Удаленный ассистент предпринимателя: что поручить и как найти
Опубликовано: 6 апреля 2022

Удаленный ассистент предпринимателя: что поручить и как найти

Анна Сосновая фото

Анна Сосновая

Основатель бизнес-школы ассистентов и помощников, автор книги-бестселлера «Ассистент руководителя», международный эксперт Learning and Knowledge Management

Что объединяет основателей лётной парапланерной школы, сети салонов красоты и маркетингового агентства? Помимо того, что все они — предприниматели, у них есть еще кое-что общее — наличие удаленных бизнес-ассистентов, которым они делегируют часть своих задач.

В статье поговорим о том, кто такие удаленные ассистенты и чем они могут быть полезны бизнесу.

Тренд на удаленных ассистентов

Среди удаленных профессий есть такая, востребованность которой растет с каждым днем — это бизнес-ассистент. На специализированных порталах ежедневно публикуются десятки вакансий на подобных специалистов в абсолютно разных сферах бизнеса.

Преимущества найма виртуального ассистента 

Престижность

Для руководителя — престижно иметь личного помощника как представительное лицо, которое берет на себя часть обязанностей по решению бизнес-задач.    

Многофункциональность

Удаленные ассистенты могут заниматься самыми разноплановыми задачами: как по бизнесу, так и личного характера. Важно, что их функционал не так строго ограничен, как, например, у бухгалтера. Поэтому руководитель решает сам, каким объемом задач загрузить помощника, исходя из своих потребностей и специфики компании.

Сокращение издержек

Большинство бизнес-задач не требуют фактического присутствия в офисе, а значит,  могут выполняться удаленно. Сейчас нанять удаленного ассистента можно из любого региона и на любую загрузку — от 1 часа до полного рабочего дня.

Это позволяет сократить расходы на заработную плату, аренду офиса или коворкинга.

Кто такой удаленный ассистент? 

Удаленный ассистент — это помощник предпринимателя, его правая рука, который занимается выполнением различных поручений на расстоянии. Он зачастую — самый приближенный к руководителю сотрудник.

Главное отличие удаленного ассистента от оффлайн-помощника в том, что он работает полностью удаленно и без привязки к офису и локации.

Приведем примеры самых частых задач, которые можно делегировать ассистенту:

  • ведение графика руководителя;
  • телефонные переговоры;
  • деловая переписка;
  • организация командировок и бизнес-поездок;
  • административная поддержка офиса (организация встреч, совещаний и планерок, заказ канцтоваров и др.);
  • протоколирование (конспектирование встреч и принятых решений);
  • контроль подрядчиков (агентств, типографий, фрилансеров и др.);
  • контроль исполнения решений (напоминание сотрудникам о выполнении задач, координация);
  • работа с документами; 
  • личные поручения (заказ еды, товаров, билетов) и др.

Тем личным помощникам, которые уже  хорошо знакомы с основным требуемым функционалом и спецификой компании, можно поручить:

  • работу с клиентами;
  • помощь в ведении соцсетей и формировании личного бренда собственника/компании (или контроль подрядчиков в этом направлении);
  • работу над проектами;
  • ведение переговоров и др.

С чего начать поиск удаленного ассистента?

1) Составьте список того, что хотите делегировать.

Советуем  выписать в отдельную таблицу список задач, которые можно передать. А именно то, что относится скорее к рутине или тактике, нежели к стратегии.

Определив этот перечень, нужно понять, кому эти задачи отдать в работу — перераспределить между имеющимися сотрудниками или же нанять еще одного.

2) Определитесь с графиком ассистента. 

Для этого ответьте на следующие вопросы:

  • Вам важно, чтобы помощник был на связи с утра до вечера?
  • Сколько часов работы в день требуется для решения всех задач?

Кстати, надо понимать, что услуги удаленных ассистентов с доступом 24/7 (ненормированным графиком) стоят дороже, чем услуги тех, чей график строго фиксирован.

3) Определитесь с критериями поиска.

Удаленные ассистенты могут быть новичками в профессии. Это те, кто, к примеру, отучился на профильных курсах, грезит работой в данной сфере, но по специальности пока не имеет большого опыта. Преимущества таких претендентов в том, что у них еще не замылился взгляд и есть четкая цель — стать суперассистентом. К тому же, такие соискатели, как правило, могут чуть «подвинуться» по окладу, потому что для них в приоритете — проявить себя. Таких кандидатов надо адаптировать в компанию и чуть больше обучать.

Удаленные ассистенты также могут быть опытными помощниками. Плюсы таких претендентов в том, что они инициативны, уже отточили свое мастерство, а значит, будут готовы предлагать идеи и лучшие практики для оптимизации вашего рабочего времени. Опытные ассистенты имеют более высокие зарплатные ожидания, что соответствует их багажу знаний и результатам, которые они могут принести.

 4) Создайте портрет вакансии.

Советуем четко описывать вакансию по структуре:

  • Информация о компании (сфера деятельности).
  • График работы.
  • Требования к кандидату (Какой он должен быть? Каким перечнем качеств должен обладать?).
  • Функционал.
  •  Каналы для связи.

Чем более понятно и подробно описана вакансия, тем меньше вопросов она вызовет у соискателей и тем больше откликов вы сможете получить.

5) Выберите каналы поиска. 

Удаленных ассистентов можно искать разными способами: через телеграм-каналы, на сайте фриланса, на специализированных пабликах. Также можно прибегнуть к помощи особых школ, специализирующихся на подготовке таких специалистов. Для предпринимателей — это гарант того, что человек будет полностью подготовлен к работе, ведь на профильных курсах разбирают основные аспекты работы помощника.

Итог

Удаленные ассистенты могут стать невероятной подмогой предпринимателю на пути к повышению его эффективности. Им можно делегировать часть своих задач, что в свою очередь освободит время для фокуса на стратегии развития компании.

Комментарии (0)

Оглавление

Расчетный счет для вашего бизнеса

Открытие счета 0₽Платежи и переводы 0₽До 12 месяцев обслуживания счета для бизнеса бесплатноДо 12 месяцев обслуживания счета для бизнеса бесплатно

Похожие статьи