Зачем нужен чек
Чек — официальный документ, который доказывает, что клиент заплатил за услугу или товар. Это основная форма отчетности о доходах, которую государство требует с самозанятых.
У чека самозанятого три функции:
1. Подтверждает факт сделки. Если у клиентов возникнут претензии, вовремя выданный документ поможет доказать, что услуга действительно было оказана, а товар передан. Также он полезен и для самих покупателей или заказчиков, особенно — юридических лиц: компании используют чеки для доказательства расходов, это помогает им снизить налог.
2. Формирует отчетность для налоговой. На основе пробитых чеков приложение «Мой налог» автоматически рассчитывается, сколько налога самозанятый должен заплатить.
3. Защищает от штрафов. По закону № 422-ФЗ самозанятый обязан формировать платежный документ каждый раз при получении дохода, а также он должен передавать его покупателю или заказчику. Если налоговая обнаружит, что вы получили деньги, но не пробили чек, она выставит штраф:
- 20% от суммы расчета — при первом нарушении;
- 100% от суммы — если нарушите повторно в течение 6 месяцев.
Минимальная сумма штрафа не установлена, поэтому даже за отсутствующий чек на 500 рублей могут оштрафовать на 20% от суммы расчета — на 100 рублей.
Как выдать чек
Самозанятый может сформировать чек несколькими способами.
В приложении банка
Чтобы сформировать чек в личном кабинете самозанятого в ВТБ Онлайн: на главной странице необходимо нажать «Создать чек» и выбрать подходящий вариант: «Новый чек» или «Чек из поступлений». Также доступна функция получения оплаты по QR-коду с автоматическим формированием чека по операции. Самозанятому нужно показать QR-код или отправить ссылку на оплату своему покупателю, и после проведения оплаты чек создастся автоматически. Информация о регистрации чека и ссылка на него придет самозанятому смс-сообщением. Подробнее о сервисах ВТБ для самозанятых читайте на сайте.
В приложении «Мой налог»
Для создания платежных документов нужно приложение «Мой налог». Это официальное приложение Федеральной налоговой службы, через которое, скорее всего, вы регистрировались в качестве самозанятого изначально.
☝🏼 Это интересно
Как работает приложение «Мой налог» для самозанятых
Если у вас нет смартфона или удобнее работать с компьютера, можно использовать веб-версию. Она находится в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Функции и интерфейс там те же самые, что и в мобильном приложении.
Создание платежного документа занимает минуты. Как это сделать:
Шаг 1. Откройте приложение и нажмите «Новая продажа»
Кнопка находится на главном экране. Если вы только зарегистрировались, в приложении будет пусто — это нормально. После первой продажи здесь появится история всех ваших сделок.
Шаг 2. Укажите дату получения денег
По умолчанию приложение ставит сегодняшнюю дату. Если деньги пришли раньше, выберите нужный день вручную. Важно указывать именно дату поступления оплаты, а не дату выполнения работы.
Шаг 3. Выберите статус вашего заказчика
Здесь два варианта:
Если платит гражданин (физическое лицо), просто выберите этот пункт. Никаких дополнительных данных вводить не нужно.
Если платит компания или ИП, нужно указать ИНН заказчика. Попросите его заранее, либо проверьте документы, которые вы подписывали при начале сотрудничества: обычно эта информация есть в договоре. Название организации приложение подтянет автоматически по ИНН.
Не путайте эти два пункта. От типа плательщика зависит ставка налога: 4% при работе с физическими лицами и 6% при работе с юридическими лицами и ИП.
Шаг 4. Опишите услугу или товар
Напишите понятно, за что получили деньги.
✅ «Разработка логотипа», «перевод статьи с английского», «консультация по налогам», «написание текста для сайта», «фотосъемка мероприятия».
❌ «Услуги», «оплата по договору», «работа за март».
Такие формулировки слишком размытые — непонятно, что именно вы сделали. Поэтому у налоговой могут возникнуть вопросы: соответствует ли ваша деятельность правилам, которые есть для самозанятых.
Пример: при формировании чека вы указали «продажа товара». ФНС может поинтересоваться, чем конкретно вы торгуете. Ведь самозанятые могут продавать только те изделия, которые произвели сами.
☝🏼 Это интересно
Ограничения самозанятости
Шаг 5. Укажите сумму
Введите сумму, которую получили. Копейки тоже учитываются — приложение позволяет вводить такие суммы.
