Пять шагов к идеальному пресс-туру

Когда происходит то или иное событие, будь то концерт, деловое мероприятие, презентация товара, часто возникает потребность в его освещении. И хорошо, если мероприятие проводится где-то в удобном месте с парковкой и полной инфраструктурой, и интересующая пресса может без труда посетить событие. А если это мероприятие проводится в регионе или вообще за пределами страны, то как быть с информационным освещением и приглашением журналистов? Выход один — организовать пресс-тур. 

За мою почти 20-летнюю практику  были разные задачи, организованы десятки пресс-туров по России и за рубежом. И даже было несколько пресс-туров, в рамках которых журналисты вместе с организаторами проезжали до 7000 километров. Какие же они — основные правила идеального пресс-тура? 

Начнем с того, что пресс-тур — это цельное мероприятие, и его важно правильно подготовить, прежде чем непосредственно проводить. Это значит, что надо подумать над целями и задачами, которые могут стоять перед работой с журналистами на мероприятии. Если посетить завод одним днем — это одна история, а если проехать 7000 километров и выдавать ежедневно материал — совсем другая. И под оба варианта развития событий надо просчитать множество моментов. 

Продумываем общую концепцию мероприятия, прописываем, сколько и каких журналистов планируем звать, какой контент они будут набирать (снимать статично, или может быть нужно будет куда-то переезжать, или это будет обзорная экскурсия). Вариантов концепций пресс-тура масса и Вам нужно будет выбрать свой, вокруг которого выстраивать все дальнейшие действия. Важно, чтобы у всего пресс-тура была главная концептуальная идея, вокруг которой уже будут строиться все дополнительные активности и события.

Продумываем тайминги и то, чем мы хотим поделиться с журналистами, какую картинку они должны получить, какие фото и видеоматериалы снять, с какими официальными лицами успеть пообщаться и получить комментарий. Исходя из этого, прописываем общий сценарий мероприятия. Он должен быть интересен с информационной точки зрения, так как банальные и надоевшие всем презентации по сотому кругу точно не привлекут внимание прессы, и в такие пресс-туры журналистов будет сложно пригласить. Чем подробнее будет подготовлена программа, тем лучше. Она должна включать, в том числе и предполагаемые даты выезда журналистов и возвращения, чтобы редакции могли заранее планировать командировку и знать, в какие даты сотрудника/съемочной группы запланировано отсутствие в редакции. Можно еще включить в программу экскурсии в интересные места или другие внерабочие активности — это повысит ценность  в глазах журналистов, ведь все мы живем не только работой, поэтому должно быть время для отдыха и дополнительных эмоций.

Сформировать пресс-пул недостаточно, надо еще и пригласить вовремя всю желаемую прессу. Приглашение и сроки этих самых приглашений должны быть не позднее, чем за 10 рабочих дней до мероприятия: чтобы успеть и определиться с группой,  понять в каком составе журналисты приедут к Вам и успеть решить форс-мажоры. Да, безусловно, ситуации бывают разные, но приглашать прессу в последний момент, не давая никаких возможностей для маневров — не самая лучшая стратегия, так как будет казаться, что пригласили “за компанию” и в последний момент, чтобы просто набить пресс-пул. Плюс возникает риск, что интересующее Вас СМИ уже просто расписало все выезды и свободных журналистов, которых можно направить к Вам, у редакции сейчас нет. 

Это очень важный момент, которому надо уделить максимум внимания. Потому что правильно выстроенная логистика, расселение приглашенных журналистов и выстраивание перемещений приглашенной прессы в зависимости от закрываемых ими задач — залог успешных материалов и качественной отработки информационного повода. Для печатной прессы может быть программа, сильно  отличающаяся от телевизионных съемочных групп и фотожурналистов, так как график выхода материала и оперативность выдачи разная, да и требования к мобильности тоже. Создание удобных перелетов с учетом особенностей перевозимой техники, забота о том, чтобы представители СМИ чувствовали себя максимально комфортно во время  пресс-тура в отеле и при перемещениях по локациям позволят расположить представителей СМИ к Вам и хорошо отработать проводимое Вами мероприятие. 

Как-то в 2018 году я организовывала пресс-тур на крупное международное мероприятие Международная  Ассамблея FIA, которое проходило в Санкт-Петербурге. Там было множество делегаций из разных стран, много федеральной прессы, и часть журналистов мы везли из Москвы. Недельное мероприятие было с очень насыщенной программой, и иногда нужно было оперативно перемещаться между событиями, чтобы подснять и торжественный выстрел из пушки в Петропавловской крепости, и на пресс-конференцию успеть, и на встречи и на красную ковровую дорожку торжественной церемонии. Так как все журналисты нашего пресс-тура прилетали в разное время, то мы выстраивали логистику так, чтобы наши помощники — транспортная компания, оперативно забирали всех журналистов из аэропортов и вокзалов, вовремя доставляли на все значимые мероприятия, рестораны, пресс-холлы. Пресса в итоге осталась очень довольна, и журналистам понравилось то, насколько удобен и продуман был пресс-тур. 

Помимо упомянутых выше общих вопросов с расселением, логистикой, концепцией пресс-тура, нужно уделить внимание питанию, ведь сытые журналисты — довольные журналисты. А если Вы еще сможете учесть личные предпочтения каждого участника группы, то наверняка приобретете доброе расположение журналистов. Внимание к деталям и искреннее стремление не просто привезти и заставить прессу выдать материалы в нужном Вам ключе, а заинтересовать их в работе, создать условия для того, чтобы все чувствовали себя действительно в гостях, наверняка сыграют Вам на руку. Ведь, как и  везде, налаживание правильных коммуникаций в будущем сможет помочь Вам решить не один вопрос на работе, а среди журналистов будут не просто партнеры, а друзья. 

Конечно, бывают и курьезные случаи. Один раз на одном из этапов Чемпионата России по ралли-рейдам, где я работала в пресс-службе, журналист так увлекся съемкой соревнования, что закрепленная за его группой машина просто забыла его в степи. Конечно, потом мы нашли способ, как и на чем его забрать и вывезти к цивилизации, и он был благодарен за решение вопроса. Но и такое тоже бывает. 

Подводя итоги, хочется сказать, что собрать хороший пресс-пул и качественно организовать пресс-тур — практически точная наука. Как везде, дьявол кроется в деталях. И чем внимательнее Вы будете к приглашенным представителям СМИ, тем лучше. Да, конечно, и к подбору пресс-пула надо подходить осознанно, и иногда в него по нелепой случайности попадают те, кто фактически числится в «мертвых» медиа, и от них публикаций Вы конечно же не получите. В целом при любом бюджете можно качественно отработать информационный повод и организовать пресс-тур, главное помнить, что Вы приглашаете журналистов к себе в гости, поэтому надо действовать как радушный хозяин, тогда и все участники пресс-пула будут довольны, а материалы будут прекрасны. Как бонус — приятные и теплые отношения с журналистами и продюсерами и дальше будут работать только во благо  Вашей деятельности. 

^{Источник изображения: Freepik}