Опубликовано: 6.04.2022
Что объединяет основателей лётной парапланерной школы, сети салонов красоты и маркетингового агентства? Помимо того, что все они — предприниматели, у них есть еще кое-что общее — наличие удаленных бизнес-ассистентов, которым они делегируют часть своих задач.
В статье поговорим о том, кто такие удаленные ассистенты и чем они могут быть полезны бизнесу.
Тренд на удаленных ассистентов
Среди удаленных профессий есть такая, востребованность которой растет с каждым днем — это бизнес-ассистент. На специализированных порталах ежедневно публикуются десятки вакансий на подобных специалистов в абсолютно разных сферах бизнеса.
Преимущества найма виртуального ассистента
Престижность
Для руководителя — престижно иметь личного помощника как представительное лицо, которое берет на себя часть обязанностей по решению бизнес-задач.
Многофункциональность
Удаленные ассистенты могут заниматься самыми разноплановыми задачами: как по бизнесу, так и личного характера. Важно, что их функционал не так строго ограничен, как, например, у бухгалтера. Поэтому руководитель решает сам, каким объемом задач загрузить помощника, исходя из своих потребностей и специфики компании.
Сокращение издержек
Большинство бизнес-задач не требуют фактического присутствия в офисе, а значит, могут выполняться удаленно. Сейчас нанять удаленного ассистента можно из любого региона и на любую загрузку — от 1 часа до полного рабочего дня.
Это позволяет сократить расходы на заработную плату, аренду офиса или коворкинга.
Кто такой удаленный ассистент?
Удаленный ассистент — это помощник предпринимателя, его правая рука, который занимается выполнением различных поручений на расстоянии. Он зачастую — самый приближенный к руководителю сотрудник.
Главное отличие удаленного ассистента от оффлайн-помощника в том, что он работает полностью удаленно и без привязки к офису и локации.
Приведем примеры самых частых задач, которые можно делегировать ассистенту:
- ведение графика руководителя;
- телефонные переговоры;
- деловая переписка;
- организация командировок и бизнес-поездок;
- административная поддержка офиса (организация встреч, совещаний и планерок, заказ канцтоваров и др.);
- протоколирование (конспектирование встреч и принятых решений);
- контроль подрядчиков (агентств, типографий, фрилансеров и др.);
- контроль исполнения решений (напоминание сотрудникам о выполнении задач, координация);
- работа с документами;
- личные поручения (заказ еды, товаров, билетов) и др.
Тем личным помощникам, которые уже хорошо знакомы с основным требуемым функционалом и спецификой компании, можно поручить:
- работу с клиентами;
- помощь в ведении соцсетей и формировании личного бренда собственника/компании (или контроль подрядчиков в этом направлении);
- работу над проектами;
- ведение переговоров и др.
С чего начать поиск удаленного ассистента?
1) Составьте список того, что хотите делегировать.
Советуем выписать в отдельную таблицу список задач, которые можно передать. А именно то, что относится скорее к рутине или тактике, нежели к стратегии.
Определив этот перечень, нужно понять, кому эти задачи отдать в работу — перераспределить между имеющимися сотрудниками или же нанять еще одного.
2) Определитесь с графиком ассистента.
Для этого ответьте на следующие вопросы:
- Вам важно, чтобы помощник был на связи с утра до вечера?
- Сколько часов работы в день требуется для решения всех задач?
Кстати, надо понимать, что услуги удаленных ассистентов с доступом 24/7 (ненормированным графиком) стоят дороже, чем услуги тех, чей график строго фиксирован.
3) Определитесь с критериями поиска.
Удаленные ассистенты могут быть новичками в профессии. Это те, кто, к примеру, отучился на профильных курсах, грезит работой в данной сфере, но по специальности пока не имеет большого опыта. Преимущества таких претендентов в том, что у них еще не замылился взгляд и есть четкая цель — стать суперассистентом. К тому же, такие соискатели, как правило, могут чуть «подвинуться» по окладу, потому что для них в приоритете — проявить себя. Таких кандидатов надо адаптировать в компанию и чуть больше обучать.
Удаленные ассистенты также могут быть опытными помощниками. Плюсы таких претендентов в том, что они инициативны, уже отточили свое мастерство, а значит, будут готовы предлагать идеи и лучшие практики для оптимизации вашего рабочего времени. Опытные ассистенты имеют более высокие зарплатные ожидания, что соответствует их багажу знаний и результатам, которые они могут принести.
4) Создайте портрет вакансии.
Советуем четко описывать вакансию по структуре:
- Информация о компании (сфера деятельности).
- График работы.
- Требования к кандидату (Какой он должен быть? Каким перечнем качеств должен обладать?).
- Функционал.
- Каналы для связи.
Чем более понятно и подробно описана вакансия, тем меньше вопросов она вызовет у соискателей и тем больше откликов вы сможете получить.
5) Выберите каналы поиска.
Удаленных ассистентов можно искать разными способами: через телеграм-каналы, на сайте фриланса, на специализированных пабликах. Также можно прибегнуть к помощи особых школ, специализирующихся на подготовке таких специалистов. Для предпринимателей — это гарант того, что человек будет полностью подготовлен к работе, ведь на профильных курсах разбирают основные аспекты работы помощника.
Итог
Удаленные ассистенты могут стать невероятной подмогой предпринимателю на пути к повышению его эффективности. Им можно делегировать часть своих задач, что в свою очередь освободит время для фокуса на стратегии развития компании.