Артикул товара: структура, примеры и советы для бизнеса

Что такое артикул и чем он отличается от штрихкода

Артикул — это код из букв, цифр или их комбинации, который компания придумывает для каждого товара. По нему вещь находят на складе или в документах. Артикул можно назвать «именем товара», используемым только внутри конкретного бизнеса, как рабочее обозначение для сотрудников.

Штрихкод — графический код, состоящий из черных полос разной ширины. Если артикул — это «имя товара» внутри компании, то штрихкод — «метка для системы». Его не читают глазами, а распознают с помощью сканера — это небольшое устройство, которое «считывает» полоски и передает информацию о товаре в кассу или учетную систему. 

Учетная система — это программа, где хранится вся информация о товарах. Например, «МойСклад». В ней видно, какие есть позиции на складе или в магазине, сколько их осталось, что продали, что вернули. 

Важно! У одного и того же товара обычно есть и артикул, и штрихкод. Они не заменяют друг друга, а выполняют разные функции. Первый нужен, чтобы отличать товары друг от друга, а второй — чтобы быстро найти вещь в системе.

Например, в магазине «Модный шкаф» есть одинаковые модели футболок в двух размерах — S и M. Чтобы не перепутать, им присвоили разные артикулы. Покупатель в зале просит сотрудника принести ему футболку конкретного размера со склада. Продавец ориентируется на код, чтобы найти то, о чем просит клиент — так работает артикул.

После примерки покупатель принимает решение купить футболку и приходит с ней на кассу. Кассир сканирует вещь, и учетная система находит ее, чтобы провести покупку — так работает штрихкод.

Если бы у футболки был только артикул, кассиру пришлось бы искать товар в программе вручную. Если бы был только штрихкод, продавец не смог бы быстро понять, какую именно футболку брать со склада, пришлось бы пользоваться сканером или вскрывать каждую упаковку.

*Слева — артикул, справа — штрихкоды

☝🏼 Это интересно
«Честный ЗНАК»: какие товары подлежат обязательной маркировке

Кто присваивает артикул

Присвоить товару артикул может как производитель, так и продавец. В первом случае магазин может пользоваться уже придуманным кодом изготовителя или изменить его на собственный — так делают, если обозначение производителя не подходит под систему учета в компании.

На практике каждый бизнес принимает решение, которое будет удобным для него. Если у магазина один поставщик, проще использовать его систему кодирования, не тратя время на придумывание собственного варианта. Если поставщиков много, лучше придумать свои артикулы, чтобы они были однообразными и понятными для сотрудников.

Например, магазин футболок работает с одним поставщиком «ТекстильСнаб». Все его вещи промаркированы понятными кодами: ФТ1-ЧЕРН-48, ФТ1-БЕЛ-50, где:

• ФТ1 — это модель футболки.
• ЧЕРН, БЕЛ — цвета.
• 48, 50 — размеры.

Артикулы понятны, удобны, магазин использует их для своей учетной системы.

Через год у магазина появляются новые поставщики со своими системами кодирования. У «СтильОпт» обозначения выглядят так: 7845-XS-009, а у «МодаПлюс» — TS-001-BLK. Чтобы навести порядок, магазин вводит свою систему. Теперь его код выглядит примерно так: FT1-BLK-48, где:

• FT1 — модель футболки.
• BLK — цвет.
• 48 — размер.

Теперь неважно, от какого поставщика пришел товар — обозначения выглядят однообразно, с ними проще работать.

Из чего состоит артикул и как его читать

Обычно артикул состоит из нескольких частей. Каждая часть отвечает за одну характеристику товара:

• Тип изделия, например, футболка — FT или джинсы — JN.
• Цвет, например, черный — BLK или красный — RD.
• Размер, например, 44 или M.
• Модель, например, 0001, ST или ST01.

Все части могут быть соединены между собой или разделены дефисом. Чтобы прочитать код, его разбирают по частям слева направо.

