В бизнесе часто бывает, что за товаром на склад едет не сам руководитель, а сотрудник или курьер. Чтобы поставщик выдал продукцию, нужно подтвердить его права. Для этого используют документ — доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В статье разберем, что это такое и как правильно оформить бумагу, чтобы не сорвать поставку.
Что такое доверенность на получение ТМЦ и зачем нужна
Доверенность на получение ТМЦ — это письменное разрешение, по которому компания или предприниматель позволяет другому человеку забрать товарно-материальные ценности от своего имени. К ценностям или ТМЦ относятся любые товары, материалы, сырье, оборудование, которые бизнес покупает для работы или перепродажи.
Доверенность нужна, чтобы подтвердить: человек, который приехал за товаром, действительно имеет право его получить от имени компании (П.1 Ст. 185 ГК РФ). Поставщик отвечает за передачу продукции своими деньгами. Если он отдаст ценности человеку, который не вправе их забирать, могут возникнуть споры: покупатель может сказать, что ничего не получал, потребует повторную поставку или возврат денег.
Чтобы избежать таких рисков, поставщик обязан проверить, кто именно получает ТМЦ. Он не может полагаться на слова или должность — нужны документы, которые подтверждают право представителя.Это значит, что доверенность нужна каждый раз, когда за товаром, оборудованием или сырьем едет не сам предприниматель или директор, а его представитель.
Например, компания «Горизонт» закупила у поставщика «ТехноСнаб» партию ноутбуков. За товаром приехал человек, который представился сотрудником «Горизонта». Поставщик не стал проверять документы, просто отгрузив оплаченный товар.
Через несколько дней директор компании «Горизонт» сообщил, что ноутбуки не получал. Он потребовал повторную поставку или возврат денег. Доказать, что технику передали покупателю, «ТехноСнаб» не смог. Пришлось вернуть деньги.
☝🏼 Это интересно
Стратегическая документация компании
Кто может выдать разрешение
Бумагу выдает тот, кто вправе выступать от имени бизнеса. В компании это директор, управляющий или другой сотрудник с правом подписи документов. Они представляют организацию без доверенности и могут передавать часть своих прав другим людям. У индивидуального предпринимателя все еще проще: он действует от себя, и сам выдает разрешения.
Важно! Доверенность оформляют от бизнеса, а не от конкретного человека. Поэтому в документе указывают реквизиты компании или ИП.
☝🏼 Это интересно
На основании каких документов действует ИП
На кого можно оформить документ
Разрешение можно выдать любому человеку, которому бизнес поручает получить товар — закон не ограничивает круг таких лиц. Главное правило: представитель должен быть указан в документе и действовать в рамках выданных ему прав. На практике бумагу чаще всего оформляют на:
- сотрудника, например, кладовщика или менеджера по закупкам;
- водителя или курьера, который едет на склад.
Важно! Представитель может делать только то, что прямо указано в разрешении. Если в документе написано «забрать товар по накладной № 15», он не сможет забрать другую продукцию.
Какие формы доверенности использовать
Закон не обязывает применять строгий бланк. Главное, чтобы доверенность была оформлена письменно и содержала в себе несколько важных реквизитов:
- Название документа.
- Дату подписания.
- Информацию о том, кто выдал разрешение и на кого оно оформлена. Для человека — фамилия, имя, отчество и сведения паспорта, для компании — название и реквизиты.
- Полномочия представителя — то есть что именно он имеет право сделать. Например, получить конкретный товар по накладной.
- Подпись лица, которое выдало доверенность.
Вдобавок к этому можно указать срок действия и право передоверия, но это не обязательно.
Важно! Если составлять разрешение в свободной форме не хочется, можно воспользоваться стандартной формой М-2. Основные поля для реквизитов в ней уже оформлены, остается только внести свои данные.
Как правильно оформить разрешение: пошаговая инструкция
Чтобы бумагу приняли без вопросов и поставку выдали сразу, разрешение заполняют по шагам. Разберем каждый из них на конкретном примере.
Предположим, что компания «Горизонт» закупила у поставщика «ТехноСнаб» 50 светильников. За товаром едет кладовщик Иван Петров.
Шаг 1. Укажите название, дату и место составления разрешения
В качестве названия может выступать слово «Доверенность», фраза «Доверенность на получение товара» или порядковый номер документа, например, «Доверенность №3».
В нашем примере это будет выглядеть так:
Шаг 2. Укажите данные компании или ИП
Запишите полное название и реквизиты, указанные при регистрации фирмы. Добавьте, в чьем лице действует фирма.
Если в названии или ИНН ошибка, поставщик имеет право не принять документ.
Шаг 3. Укажите, на кого оформлена доверенность
Пропишите полные данные получателя:
- Фамилию, имя, отчество.
- Дату рождения.
- Серию и номер паспорта, сведения о его выдаче.
- Адрес проживания.
Шаг 4. Опишите права
Пропишите, что конкретно нужно получить и какие документы имеет право подписать доверенный человек.
Шаг 5. Укажите срок действия и подпишите разрешение
Если в бумаге не указан срок действия, она останется актуальной ровно 1 год (Ст. 186 ГК РФ). Но лучше ограничить период неделей или месяцем.
Главное
- Доверенность на получение — это письменное разрешение, которое подтверждает право человека забрать продукцию от имени бизнеса.
- Доверенность оформляют каждый раз, когда за товаром едет не руководитель, а его представитель.
- Документ выдает тот, кому разрешено выступать от имени бизнеса. Обычно это директор или сам предприниматель.
- Доверенность можно оформить на любого человека, но информация о нем должна быть указана полностью и без ошибок.
- Форма может быть свободной или по шаблону М-2. Закон не заставляет использовать строгий бланк.
- В доверенности обязательно указываются дата, стороны, полномочия. Без этих реквизитов документ могут не принять.