Гибридный формат работы: плюсы и минусы для бизнеса, как его внедрить

Что такое гибридный график и чем отличается от удаленной и офисной работы

Гибридный формат — это модель организации труда, при которой сотрудники чередуют работу в офисе и удаленно. В Трудовом кодексе нет такого понятия — юридически такой режим называется комбинированным (ст. 312.1 ТК РФ). Но чтобы было понятнее, мы будем использовать привычный термин «гибридный формат/график работы».

Графика в ТК тоже нет, но обычно компании используют такие варианты: 

• Фиксированные офисные дни для всей команды. Например, вторник и четверг, чтобы обсуждать текущие вопросы и стратегии, встречаться с клиентами. Такой график подойдет, если за всеми сотрудниками останутся их рабочие места, и вы не планируете переехать в офис меньшей площади.
• Чередование недель. Часть сотрудников неделю работают дома, а вторую — в офисе. Потом меняются. Так можно закрепить одно рабочее место за двумя сотрудниками, сэкономить на оргтехнике и на аренде большого офиса.
• Индивидуально. Для каждого сотрудника отдельный график, в зависимости от его обязанностей. Например, у фитнес-клуба в офисе может разместиться всего один рабочий компьютер. Директор перевел бухгалтера на удаленку с одним офисным днем — пятницей. А менеджер по продажам будет работать удаленно только в этот день. Так руководителю не придется думать, как разместить еще одно рабочее место.

Главное отличие гибридной работы от полного удаленного формата в том, что у компании остается свое рабочее пространство. А в отличие от традиционного офиса, сотрудники приходят не каждый день, а по графику или по необходимости. Например, для совещаний, встреч с клиентами, мозговых штурмов или командных мероприятий.

Какие плюсы и минусы для бизнеса

Гибридная модель помогает бизнесу:

• Снизить расходы. Аренда меньшего офисного помещения или переход в коворкинг уменьшает расходы компании. Например, больше не нужно содержать 20 стационарных рабочих мест, если в офисе одновременно находятся только пять человек.
• Удержать ценные кадры. Согласно опросу Русской школы управления и сервис «Зарплата.ру», 44% респондентов хотели бы работать на гибридном формате, а 19% полностью на удаленном. Поэтому, если вы предоставите сотрудникам свободу выбора, где работать — повысите их лояльность. 
• Увеличить продуктивность. Сотрудники тратят меньше времени на дорогу и не отвлекаются на офисный шум, когда выполняют сложные задачи дома.

Минусы гибридного формата для бизнеса:

• Риск снижения управляемости командой. Руководителям сложнее координировать задачи и контролировать прогресс, когда сотрудники работают в разных локациях. Чтобы избежать срывов работы, продумайте понятную систему отчетности.
• Угрозы информационной безопасности. Когда сотрудники используют личные ноутбуки и публичные сети Wi-Fi — риск утечек конфиденциальных данных повышается. Например, если бухгалтер работает со счетами на личном незащищенном компьютере, то конкуренты могут его взломать и украсть сведения. Чтобы обезопасить информацию, обратитесь к IT-специалистам.
• Размытие границ между работой и личной жизнью. Договоритесь о правилах общения после окончания рабочего дня и следите за нагрузкой. Если границы между работой и личной жизнью у сотрудников размыты, то это может вести к выгоранию. 
• Дополнительные затраты на обустройство домашнего рабочего места. Не у всех работников дома есть подходящие компьютер, гарнитура для совещаний или принтер. В этом случае работодателю придется предоставить технику или компенсировать часть расходов. Сотрудники не обязаны вкладывать личные средства.

Кому подходит гибридная работа

Есть сферы, в которых гибридный тип занятости часто эффективен на любом этапе развития бизнеса:

IT и digital. Разработчики, дизайнеры, маркетологи и тестировщики часто работают в гибридном формате. Например, несколько дней удаленной работы позволяют разработчику написать код без офисного шума.

Проектная и консультационная работа. Юристы, архитекторы и инженеры тоже часто работают и из дома, и в офисе. Например, инженер может анализировать и подготавливать документацию удаленно. А встречаться с клиентами и защищать проект в офисе.

Финансы. Бухгалтеры и финансовые аналитики часто работают с отчетами и документами из дома. Офисные дни можно использовать, чтобы обсудить с руководством проблемные вопросы и подписать документы.

Клиентский сервис. Менеджеры могут из дома обрабатывать заявки в CRM, в мессенджерах помогать выбрать продукт и оформить заказ. А в офисе встречаться с клиентами, чтобы заключить сделку и оформить документы. 

Творчество. Дизайнеры и иллюстраторы могут выполнять заказы дома, а офис использовать для встреч с заказчиками.

Образование. Преподаватели и коучи могут вести онлайн-занятия из дома, а офис использовать для очных консультаций и семинаров. 