Например, магазин одежды «Модный шкаф» использует кодировку FT-BLK-M-01. Первая часть здесь расшифровывается как тип изделия — футболка. Вторая часть цвет — черный. Третья часть раскрывает размер в международной классификации — М. Четвертая — конкретная модель футболки.

Важно! Порядок расположения характеристик, их количество и внешний вид бизнес выбирает сам. Но он должен оставаться неизменным, иначе единообразие кодов будет потеряно. 

☝🏼 Это интересно
Внедрение «МойСклад»: кейс компании «Metako»

Как создать артикул товара: пошаговая инструкция

Создать артикул — значит придумать систему кодов, которая будем применяться ко всем товарам. Наша пошаговая инструкция поможет сделать это быстро и эффективно.

Шаг 1. Определите, какие характеристики будете кодировать

Берите только те параметры, которые реально помогают различать товары:

• Тип изделия, если продаете разные по назначению вещи.
• Цвет.
• Размер.
• Модель.
• Бренд, если в продаже есть товары, принадлежащие торговым маркам.

Если добавить лишние характеристики, обозначение станет длинным, неудобным для работы. 

Шаг 2. Задайте формат 

Определите, как будет выглядеть обозначение: из каких символов оно состоит и в каком порядке записываются части. Сразу решите, какие буквы использовать — латиницу, то есть английский алфавит, или кириллицу, то есть русские буквы. Выберите, будут ли части разделяться дефисами или записываться слитно. 

Чаще всего формат артикула одежды выглядит так: ТИП-ЦВЕТ-РАЗМЕР-МОДЕЛЬ. 

Шаг 3. Придумайте единые сокращения для всех характеристик

Для каждой характеристики нужно выбрать одно сокращение и использовать его во всех кодах. Если решили обозначать черный цвет как ЧЕРН, нельзя писать ЧЕР или ЧР. То же касается других параметров. Зафиксируйте список сокращений, например, в таблице, и работайте только по нему.

Вот как может выглядеть такая таблица с латинскими символами и международной системой размеров:

Шаг 4. Присвойте коды всем товарам

Когда структура и сокращения определены, присвойте кодовые обозначения всем товарам по выбранным правилам. Один и тот же тип товара должен кодироваться одинаково, чтобы не было путаницы.

Например, если для футболок выбрали формат ТИП-ЦВЕТ-РАЗМЕР-МОДЕЛЬ, то все позиции записывают по этой схеме: FT-BLK-S-01, FT-WHT-M-02, FT-BLU-L-SP01 и так далее.

Как работать с артикулами в учете и на складе

Артикул используют каждый раз, когда работают с товаром: 

• При приеме поставки.
• При сборе интернет-заказа.
• При оформлении покупки или возврата.

Когда приходит товар от поставщика, его заносят в систему учета и присваивают артикул. При этом нужно убедиться, что такого кода в системе еще нет. Если одинаковое обозначение присвоить разным товарам, их будет невозможно отличить.

Присвоенный код приклеивают к бирке, упаковке или к полке. Каждый раз, когда нужно найти конкретную вещь на складе, сотрудник ориентируется на артикул из заказа или из программы и ищет такой же код на товаре или полке. 

При продаже или возврате подключается штрихкод. Сотрудник считывает его, программа находит товар и фиксирует операцию. Артикул при этом остается ориентиром для человека, а штрихкод — инструментом для системы.

Главное

Артикул — это внутренний код товара. Он помогает навести порядок в учете, не путать позиции.

Артикул отличается от штрихкода назначением. Артикул нужен, чтобы сотрудники понимали, что за товар перед ними. Штрихкод, чтобы быстро оформить товар при продаже, приемке или возврате.

Один и тот же товар обычно имеет оба кода, потому что они выполняют разные задачи.

Артикул может задать производитель или сам магазин. Если поставщик один и его коды удобны, их оставляют в использовании. Если поставщиков несколько, вводят свои обозначения.

Артикул собирают из нескольких частей. Каждая отвечает за характеристику товара, например, тип, цвет или размер.