Что такое инвентарный номер и как его использовать

Что такое инвентарный номер и зачем он нужен

Инвентарный номер — это обозначение, по которому в компании отличают одну вещь от другой. Он может состоять из цифр, букв или их комбинации. Инвентарный номер помогает руководству фирмы понять, что происходит с его вещами: кем они используются, куда передаются, ремонтируются ли.

Важно! Инвентарный номер отличается от серийного номера производителя, артикула, штрихкода для продажи. Он присваивается не заводом или магазином, а самой компанией — для внутреннего учета и контроля. 

Инвентарное обозначение решает несколько задач одновременно:

• Помогает учитывать вещи компании, не терять их.
• Упрощает проверки, например, во время инвентаризации — когда проверяют, все ли вещи компании находятся на месте.
• Позволяет закреплять оборудование за подразделениями или сотрудниками.

Предположим, рекламное агентство закупило десять одинаковых ноутбуков и закрепила каждый за определенным сотрудником. Со временем специалисты поменялись, техника перемещалась между отделами. Руководство агентства могло отслеживать все перемещения.

☝🏼 Это интересно
Инвентаризация товарных остатков

Обязателен ли инвентарный номер по закону

Закон не обязывает компании нумеровать имущество. Но бухгалтерские стандарты требуют вести учет вещей компании (ФСБУ 6/2020 «ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА»). Это значит, что фирма должна понимать, какое оборудование у нее есть, где оно находится, что с ним происходит. Инвентарный номер — самый удобный способ организовать учет.

Чему присваивают инвентарный номер

Обозначение присваивают только тем вещам, которые представляют для компании денежную ценность и используются долгое время — не меньше года. Обычно к ним относятся:

• Компьютеры, ноутбуки, сервера, офисная техника.
• Производственное оборудование, например, станки, пресс, упаковочные машины.
• Мебель.
• Машины и механизмы, которые компания использует в работе, например, служебные автомобили, снегоуборщики, погрузчики.
• Инструменты, например, дрели, шуруповерты.

Канцтовары и расходные материалы, например, картриджи для принтеров или батарейки, не нумеруются — их денежная ценность невысокая, а используются несколько недель или месяцев.

Как должен выглядеть номер

У инвентарного номера нет единого обязательного формата. Компания сама решает, как он будет выглядеть: состоять только из цифр, только из букв или комбинации символов. Главное, чтобы код был понятным, не повторялся внутри компании.

Если у фирмы мало вещей, она может обходиться коротким числовым кодом: 001, 002, 003 и так далее. Если вещей много, обозначение усложняется: ИНВ 00000001, ИНВ 00000012. 

Крупные фирмы могут скрывать за маркировкой подразделение, год покупки, тип имущества. Например, IT-00125, где IT — отдел информационных технологий; или 2025-001, где 2025 — год покупки.

Как присвоить инвентарный номер без ошибок: пошаговая инструкция

Присвоение инвентарного номера — это рабочий процесс. Если выстроить его один раз, он не будет отнимать время, не создаст путаницы. Следуйте пошаговой инструкции.

Шаг 1. Определите, что именно нумеруете

Решите, какие вещи важно учитывать как самостоятельные единицы: ноутбук, мобильный принтер, швейную машинку — все зависит от профиля фирмы. Если объект состоит из нескольких частей, как стационарный компьютер с монитором, определите, будете ли вы считать его одним целым или разделите на несколько позиций.

Шаг 2. Присвойте номер до начала использования

Дайте обозначение вещи при ее поступлении в компанию, до передачи на склад или пользователю.

Шаг 3. Зафиксируйте обозначение в системе учета

Это может быть таблица в Excel или бумажный журнал учета имущества. Кроме кода, запишите название оборудования, количество, дату поступления.

*Образец страницы в Журнале учета

Шаг 4. Назначьте ответственного

В небольшой компании ответственным становится директор или владелец фирмы — он присваивает коды и следит за учетом вещей. В крупном бизнесе эту роль могут выполнять бухгалтер или завхоз. 

В первом случае отдельный документ об ответственности можно не оформлять — достаточно вести учет последовательно, по единым правилам. Во втором — ответственного закрепляют официально: внутренним приказом или распоряжением.

*Образец приказа

☝🏼 Это интересно
Зачем нужна инвентаризационная опись и как ее заполнять

Как нанести код: способы маркировки и частые проблемы

Единого способа нанесения обозначения на предмет нет. Способ маркировки зависит от того, как и в каких условиях используется вещь. Чаще всего выбирают один из четырех вариантов:

• Наклейка или этикетка. Подходит для компьютеров, офисной техники, мебели, инструментов. Наклейка должна быть читаемой, прочно держаться.
• Бирка. Используют, если на корпусе невозможно разместить наклейку, например, для маркировки дрелей или шуруповертов. Бирку крепят шнурком, хомутом, проволокой.
• Маркировка маркером или краской. Применяют для мебели. 
• Гравировка или штамповка. Используют для дорогого оборудования, например, станка или сейфа.

Обозначение наносят на основную часть предмета, например, на корпус ноутбука, а не поверх его чехла. Важно, чтобы маркировка была хороша видна, не отклеивалась и не стиралась.

Сколько действует инвентарный номер и можно ли использовать его повторно

Обозначение закрепляют за вещью на весь срок ее использования в компании. Он действует с момента присвоения до тех пор, пока объект учитывается как имущество бизнеса. Это значит, что код не меняют, даже если:

• Вещь передают от одного сотрудника другому.
• Имущество перемещают между кабинетами или складами.
• Вещь отправляют в ремонт.

Формального запрета на повторное использование маркировки нет. Но на практике этого избегают. Когда имущество списывают, продают или передают другой организации, его кодовое обозначение перестает использоваться. 

Главное

• Инвентарный номер помогает навести порядок в имуществе компании. По нему проще понять, что у бизнеса есть и где это находится.
• Закон не устанавливает формат инвентарного номера. Компания выбирает его сама, главное, чтобы обозначение не повторялось и было понятным.
• Инвентарные номера присваивают не всем вещам. Обозначение используют для учета имущества, которое остается в компании надолго и требует контроля.
• Наносите код так, чтобы он не стирался и не отклеивался. Для офисной техники подходит наклейка, для инструмента — бирка, для дорогого оборудования — гравировка.

• Инвентарный номер не меняют при перемещениях и ремонте. Он закрепляется за вещью на весь срок ее использования.