Что важно знать предпринимателю?

Гибридная работа подходит не всем. Например, если у сотрудника дома постоянно находятся маленькие дети или в доме нет стабильного интернета — удаленные дни станут источником стресса. Поэтому на собеседовании важно уточнить:

• сможет ли сотрудник часть дней работать из дома;
• есть ли тихое место для звонков, стабильный интернет.

Не навязывайте такой формат, если он противоречит возможностям сотрудника — это снизит его эффективность и лояльность.

Какие документы нужно подготовить, чтобы перевести сотрудника на гибридный формат

Перед внедрением гибридной работы нужно подготовить документы или внести изменения в уже существующие.

Трудовой договор или дополнительное соглашение и приказ

Что обязательно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении:

1. График гибридной работы — укажите распределение дней между офисом и удаленной работой. Например: «Работник осуществляет трудовую деятельность:

• понедельник, среда — в офисе по адресу: г. Москва, ул. Пролетарская, д. 180;
• вторник, четверг, пятница — дистанционно».

2. Способ учета рабочего времени. Если будете контролировать часы работы, то пропишите в договоре способы, например, ежедневные отчеты о выполненных задачах.

3. Компенсация расходов. Если будете возмещать затраты, то пропишите в договоре размер компенсации:

• за интернет — фиксированная сумма или по чекам;
• за использование личного оборудования — стоимость его амортизации;
• за мобильную связь.

4. Обеспечение техникой. Укажите:

• предоставляет ли компания оборудование — ноутбук, гарнитуру, принтер;
• сроки и порядок получения техники;
• условия возврата при увольнении.

5. Срок действия гибридного графика. Например, на полгода или бессрочно.

Что должно быть в договоре, чтобы избежать конфликтов

​При найме нового специалиста на гибридный график нужно прописать условия работы в трудовом договоре. 

При переводе уже работающего специалиста необходимо подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о назначении нового режима работы. Об этом поговорим в следующем пункте статьи.

Приказ о назначении сотруднику нового режима работы

Приказ необходимо издать только после того, как вы подпишете дополнительное соглашение с сотрудником.

В приказе укажите:

• причину перевода;
• дату перевода;
• график — дни офиса/удаленки.

Пример приказа о переходе сотрудника на комбинированный формат работы:

Что важно знать предпринимателю?

В одностороннем порядке изменить режим работы нельзя. Исключение — если изменились организационные условия труда. В этом случае нужно предупредить сотрудника за два месяца (ст. 74 ТК РФ). 

При отказе сотрудника от перевода работодатель должен предложить ему все доступные вакансии, даже с меньшей заработной платой. Если вариантов нет или работник отказывается, то нужно расторгнуть трудовой договор и выплатить компенсацию.

Инструкция по охране труда для удаленных сотрудников

В инструкции можно прописать условия безопасной работы из дома, например:

Рекомендации к организации рабочего места дома

Хотя в ТК не прописаны такие требования, многие сотрудники не знают, как правильно работать из дома без вреда для здоровья. Например, из-за чтения документов при неравномерном освещении человек может испортить зрение. В этом случае он имеет право обратиться в Трудовую инспекцию. Она проверит все обстоятельства заболевания. 

Что важно знать предпринимателю? Даже если ухудшение зрения не признают профессиональным заболеванием, работодателя все равно могут привлечь к ответственности за нарушение норм охраны труда. Поэтому пропишите рекомендации к обустройству рабочего места и ознакомьте подчиненных с ними под подпись.

Безопасность оборудования

Использовать только исправную технику, предоставленную работодателем или согласованную с ним. Регулярно обновлять антивирусное ПО и использовать VPN для доступа к корпоративным ресурсам.

Пожарная безопасность

Не подключать несколько мощных приборов к одному удлинителю.

Действия в чрезвычайных ситуациях

При получении травмы или ухудшении самочувствия работник должен сообщить руководителю. Вы обязаны расследовать несчастные случаи не только при травмах на производстве или в офисе, но и если сотрудник получил их дома (ст. 229.1 ТК РФ). 

Ответственность сотрудника:

• соблюдать режим работы и перерывов;
• немедленно сообщать о неисправности оборудования или программного обеспечения;
• участвовать в инструктажах по охране труда не реже одного раза в год.

Правила внутреннего трудового распорядка

Если в вашей компании разработаны Правила внутреннего трудового распорядка, а для всех должностей установлен одинаковый гибридный график, — это нужно прописать в Правилах. 

В трудовых договорах с новыми сотрудниками вы можете делать ссылку на эти Правила.

Пример формулировки в трудовом договоре:

«Режим рабочего времени и отдыха устанавливается в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом № ___ от ..____ г.»