Шаг 6. Нажмите «Выдать чек»
Готово. Документ сформирован и сохранен. Теперь его нужно передать клиенту.
Как передать чек клиенту
Передать созданный в приложении документ заказчику можно тремя способами:
1. Ссылкой. В приложении у готового чека нажмите «Отправить» и выберите удобный вариант: мессенджер, электронная почта, СМС. Клиент перейдет по ссылке и увидит документ.
2. QR-кодом. Если вы встречаетесь с клиентом лично, откройте чек в приложении и покажите QR-код на экране телефона. Клиент отсканирует его своим телефоном и получит доступ к документу.
3. На бумаге. Если заказчику нужен бумажный документ, чек можно сохранить и распечатать. На практике это требуется редко — электронного чека обычно достаточно.
Важно. Самозанятый должен отправлять документ каждому своему клиенту, но компаниям и ИП он нужнее для бухгалтерской отчетности. Поэтому, если работаете с юридическими лицами, не забывайте отправлять документ как можно быстрее — поможет их бухгалтерии и поддержит доверительные отношения с вами как с исполнителем.
☝🏼 Это интересно
Как самозанятому получать оплату от клиентов в 2026 году
В какие сроки нужно выдавать чек
Общее правило простое: документ формируется в момент получения денег. Это требование прописано в пункте 3 статьи 14 Федерального закона № 422-ФЗ.
Если получили предоплату, оформите чек на сумму предоплаты сразу. Когда поступит остаток — сделаете второй документ на оставшуюся сумму.
Пример: договорились с клиентом на то, что он должен оплатить 20 000 рублей за проект. Он переводит вам 10 000 рублей авансом, остальное — после сдачи работы. Первый чек на 10 000 вы выдаете в день получения аванса. Второй — когда придет финальный платеж.
Если вы работаете через посредника, например, через агрегатор услуг, действует другой срок. В этом случае чек можно сформировать до 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.
Важно. Чек привязан к дате поступления денег, а не к дате выполнения работы. Если вы делали проект в марте, а деньги получили в апреле, то документ оформляется апрельской датой.
Как аннулировать
При выдачи чека можно ошибиться: вписать неправильную сумму или перепутать клиента, например, указать физическое лицо вместо юридического. Иногда клиенты сами просят возврат средств. Если не удалить информацию о продаже, налог будет рассчитан с суммы, которую вы уже вернули клиенту. Во всех этих случаях платежный документ можно аннулировать. Такая возможность предусмотрена пунктом 4 статьи 8 Федерального закона № 422-ФЗ.
Чтобы аннулировать чек, откройте приложение «Мой налог» и найдите нужный документ в истории операций. Нажмите на него, затем выберите «Аннулировать». Приложение попросит указать причину. Вариантов два: «Возврат средств» — если клиент действительно вернул деньги или «Чек сформирован ошибочно», если вы просто ошиблись при оформлении. В этом случае нужно будет сразу сделать правильный документ.
После подтверждения сумма налога пересчитается автоматически.
Ограничений по сроку аннулирования нет. Можно исправить чек, выданный несколько месяцев назад. Главное — иметь основания для аннулирования, иначе можно получить штраф.
Главное
- Пробивайте чек сразу после получения денег. Введите для себя правило: получили оплату — сразу формируйте отчетный документ. Максимальный срок, когда можно сделать документ — 9-е число следующего месяца, но лучше делать это сразу после получения оплаты. Так вы точно ничего не забудете и не получите штраф.
- Проверяйте тип клиента перед формированием чека. От типа клиента зависит сумма налога, которую вы заплатите. Если работаете с компанией, обязательно проверяйте, верно ли введен ИНН.
- Описывайте услугу или товар конкретно. Вместо «услуги» пишите «монтаж видеоролика», «консультация психолога», «ремонт ноутбука». Это важно, чтобы у налоговой не возникало вопросов к вашей деятельности и для клиента, который потом будет отчитываться по расходам.
- Отправляйте чек клиенту, даже если он не просит. Это ваша обязанность. Отправляйте документ на электронную почту, в мессенджер или СМС. Клиент должен получить подтверждение оплаты.
- Аннулируйте чеки только при реальном возврате денег. Если вернули предоплату, клиент отказался от услуги, или ошиблись в сумме — аннулируйте чек. При ошибке в реквизитах нужно сразу же сформировать новый документ, иначе ФНС может решить, что вы не хотите платить налоги.