Организационная структура предприятия: как выбрать оптимальную

Что такое организационная структура 

Организационная структура компании — это способ распределить обязанности и ответственность внутри коллектива. 

Пример: в небольшой кулинарии есть несколько сотрудников, которые отвечают за разные направления:

• повар готовит еду, следит за сроками годности продуктов, чистотой на кухне, соблюдением рецептуры и санитарных норм;
• бухгалтер отвечает за деньги, налоги, выплату зарплат;
• маркетолог отвечает за рекламу, продвижение, ведение социальных сетей, проведение промоакций;
• владелец занимает закупками и развитием бизнеса.

Даже если вы работаете один, вам все равно нужна структура, только все роли выполнять нужно самому. Чтобы не было ошибок и хаоса в бизнесе, расписывайте все задачи. Так появится четкое расписание, внутри которого вы будете легко менять роли и быстро переключаться. Например:

Когда у вас появится помощник, пропишите ему четкий пул задач. Это поможет сразу строить структуру и быстрее масштабироваться. Например, вы наняли смм-специалиста для ведения соцсетей. В его задачи входит:

• составление стратегии продвижения;
• создание контента: написание постов, съемка фото и видео;
• ответы на комментарии и сообщения в группе.

Если вы будете сами иногда писать посты, а специалиста просить еще отвечать на отзывы в онлайн-картах, то структура сломается, начнется сумбурная работа, стихийные решения, ошибки и, как следствие, бизнес станет терять прибыль.

Малому бизнесу вначале достаточно составить список задач и зафиксировать имена ответственных людей. Начать можно с таблицы или листа в блокноте.

Если хотите лучше разобраться в сложной теме организационной структуры организации, управлении бизнесом, рекомендуем почитать: Сандермоен Ш. «Организационная структура: Реализация стратегии на практике», Русецкая О. В., Трофимова Л. А., Песоцкая Е. В. «Теория организации». В статье расскажем основные пункты и дадим общее представление.

☝🏼 Это интересно
Управление бизнес-процессами: что это и как улучшить работу компании

Как помогает внедрение организационной структуры

Внедрение структуру в работу бизнеса поможет:

1. Снять нагрузку с владельца. Когда все решения проходят через одного человека, он постоянно занят и не успевает развивать бизнес. Четкая структура распределяет задачи между сотрудниками и позволяет делегировать работу, освобождая время руководителя.

☝🏼  Это интересно
Ошибки, которые мешают руководителям делегировать задачи

2. Избежать ошибок. Клиентам не перезвонили, заказ не доставили, пост не вышел — такие ситуации возникают, если нет ответственного. Когда каждый процесс закреплен за конкретным человеком, количество ошибок снижается, а работа становится предсказуемой.
3. Подготовиться к росту. Без структуры сложнее масштабировать бизнес. Организационная структура компании фиксирует роли, процессы и ответственность, поэтому новые сотрудники сразу понимают, кто за что отвечает. Это позволяет владельцу не контролировать каждое действие новичков, ускоряет обучение.
4. Сделать бизнес управляемым. Оргструктура компании собирает все процессы и задачи в одну систему. Владелец сразу видит проблемные места, процессы, которые требуют внимания, и точки для улучшения. 

Виды организационных структур

Рассмотрим основные типы организационной структуры и примеры их применения в малом бизнесе.

Для малого бизнеса нет необходимости раз и навсегда выбирать модель. Часто компании проходят путь: плоская → функциональная → проектная. Главное, чтобы организационная структура компании помогала решать текущие задачи.

Плоская 

Самый простой вариант: все сотрудники напрямую подчиняются владельцу. Решения принимаются быстро, потому что не нужно передавать информацию по цепочке через нескольких работников. Но со временем владелец перегружается: подрядчики ждут его одобрения даже в мелочах. Подходит, если команда небольшая (2—3 человека) и руководитель готов вовлекаться во все процессы.

Пример: кофейня, где напитки готовят только навынос. Бариста сам делает кофе и закупает продукты, по любым вопросам идет к владельцу. Пока клиентов мало — это работает. Владелец не выходит из кофейни, потому что принимает решение по всем задачам: выплата зарплаты, вызов мастера по починке кофемашины, решение конфликта с посетителем, оплата закупок. Чем больше клиентов у кофейни, тем больше таких задач будет, поэтому владелец кофейни не сможет заняться масштабированием или спокойно уехать в отпуск.