Положение о комбинированной работе

Если вы планируете сделать гибридную работу постоянным вариантом для сотрудников, оптимально разработать и утвердить внутреннее Положение о комбинированном режиме работы. Этот документ устанавливает единые правила для всех: как, когда и на каких условиях сотрудники работают в офисе и удаленно.

Если же гибридный формат вводится точечно — для конкретного сотрудника или должности, то достаточно прописать все условия только в его трудовом договоре или дополнительном соглашении. Например, когда вы нанимаете дизайнера из другого города, но планируете его приезды в офис раз в месяц. А остальные сотрудники будут продолжать ходить в офис ежедневно.

Что важно знать предпринимателю?

Нужно различать постоянный гибридный режим и временный перевод из-за форс-мажорных обстоятельств. Например, во время пандемии коронавируса многие компании временно перевели сотрудников на частичную дистанционную работу по требованию государства. В такой ситуации ничего оформлять не нужно — это предусмотрено трудовым законодательством для чрезвычайных обстоятельств (ст. 312.9 ТК РФ).

Как внедрить гибридный формат

Шаг 1. Проанализируйте должностные обязанности и решите, кому подойдут комбинированные условия

Например, бухгалтер в пекарне может работать полностью удаленно, а менеджеру по продажам подойдут гибридные условия — два дня в офисе для встреч с поставщиками. Упаковщик продукции же должен все рабочее время оставаться на производстве. 

Шаг 2. Разработайте графики

Установите, сколько времени сотрудники, которые переходят на комбинированный график, обязаны присутствовать в офисе. Например, все должны находиться в офисе по вторникам и четвергам для командных встреч, а в остальные дни работать удаленно. 

Шаг 3. Установите правила, как вы будете организовывать работу

1. Продумайте систему контроля результатов, а не процесса. Требования установить программы, которые фиксируют активность сотрудников, часто вызывает стресс и снижает мотивацию. Вместо этого используйте прозрачные и объективные метрики. Например, краткий список выполненных задач за неделю и планы на следующую.
2. Пропишите правила онлайн-коммуникации, например, в чатах нужно отвечать в течение часа, а срочные вопросы решать по телефону.

Шаг 4. Обеспечьте сотрудников инструментами для работы

Например, настройте общий доступ к документам, используйте приложения для управления задачами и единую программу для видеозвонков. Если сотрудники работают с конфиденциальными данными, предоставьте им корпоративные ноутбуки с VPN.

Шаг 5. Оформите дополнительные соглашения и приказы на комбинированный режим работы

Об этом мы рассказывали в пункте «Какие документы нужно подготовить, чтобы перевести сотрудника на гибридный формат».

Шаг 6. Собирайте обратную связь от сотрудников

После перехода на гибридную работу раз в неделю спрашивайте работников, какие есть сложности, что нравится и нет. Это поможет выявить проблемы и оперативно их устранить. Например, если выяснилось, что сотрудникам не хватает общения с коллегами, можно добавить еще один офисный день или чаще созваниваться.

Команда из офисных и удалённых сотрудников: как ими управлять

​Какие бывают ошибки при внедрении

Не объяснить различия в форматах работы. Разные правила для отделов или должностей без обоснования вызывают у сотрудников чувство несправедливости. Проведите собрание, где объясните, что бухгалтер работает удаленно четыре дня в неделю, а отдел продаж — только один. Объясните причину: бухгалтер только раз в неделю подписывает документы, а менеджеры должны встречаться с клиентами почти каждый день.

Не установить четкие правила отчетности. Например, сотрудники не понимают, как отчитываться о работе из дома, если, например, раньше все отчеты нужно было подписывать лично у руководителя. Внедрите единый стандарт — ежедневные короткие отчеты о выполненных задачах. Пропишите это в положении о гибридной работе.

Не учитывать удаленных сотрудников. Если кто-то из команды работает из дома, не обсуждайте важные вопросы без них. Иначе те, кто в офисе, будут в курсе дел. А остальные — нет. 

Не проводите общие встречи, где офисные сотрудники сидят вместе в переговорке, а удаленные подключаются онлайн. В таком формате те, кто в офисе, часто лучше слышат и видят происходящее, активнее участвуют в обсуждении. Вместо этого предложите каждому участнику подключаться к видеоконференции индивидуально со своего рабочего места. Так все будут в равных условиях.

Коротко

• Гибридный формат — это сочетание работы в офисе и удаленно. Такой подход объединяет свободу дистанционной работы с личным общением в офисе.
• Юридически такой режим оформляют как комбинированный. 
• Условия и график работы прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
• Основные преимущества для бизнеса: снижение затрат, повышение лояльности сотрудников и рост продуктивности.
• Гибридный график работы наиболее подходит для IT, digital-профессий, проектной работы и консультационных услуг.