Время навести порядок в бизнесе и управлять результатами

Проводя еженедельные консультации с собственниками микро- и малого бизнеса, мы заметили, что нет одной типичной проблемы, которая была бы общей для всех. У всех предпринимателей разные запросы. Кто-то не знает, как запустить новое направление, кто-то упирается в потолок и больше не может увеличить прибыль, некоторые уже давно находятся на стадии выгорания и не получают удовольствия от своего бизнеса.

Но у всех руководителей есть одна выраженная боль — нехватка времени, из-за которой не удается добиться поставленных целей.  

Проанализировав статистику за время работы агентства, а также пообщавшись с коллегами-экспертами, мы выделили ряд внутрикорпоративных проблем руководителей, которые чаще всего являются «узким горлышком» в достижении целей. Давайте их рассмотрим. 

Во-первых, собственник застревает в операционном управлении. Он тратит слишком много времени и ресурсов на решение рутинных вопросов, хотя ему следует держать фокус внимания на всей системе управления.

Во-вторых, нестабильные или низкие финансовые показатели. Владелец не может найти решение, как увеличить ключевые метрики, и становится заложником мысли, что «компанию невозможно масштабировать». Но хуже всего, когда руководитель не имеет контроля даже над теми показателями, что есть в компании и не видит «утечки ресурсов».

В-третьих, штатные ситуации со специалистами, которые не задерживаются в команде. Из-за постоянной смены кадров собственнику приходится самостоятельно контролировать большинство вопросов. Но это лишь малая часть. Многие просто не знают правил найма и способов удержания сотрудников. 

Из-за этих проблем собственники теряют много времени, а сегодня время — это самый ценный ресурс. 

Стоит отметить одно важное наблюдение: в компаниях микро- и малого бизнеса руководитель и компания тесно взаимосвязаны между собой. И личные проблемы собственника — это проблемы компании, и наоборот. 

Проведя более 2500 часов консультаций для руководителей и собственников разных компаний, мы убедились на практике, что мышление собственника — это ключевой момент в развитии компании. А потеря времени приводит к отсутствию возможности:

В 78% случаев, если не предпринимается никаких действий, все остается на том же уровне. 

Рано или поздно это приведет к выгоранию собственника и потере контроля над бизнесом: не будет понимания, в какую сторону двигаться, команда станет неуправляемой и потеряет мотивацию эффективно работать, все ключевые показатели компании будут снижаться. 

К тому же из-за отсутствия фокуса на стратегии развития и постоянного погружения собственника в операционку внешние факторы шаг за шагом разрушают бизнес. Недобросовестные партнеры, нечестная конкуренция, черные PR-акции, быстрая смена спроса на рынке и т. п. — владелец бизнеса просто не замечает всего этого и в результате полностью теряет контроль над ситуацией. 

А утрата контроля, отсутствие времени и сил у собственника на «спасение» бизнеса приводят к огромным финансовым потерям, а иногда и к закрытию компании. 

Всё просто: Вы сами покупаете калькуляторы в компанию, печатаете бухгалтерские счета и отправляете их клиентам, сами ищете таргетологов и других специалистов, отвечаете на все входящие звонки и заявки. В итоге у Вас не остается времени, чтобы собирать и анализировать расходы компании. Знакомая ситуация?  

Подобное состояние хаоса может сформироваться на этапах масштабирования компании, когда или Вы, или компания готовы к росту. 

Однако говорить о стопроцентном выходе собственника из операционной деятельности сейчас не имеет смысла. Потому что владелец компании и есть создатель «хаоса», то есть он выступает как носитель всех бизнес-процессов и понимает, какая команда для них нужна. И если затем он полностью отдает управление своим заместителям/директорам, то теряет контроль над своей компанией, она для него становится «чужой». Поэтому он все равно должен сохранять за собой ключевые рычаги управления и быть всегда в курсе текущих операций.

В любом случае вся система и системное управление строятся постепенно, и этот процесс должен проходить последовательно. Некоторые действия необходимо предпринимать уже с первых шагов построения своей компании. 

Одно известно точно — нельзя приступать к автоматизации, пока не выстроена система. Это очень часто встречающаяся ошибка многих руководителей. 

Первое, на что нужно обратить внимание, — это наличие тех инструментов управления, которые должны быть на подкорке у любого руководителя, независимо от продукта и сферы деятельности компании. 

Начинается всё со стратегии. Далее идут шаги, связанные с планированием. Часто это недооценивается в теории и на практике. Мы же с уверенностью можем сказать, что это один из ключевых моментов, из-за которого многие собственники не делают следующий шаг. Они его просто не видят. 

Второе — это инструментарий работы с командой, начиная с отбора, удержания сотрудника и заканчивая его развитием внутри команды. И не забываем о мотивации, которая является важной составляющей в работе любого специалиста. 

Не стоит недооценивать и процесс организации работы команды, то есть ее «систематизацию». В инструментарий входят функциональные обязанности, дашборды, KPI, система регламентов и инструкций. Их, конечно, должно быть ограниченное количество, но это необходимая задача, которую должен выполнить владелец компании. 

Собственно, созданный инструментарий системного управления — это не что иное, как рычаг контроля. Без него у Вас просто нет шансов долго продержаться на плаву предпринимательской деятельности. Цифровизация — вот тот фундамент, который лежит в основе всех процессов. 

Итак, для предпринимателя жизненно необходимо вовремя задуматься о состоянии своей компании и причинах, по которым цели не достигаются. А для этого нужно провести первичный самоаудит:

А далее, исходя из вышеуказанных пунктов, необходимо в отдельности проработать каждый из блоков системного управления. 

Больше информации по всем инструментам управления и высвобождению времени для развития себя и своих компаний мы будем раскрывать в отдельных статьях.