпуске не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Часто в компаниях просят работников ознакомиться под подпись с приказом и расценивают это как уведомление. Но Трудовая инспекция считает, что нужен отдельный документ (письмо Роструда № ПГ/59245-6-1). Формы уведомлений можно найти на сайте «КонсультантПлюс».

За три дня до отпуска. Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Если не успеть, то могут оштрафовать до 50 000 рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).

Как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику

После того как вы уведомите сотрудника о предстоящем отпуске по графику или он сам придет с заявлением, нужно начать оформлять приказ. 

Шаг 1. Проверьте, может ли сотрудник уйти в отпуск. Если работник хочет отдохнуть вне графика, нужно проверить есть ли у него неиспользованные дни оплачиваемого отпуска или право на дополнительный и учебный отпуск. Например, справка из института о предстоящей сессии. 

Новые сотрудники могут отдохнуть через шесть месяцев работы (ст. 122 ТК РФ). 

Если сотруднику еще не положен отпуск, то его возможно предоставить по соглашению сторон. Для этого нужно заявление от работника и согласие работодателя. Если сотрудник уволится и не отработает эти дни, деньги можно удержать.

Исключение — льготники, они имеют право уйти в отпуск в любое удобное для них время, даже вне графика. Например, родители ребенка-инвалида, ветераны, женщины перед декретом. Подробнее об этом можно почитать на сайте Онлайнинспекция.рф.

Шаг 2. Проверьте, не попадают ли на период отпуска нерабочие праздничные дни. Например, если у сотрудника часть отпуска выпадет на майские праздники, то его нужно продлить на количество нерабочих дней (ст. 112 ТК РФ). 

Шаг 3. Подготовьте приказ. Форму можно скачать с сайта «КонсультантПлюс». 

Заполните все поля, которые мы перечислили в пункте «Какая форма приказа на отпуск». Затем период и продолжительность:

• строка «А» — для основного оплачиваемого отпуска;

• строка «Б» — для дополнительного, учебного и отпуска за свой счет;

• строка «В» — здесь суммируют итоговые цифры.

Приказ нужно подписать и ознакомить с ним работника.

Шаг 4. Рассчитать отпускные и перевести их сотруднику. Сначала нужно рассчитать средний заработок за последние 12 месяцев. 

Формула среднедневного заработка: 

✔️Количество месяцев в периоде. Если сотрудник отработал год, то в расчет нужно взять 12 месяцев. Если меньше, то время работы с первого дня. 

✔️Среднемесячное число дней. Для полностью отработанного месяца — значение всегда 29,3. Если были больничные, то дни пересчитывают на количество отработанных по формуле:

29,3 ÷ Количество дней в месяце с выходными × Число дней, в которые сотрудник работал

✔️Сумма выплат работнику. Нужно учесть все доходы сотрудника за расчетный период.

Входит:

• зарплата;
• премии;
• надбавки.

Не входит:

• больничные;
• пособия;
• матпомощь.

Формула расчета отпускных:

Более подробно и с примерами мы рассказали в статье «Как рассчитываются отпускные: инструкция и примеры».

Что важно знать предпринимателю? Отпускные — это часть зарплаты, поэтому с них тоже нужно перечислять НДФЛ и страховые взносы.

☝🏼 Это интересно
Какие налоги платит работодатель за сотрудника: НДФЛ, страховые взносы и другие траты

Коротко

• Приказ на предоставление отпуска — это документ, который служит законным основанием для отсутствия сотрудника на рабочем месте.
• Чтобы оформить приказ об отпуске, используйте форму Т-6 или собственный бланк. 
• Приказ должен содержать полные данные сотрудника, период работы, вид и продолжительность отдыха.

• Трудовой кодекс не устанавливает точную дату подписания приказа. Нужно уведомить сотрудника за две недели и перечислить выплату за три дня до начала отпуска.