Функциональная 

Задачи закрепляются за сотрудниками по функциям: продажи, производство, финансы. Владелец взаимодействует только с ответственными за направления, снимая с себя часть нагрузки. Подходит, если команда растет и нужны ответственные за продажи, производство и финансы. Вы управляете только ими, а они — своими направлениями. Например, структуру можно внедрить в автосервис, магазин одежды или строительную компанию.

Пример: мастерская мебели. Работа разделена между отделами. Менеджеры относятся к отделу продаж: берут заказы и общаются с клиентами, сами решают конфликтные ситуации, ведут таблицу с продажами. Их работу контролирует руководитель отдела. Мастера работают в отделе производства: отвечают за процесс изготовления мебели, следят, за состояние оборудования, наличием материалов, чистотой в цехе. Если что-то нужно докупить или возникают проблемы, линейные сотрудники обращаются к руководителям отделов. 

Процессная 

Работа строится вокруг последовательности шагов, например, заявка, производство, доставка, оплата. Каждый сотрудник или отдел (если компания большая) отвечает только за свой этап, поэтому, если что-то идет не так, сразу понятно, кто несет ответственность. Но если в каком-то из отделов произошел сбой, производство остановится. Подойдет для бизнесов, который работает с потоком заказов: доставка еды, производство типовой одежды и т.д.

Пример: мини-пекарня, работающая навынос. Оператор-кассир принимает заказы, обслуживает покупателей в зале, пекарь готовит булочки, упаковывает их в коробки, курьер доставляет заказы. Если доставщик заболеет, цепочка порвется: покупатели не смогут получить заказы. Этот риск надо учитывать: в таком случае задачу придется взять на себя владельцу, попросить выполнить ее другого сотрудника за дополнительную плату или нанять курьера разово через сторонние сервисы доставки.

Проектная

Команда формируется под каждого клиента или заказ. Как только проект завершается, сотрудники расходятся по другим задачам или ждут нового заказа. Это удобно для бизнеса, который работает по индивидуальным запросам: создание сайтов, настройка CRM, организация мероприятий.

Пример: маркетинговое агентство. К владельцу обращается заказчик с запросом на продвижение аккаунта во ВК. Руководитель проводит переговоры, собирает бриф, ставит задачи команде, контролирует работу. В больших командах — делегирует общение с заказчиками менеджерам проектов и идет искать новых клиентов. Менеджер формирует команду: копирайтер пишет тексты, SMM-специалист планирует публикации, дизайнер делает визуал. Все они работают вместе, пока длится проект. Когда цель достигнута и контракт закрыт, команда распадается: копирайтер уходит на другой заказ, дизайнер переключается на фриланс.

Матричная 

Эта модель объединяет функциональный и проектный подходы. У сотрудника появляется сразу два руководителя: один — по его основной роли (функции), второй — по конкретному проекту. Это удобно, когда бизнес работает и с разовыми заказами, и с регулярными процессами.

Пример: небольшое агентство по организации праздников. В штате пять человек: администратор, маркетолог, дизайнер, звукорежиссер, ведущий. У дизайнера есть основной руководитель — маркетолог, под чьим началом он делает фирменные афиши, оформление для социальных сетей и рекламные баннеры. Но когда агентство берется за проект, например, свадьбу, дизайнер на время переходит под руководство менеджера мероприятия. Там он делает пригласительные, фотозону, оформление зала. Получается, что у одного сотрудника есть два центра управления: регулярные задачи выдаются и контролируются маркетологом, а временные проекты — менеджером мероприятия.

Как внедрить организационную структуру в ваш бизнес

Разберем по шагам, как создать схему организационной структуры и внедрить ее в ваш бизнес.

Шаг 1. Зафиксируйте всех участников и их роли

Начните с того, чтобы записать всех людей, которые участвуют в работе компании. Это собственник, штатные сотрудники, постоянные фрилансеры, подрядчики. Создайте таблицу с колонками: 

• Имя: ФИО сотрудника, который отвечает за процесс.
• Роль или должность этого человека.
• Основные задачи: краткое описание процессов, за которые ответственен сотрудник. Например, прием заказов, ответы в мессенджере, подготовка продукции
• Контакт: ник в телеграм, номер телефона — то, что поможет быстро связаться.
• Часы или смены: примерное время, которое человек тратит на работу в неделю.
• Примечания: важные дополнения, которые не подходят для предыдущих колонок.

