Свой круг. Деловая трапеза

В данной статье вы найдете практический гайд по организации деловой трапезы и получите ответы на важные вопросы: какой вид трапезы выбрать, как сделать заказ,  какие блюда не стоит заказывать, когда приступать к еде, а в какой момент уместно перейти к обсуждению деловых вопросов?  

Совместная трапеза с древних времен объединяла участников в один круг. Сегодня ее значение в деловом мире по-прежнему играет важную роль в формировании раппорта и преодолении барьеров, дает прекрасную возможность узнать друг друга в неформальной обстановке и в то же время обсудить деловые вопросы.

Для того, чтобы эти встречи проходили продуктивно и помогали решать задачи бизнеса, важно помнить основный принцип делового этикета – ваша забота и предупредительность должны быть направлены на самую важную персону – вашего делового партнера, клиента или руководителя. 

Для обсуждения коротких вопросов и в условиях ограниченных временных ресурсов сделайте выбор в пользу делового завтрака. Этот формат более динамичный и предполагает краткую и конструктивную беседу. 

Бизнес-ланч или обед – это наиболее распространенная форма совместной трапезы в деловой среде, закладывайте на него по времени от часа до двух.  А вот ужин, как основной прием пищи, более продолжительный по времени и расслабленный по ритму. Его следует использовать для особых случаев и партнеров из других городов или стран. 

Определившись с форматом, датами и подобрав несколько вариантов ресторанов, можно смело приглашать делового партнера. Позвольте ему самому выбрать ресторан из предложенных вариантов, предпочтительных по локации, кухне и вкусовым предпочтениям. Это будет небольшим знаком внимания и выражением заботы. Согласовав детали, отправьте финальное письмо, указав формат, дату, время и место. 

Совет: рестораны, которые вы предлагаете должны быть хорошо вам знакомы: месторасположение, интерьер, планировка, меню, обслуживание. Никогда не отправляйтесь с клиентом в ресторан впервые. Посетите его заранее, осмотритесь внутри, найдите столики с лучшим расположением и удобными стульями, познакомьтесь с меню и т.д. Так вы будете чувствовать себя уверенно, и все ваше внимание будет сосредоточено на вашем партнере и цели встречи. Если во время деловой трапезы вы предполагаете использовать электронные девайсы и документы, заказывайте обслуживание в конференц-зале или закрытом зале.

За день до назначенной даты подтвердите детали и с деловым партнером, и с рестораном.

Вы, как приглашающая сторона, должны взять заботу об оплате на себя. Сделайте привычкой решать этот вопрос заранее. Уточните в ресторане, как это можно сделать, попросив включать чаевые. Исключите ситуацию появления чека в конце трапезы.

Забота и предупредительность – залог успеха вашей встречи. Приезжайте в ресторан за 10 минут до назначенного времени. Проверьте, готов ли стол, убедитесь в его удобстве, проверьте и приведите свой внешний вид в порядок.

Ожидайте прибытие гостей в лобби или вестибюле. Встречайте деловых партнеров доброжелательно, следите за своей осанкой и выражением лица. Использование жеста рукопожатия в качестве приветствия – сегодня острая тема. Если до Covid-19 отказ от рукопожатия мог расцениваться грубостью, то сегодня мы должны проявить заботу по отношению к окружающим. По правилам, рукопожатие инициирует важная персона, поэтому, если вы по каким-то соображениям не готовы к нему, предвосхитите повисшую руку вашего партнера в воздухе, сообщите, что соблюдаете предписания и ограничиваетесь вербальным приветствием.  

Когда вы готовы пройти к своему столику, дайте знак метрдотелю (менеджеру зала) и следуйте за ним после вашего партнера. Лучшее место за столом занимает важная персона,  поэтому, планируя деловую трапезу, заранее его определите. Что значит лучшее место: это лучший обзор и максимально закрытая спина от движения персонала и посетителей, удобное комфортное сиденье.  Вы занимаете место напротив. В группах от 3-х человек и более при планировании рассадки запомните один из принципов: чем ниже человек по статусу, тем дальше он занимает место от важной персоны.  

Постарайтесь вести за собой в процессе выбора блюд. Рекомендуйте те блюда, которые в рамках вашего бюджета, и если вы не ограничены только основным блюдом, предложите заказать суп или салат. Главное, заказывайте то же количество позиций, что и ваш партнер. Это опять покажет вас внимательным и предупредительным, а также избавит от ситуации, когда кто-то из вас ест, а кто-то нет.

Откажитесь от заказа малознакомых, сложных блюд и блюд, которые едят руками, например, бургеры, спагетти, борщ, хинкали, пицца и т.д. 

Помните, что вы даете сигнал, когда можно приступать к еде и обсуждению деловых вопросов. Если  вы не договорились об ином, переходите к цели встречи после того, как законичите основное блюдо. Завтрак, как мы отметили, более динамичная трапеза, и можно приступать к деловой беседе, сделав заказ.

Ваши манеры за столом не должны отвлекать от решения бизнес-задач. Отключите все звуки на ваших мобильных устройствах, на столе не должно быть ничего лишнего, уберите все в портфель или дамскую сумочку, расположив их на специальной подставке для этих целей. Выберете правильную громкость голоса. Следите за своей осанкой и жестами в течение всей встречи. 

Итак, собираясь обсудить деловые вопросы во время трапезы, не пренебрегайте подготовкой. Ваша уверенность и конечный результат напрямую зависят от вашей заботы и предупредительности, они снимут напряжение и стресс с участников, и ваш партнер/клиент будет чувствовать себя важным и особенным, что станет основой долгосрочных отношений. А другие ведь нам и не нужны?

Подробнее о хороших манерах за столом и что делать, если что-то пошло не так, расскажем в следующей статье.