Ближе к делу
Команда редакции
Предпринимателю полезно знать среднее количество сотрудников за месяц или год. Эта информация поможет оформить льготы или избежать штрафов при сдаче отчетов. Чтобы ее получить, считают среднесписочную численность сотрудников.
В статье расскажем, чем еще полезен этот показатель и как его рассчитать.
Что такое среднесписочная численность работников и для чего она нужна
Среднесписочная численность — это среднее число работников компании за определенный период. Обычно показатель считают:
- за месяц;
- квартал;
- год.
Вам нужно знать среднесписочную численность, если хотите:
✅ Получать господдержку. Число сотрудников за прошлый год — это один из критериев для включения в реестр МСП. Предприниматели и компании, которые включены в реестр, пользуются множеством льгот:
- применяют специальные налоговые режимы;
- получают гранты и льготные кредиты;
- берут налоговые каникулы;
- снижают страховые взносы;
- бесплатно консультируются в центрах поддержки бизнеса.
К малому бизнесу относятся компании и ИП со среднесписочной численностью до 100 человек (ст. 4 ФЗ № 209-ФЗ).
✅ Подавать отчетность без ошибок. Некоторые отчеты нужно сдавать только электронно, а другие — только в бумажном виде. Иногда это зависит от числа работников за период. Если нарушить требование, можно получить штраф.
Так, форма ЕФС-1 для Социального фонда России сдается электронно, если численность работников больше 10 (ст. 8 ФЗ 27-ФЗ). Если же сдать печатную форму, ведомство назначит штраф 1000 рублей (ст. 17 ФЗ 27-ФЗ).
✅ Принимать точные решения.Если вы ставите конкретные цели в бизнесе, средняя численность подскажет, как их достичь. Допустим, насколько нужно увеличить штат, чтобы получать на 20% больше выручки.
Пример
Среднее число работников клинингового агентства «Блеск» — 14,5 за год. Выручка компании — 30 млн рублей. Это значит, что каждый сотрудник принес компании 2,07 млн рублей за год.
Чтобы увеличить выручку до 40 млн рублей, на следующий год нужно нанять еще пятерых сотрудников (10 ÷ 2,07 = 4,83).
Важно.Показатель может быть дробным. Число округляют до 2 знаков после запятой.
Если сделать такой расчет не по среднему числу сотрудников за год, а по их числу на конкретную дату, то выводы будут неточными. Они только запутают руководителя и не помогут достичь планов.
Пример
Допустим, 31 декабря в агентстве «Блеск» работало только 9 человек. Тогда при расчете выходит, что для нового плана директору достаточно нанять всего троих человек (10 ÷ 3,33 = 3).
Как найти среднесписочную численность
В расчете учитывают не всех сотрудников компании. Также различаются формулы расчета за месяц и за год. Поэтому определите:
- кого вам нужно исключить из расчета;
- за какой период вы хотите узнать численность.
Какие сотрудники не учитываются при расчете
Список сотрудников, которых не нужно считать, есть в ст. 17 и 18 Приказа Росстата от 16.12.2024 N 647. Из категорий, которые часто встречаются, это:
- сотрудники других компаний, которых приняли по совместительству;
- работники, с которыми вы сотрудничаете по договорам ГПХ;
- собственники, если они не получают зарплату;
- работающие студенты, которые взяли отпуск без содержания;
- женщины в декретном отпуске.
Как рассчитать показатель за месяц
Порядок расчета есть в ст. 16 Приказа Росстата № 647.
Среднее число сотрудников за один месяц ищут следующим образом:
Чтобы правильно посчитать показатель:
- Возьмите табельное число работников за каждый день.
- Приравняйте число работников в нерабочие дни к их числу в последний рабочий день. Например, для субботы и воскресенья берите данные за пятницу.
- При расчете показателя за выходные не учитывайте работников, которые уволились в последний рабочий день. Например, если сотрудник уволился в пятницу, в расчет за субботу он не пойдет.
Пример
Бухгалтер ООО «Магнит» считает среднее число работников за июль 2025 года. По данным табеля и приказов:
- с 1 по 14 июля в компании числилось 4 сотрудника;
- 15 июля менеджер Екатерина ушла в декрет, и 6 дней было 3 сотрудника;
- 21 июля на место Екатерины оформили Семена, до конца месяца в команде снова было 4 человека.
Расчет показателя: (14*4 + 6*3 + 11*4) ÷ 31 = 3,81
Как рассчитать показатель за год
Формула расчета среднесписочной численности за год выглядит так:
Среднее число работников всегда делится на 12 месяцев, даже если компания открылась ближе к концу года.
Пример
ООО «Меркурий» начало работу 1 ноября 2024 года. Среднесписочная численность за ноябрь — 5 человек, за декабрь — 6,5 человек. Значит, показатель за год составит: (5 + 6,5) ÷ 12 = 0,96.
Как учитывать работников на неполном рабочем дне
Если в компании есть сотрудник, который работает неполный рабочий день, это влияет на расчет. Таких работников учитывают пропорционально тому времени, которое они отработали.
Это нужно сделать по следующей схеме:
1. Найдите число отработанных дней сотрудником. Для этого разделите его рабочие часы за месяц на продолжительность рабочего дня. Продолжительность возьмите из таблицы:
| Длительность рабочей недели | Количество рабочих часов в день |
| 40-часовая (5 дней) | 8 часов |
| 40-часовая (6 дней) | 6,67 часа |
| 36-часовая (5 дней) | 7,2 часа |
| 36-часовая (6 дней) | 6 часов |
| 24-часовая (5 дней) | 4,8 часа |
| 24-часовая (6 дней) | 4 часа |
2. Найдите среднее число работников неполного дня. Для этого разделите значение из пункта 1 на количество дней в месяце.
