Отчетность в отделе продаж: правила составления

Мало кто сомневается в том, как важна правильно составленная отчетность в отделе продаж. При этом можно с уверенностью утверждать, что не существует универсальной отчетности, которая подойдет всем компаниям, но есть принципы, по которым необходимо эту отчетность формировать. Я хочу рассказать об основных из них, а также показать примеры готовых отчетов. Сразу скажу, что это не исчерпывающий список, а именно база, с которой необходимо начинать и которая должна быть обязательно, если вы занимаетесь В2В-продажами.

Итак, отчетность в отделе продаж делится на три части:

Каждый вид отчетности фокусирует внимание руководителя на разных элементах работы отдела продаж. Все эти элементы важны, и с ними нужно уметь правильно работать. 

Этот вид отчетности фокусирует внимание руководителя на ежедневных ключевых действиях команды продаж, то есть на шагах, которые необходимы команде продаж для заключения сделки.

Если вы занимаетесь В2В-продажами, то такими ключевыми действиями являются:

Для того, чтобы руководитель отдела продаж понимал, насколько активно его команда движется к цели, ему необходимо выполнить простейшие расчеты.

Далее необходимо определить конверсию из звонка во встречу, затем из встречи в коммерческое предложение и из КП в сделку. Предположим, конверсия из звонка во встречу составляет 30%, из встречи в КП — 50%, а из КП в сделку — 30%. В итоге, мы можем рассчитать нормативы, то есть определить, сколько необходимо совершать звонков, проводить встреч и выставлять КП ежедневно, чтобы совершить желаемый объем продаж.

В нашем примере мы получим 40 звонков в день, 12 встреч и 6 выставленных коммерческих предложений. 

Зная нормативы, руководитель отдела продаж может ежедневно отслеживать факт их выполнения. Для этого достаточно вести расчетную таблицу:

Таким образом можно проактивно управлять процессом продаж. Если команда на ежедневной основе отклоняется от нормативов, это станет сигналом о том, что выполнение плана продаж под угрозой и нужно срочно вносить изменения в работу отдела. 

Еженедельная отчетность помогает отслеживать прогноз продаж — определенный вид анализа сделок, которые находятся в воронке продаж. На основе прогноза выдвигается предположение, какой объем продаж ожидает компанию в ближайшие 2-3 месяца.

Вот так может выглядеть таблица для ведения прогноза продаж:

Таким образом, если мы учтем все сделки в воронке продаж на всех этапах и умножим сумму сделки на соответствующую ее этапу вероятность, мы получим такой показатель, как взвешенная сумма. Это и есть наш прогноз продаж.

На ежемесячной основе необходимо обязательно вести отчет «План/Факт». Он позволяет подвести итоги месяца. Вот как выглядит данный отчет: 

Регулярно ведя такой отчет, вы будете накапливать статистику, к которой всегда будет полезно вернуться. В том числе, этот отчет поможет вам при планировании продаж будущих периодов. Также по результатам такого отчета рассчитывается зарплата команды продаж. 

Итак, мы разобрали основные вопросы по работе с отчетностью в отделе продаж. Если вы будете использовать эти отчеты в вашей компании, вы сможете значительно повысить эффективность управления продажами и, как следствие, увеличить объем продаж.