Для чего нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем
Работодатель может выдать сотруднику оригинал трудовой книжки только для оформления пенсии (ст. 62 Трудового кодекса). Для остальных случаев подойдет копия — она тоже подтверждает трудовой стаж и должность работника.
Документ может понадобиться работнику:
- в банке, чтобы получить заем или ипотеку;
- в консульстве, чтобы получить визу;
- в Социальном фонде, чтобы получить пособия;
- в суде, чтобы доказать свое трудоустройство.
Важно для предпринимателя. Чтобы копию приняли, работодатель должен ее заверить — без этого документ не имеет юридической силы. Ниже расскажем, как это сделать.
☝🏼 Это интересно
Как оформить трудовую книжку нового сотрудника: пошаговое руководство
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Работодатель получает заявление от сотрудника: он подает его в свободной форме на имя руководителя компании. Копию заверяет предприниматель, у которого сотрудник работает сейчас — например, это может быть директор ИП или ООО.
Важно заверить документ по правилам оформления, иначе копию могут не принять. Они описаны в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97–2025. Предпринимателю нужно:
- Сделать копии всех страниц трудовой, на которых есть записи.
- Заверить документ. Если вы ведете номенклатуру дел работников, на каждой странице нужно написать «Верно» и указать, где хранится оригинал. Например: «Подлинник документа находится в главном офисе ООО “АСТРА” в деле №134–25».
Если номенклатуры нет, можно заверить документ иначе. На каждой странице предпринимателю нужно написать:
- «Верно»;
- свое имя, фамилию, отчество;
- дату.
Также поставьте подпись и печать компании — если она есть.
- Оформить последнюю страницу. Под строкой, где указана должность сотрудника, напишите: «Работает по настоящее время» — это часто требуют ведомства. Так сотрудники банка или консульства убедятся, что сотрудник до сих пор работает в вашей компании. Поставьте рядом дату и подпись.
Предпринимателю нужно выдать сотруднику копию в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК).
Шаблон для заверения трудовой книжки копий простой — в среднем на одну копию может уйти от 3 до 5 минут Источник
Важно для предпринимателя. Ставить заверительную отметку можно также с помощью штампа (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97–2025). Оттиск похож на шаблон выше: на нем будет надпись «Верно» и данные вашей компании. Подпись и дату придется проставить вручную. Стоит сделать штамп, если у вас большой штат сотрудников и вы часто заверяете документы.
☝🏼 Это интересно
Что такое кадровый учет и как его правильно вести
Сколько действует копия трудовой книжки
Трудовой кодекс не регламентирует точный срок: копия действительна, пока сотрудник продолжает работать в компании на той же должности. Но ведомства, которые запрашивают книжку, часто устанавливают свои правила. Например, срок действия копии для большинства банков составляет 30 дней.
Как выдать копию электронной трудовой книжки через Госуслуги
Работодателям нужно своевременно отправлять всю информацию о сотрудниках в Социальный фонд с помощью единой формы отчетности — ЕФС-1. Например, когда принимают их на работу или переводят на другую должность. Этот новый порядок учета называют электронный трудовой книжкой (ст. 66.1 ТК).
Работники могут самостоятельно получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах. Она подписана квалифицированной электронной подписью Социального фонда — работодателю не нужно дополнительно заверять ее.
Важно для предпринимателя. Если документ требуется работнику срочно, посоветуйте ему оформить электронную выписку. Чаще всего на Госуслугах файл присылают в день обращения. В то время как бумажный документ оформляют дольше — например, если команда работает удаленно или руководитель часто бывает в отъезде.
Что будет, если не выдать работнику копию трудовой
Если работодатель не выдал сотруднику документ вовремя или отказался заверить его по правилам, Трудовая инспекция может вынести ему предупреждение (ст. 5.27 КоАП РФ). Или наложить штраф в размере:
- от 1 000 до 5 000 ₽ для ИП;
- от 30 000 до 50 000 ₽ для ООО.
За повторное нарушение штрафы составляют:
- от 10 000 до 20 000 ₽ для ИП;
- от 50 000 до 70 000 ₽ для ООО.
Коротко
- Сотрудники часто запрашивают у работодателей копию трудовой книжки — она нужна в банке, консульстве, Социальном фонде или суде. Чтобы документ приняли, сперва предпринимателю нужно его заверить.
- Владельцу бизнеса нужно сделать копию трудовой и подписать «Верно» на каждой странице. А также оставить свою подпись с расшифровкой, указать дату оформления документа и место, где хранится оригинал. На последней странице нужно написать: «Работает по настоящее время».
- Заверенная копия действует, пока сотрудник продолжает работать в компании. Но часто ведомства устанавливают свой срок — например, 30 дней.
- Выдать копию нужно в течение после трех дней после того, как вы получите заявление от сотрудника. Если нарушить сроки, ИП могут получить штраф от 1 000 до 5 000 ₽, а ООО — от 30 000 до 50 000 ₽. За повторное нарушение штрафы растут.
- Также работник может получить выписку из трудовой на Госуслугах — ее выдает Социальный фонд. Предпринимателю не нужно заверять электронный документ.