Пример
В ООО «Симфония» большинство сотрудников работает 40-часовую неделю и 5 рабочих дней, а буфетчик работает с 12-00 до 16-00. В июле 2025 года по табелю буфетчик отработал 92 часа.
1. Число рабочих дней буфетчика: 92 ÷ 8 = 11,5;
2. Средняя численность: 11,5 ÷ 31 = 0,37.
Это значит, что буфетчика нужно учесть в показателе не как единицу, а пропорционально тому времени, которое он работал — 0,37.
Если в компании есть несколько сотрудников с неполным рабочим днем, удобнее считать показатель по всем работникам в человеко-часах.
☝🏼 Это интересно Что такое человеко-часы и как их правильно рассчитать
Как и когда сдавать данные о среднесписочной численности
Отдельного отчета по показателю нет. Среднее число работников указывается:
- в форме П-4 для Росстата (Приказ № 647);
- при расчете страховых взносов (РСВ) для налоговой службы (Приказ N ЕД-7-11/739@);
- в разделе 2 формы ЕФС-1 для Соцфонда России (Приказ СФР N 2281).
Как правильно сдавать отчеты и когда это делать, смотрите в таблице.
| | Форма П-4 | Отчетность по страховым взносам | Форма ЕФС-1 с разделом о взносах на травматизм |
| Кто подает | ● Коммерческие и некоммерческие организации; ● филиалы иностранных компаний. Исключение: организации, у которых меньше 15 сотрудников и годовой оборот до 800 тыс. рублей. | ● Организации; ● индивидуальные предприниматели. Исключение: бизнес на АУСН. | ● Организации; ● индивидуальные предприниматели. Исключение: бизнес на АУСН. |
| Куда и как подавать | В территориальное отделение Росстата только электронно Список отделений естьна сайте Росстата. | Если сотрудников больше 10, только электронно черезличный кабинет ФНС. Если сотрудников 10 и меньше, через личный кабинет или территориальное отделение ФНС в печатной форме. Список отделений естьна сайте ФНС. | Если сотрудников больше 10, только электроннона сайте СФР. Если сотрудников 10 и меньше, на сайте СФР или через территориальное отделение в печатной форме. Список отделений естьна сайте СФР. |
| Когда подавать | С 1-го по 15-е число после завершения месяца, квартала или года. Как определить отчетный период, читайте встатье 3Приказа Росстата № 647. | Ежеквартально до 25 числа следующего месяца. | Ежеквартально до 25 числа следующего месяца. |
| Где взять актуальную форму | В Приказе Росстата № 647 | На сайте налоговой службы | На сайте Соцфонда России |
| Что будет, если нарушить сроки | ● Штраф для руководителя: 10–20 тыс. рублей; ● штраф для компании: 20–70 тыс. рублей (ст. 13.19 КоАП РФ). | ●Предупреждение; ● штраф для руководителя: 300–500 рублей (ст. 15.5КоАП РФ). | Штраф для руководителя: 300–500 рублей (ст. 15.33.2КоАП РФ) |
5 ошибок при работе со среднесписочной численностью
Собрали пять ситуаций, с которыми предприниматели путаются чаще всего. Читайте, чтобы не повторять чужих ошибок и сдавать отчеты правильно.
❌ Ошибка 1. Не подавать сведения, если сотрудников нет.
✅ Как правильно. Даже если наемных работников нет, ставьте «ноль» в графу среднесписочной численности. И обязательно отправляйте отчетность по страховым взносам и форму ЕФС-1.
❌ Ошибка 2.Путать среднесписочную численность со списочной.
✅ Как правильно. Запомните главное отличие: среднесписочная численность считается за период, а списочная — на конкретную дату. Также при расчете берутся разные категории работников. Подробнее смотрите в ст. 17 и 18 Приказа Росстата от 16.12.2024 N 647.
❌ Ошибка 3. Считать среднюю численность за год с месяца регистрации компании.
✅ Как правильно. Даже если компания работает с декабря, для расчета включайте все месяцы года. То есть, когда считаете среднюю численность за год, всегда делите на 12.
❌ Ошибка 4.Не учитывать женщин, которые получают пособие по уходу за ребенком.
✅ Как правильно. Сотрудницу в декрете учитывать не нужно. Но если она вышла на неполный рабочий день или работает удаленно, — ситуация меняется. Включайте ее при расчете, даже если она продолжает получать пособие по уходу за ребенком.
❌ Ошибка 5. Учитывать рабочие дни, а не календарные.
✅ Как правильно.Всегда включайте при расчете выходные и праздники. То есть делите численность на количество дней по календарю — 31, 30, 29 или 28.
Коротко
- Среднесписочная численность — это среднее число сотрудников, которые работали в компании или у ИП за период. Этот показатель — один из критериев включения в реестр СМП. Еще его используют, чтобы правильно сдать отчетность и планировать результаты работы.
- Не все сотрудники учитываются при расчете. Так, не нужно учитывать внешних совместителей, владельцев компании и женщин в декрете.
- Чтобы рассчитать среднее число сотрудников, нужно сложить табельное количество работников за каждый день, а затем разделить сумму на количество дней в месяце. По году все показатели за месяц делятся на 12. Работники на неполном рабочем дне учитываются пропорционально рабочему времени.
- Данные о средней численности работников подаются разным ведомствам. Например, Соцфонду РФ по форме ЕФС-1, налоговой службе при расчете соцвзносов, Росстату по форме П-4. Если нарушить сроки, можно получить штраф.