Пример оформления таблицы можно посмотреть по ссылке.

Шаг 2. Опишите процессы работы

Возьмите лист бумаги или создайте отдельную вкладку в таблице и запишите все процессы, которые выполняются в бизнесе. 

В колонке «Процесс» напишите название действия. В «Описании» подробно распишите шаги, который выполняет сотрудник на каждом этапе.

Шаг 3. Определите KPI (показатели эффективности)
Для каждого процесса выберите один-два критерия, по которым вы будете понимать, что все идет правильно. Например, для приема заказов — время ответа на заявку не более 4 часов, для доставки — процент доставленных заказов вовремя минимум 95%, для материалов — наличие запасов на неделю. В таблице создайте колонки: 

• Процесс: название действия.
• Ответственный: имя человека, отвечающего за процесс.
• Критерий качества: показатель, который нужно отслеживать, чтобы контролировать качество.
• Как проверяем: метод контроля, например, отчет в чат, фото в CRM.
• Частота проверки: как часто проверяется — ежедневно, еженедельно, раз в месяц.

☝🏼 Это интересно
​​Система KPI для сотрудников

Шаг 4. Выберите модель организационной структуры

Сейчас у вас есть список участников, процессы и KPI. На этом этапе выбирайте модель организационной структуры управления, которая лучше всего подходит текущему бизнесу.

Шаг 5. Сделайте чек-листы для повторяющихся задач
Откройте текстовый редактор (например, Word на компьютере или Гугл.Документы онлайн) и создайте короткие списки действий для правильного выполнения задач. Например, оформление заказа, выход товара на доставку, закрытие кассы. Чек-лист должен состоять из 5–8 понятных шагов. В конце каждого чек-листа укажите способ отметки выполнения: поставить галочку в таблице, отправить фото или написать «Готово» в чате. Сохраните чек-листы в общей папке и дайте доступ всем сотрудникам.

👉 Чек-лист «Прием заказов по телефону» (доставка еды)

• Принять звонок или сообщение, поприветствовать клиента.
• Спросить детали заказа: названия блюд, количество, пожелания.
• Предложить дополнительно: напитки, приборы.
• Проверить наличие всех позиций на складе или на кухне.
• Провести заказ через кассу.
• Назначить время приготовления и доставки.
• Подтвердить заказ клиенту, сообщить время получения.
• Отметить выполнение: отправить «Новый заказ» в чат.

Шаг 6. Проведите встречу с командой

На общем собрании поясните, кто за что отвечает, какие есть критерии качества и как проверяется выполнение. Проговорите правила принятия решений в ситуациях, которые связаны с тратой денег компании. Записывайте это в таблицу из шага 1, создав колонку «Права». Например: «может самостоятельно списывать материалы до 500 рублей» или «вопросы скидок — согласование с владельцем». После встречи каждый получает обновленную таблицу и подтверждает понимание в чате.

Шаг 7. Обучение и передача задач

Перед тем как передать задачу, выполните ее вместе с сотрудником. Вы показываете, как делать по чек-листу, сотрудник повторяет под вашим наблюдением, затем делает самостоятельно и присылает результат. Для сложных действий используйте короткие видео или запись экрана.

Шаг 8. Запустите пробный период

Запустите структуру на 2–4 недели. Каждый вечер записывайте или просите ответственных за каждый процесс фиксировать три пункта: что не сработало, почему и как можно исправить. В ходе тестирования вносите корректировки в таблицу и уведомляйте о них работников.

Шаг 9. Ревизия и корректировка

Проверьте, как новая структура организации работает на практике.

Через 1 месяц:

• Оцените: снизилось ли количество ситуаций, где вам пришлось срочно вмешаться?
• Проанализируйте: стали ли сотрудники делать меньше ошибок в своих зонах ответственности?
• Зафиксируйте: внесите все замеченные улучшения и проблемы в свою таблицу процессов. Обновите чек-листы и инструкции, исходя из нового опыта.

Через 3 месяца (квартал) проведите глубокий аудит:

• Проверьте актуальность: все еще подходит ли выбранная модель организационной структуры? Может, бизнес вырос и нужна другая?
• Подумайте об аутсорсе: появились ли задачи, которые дешевле или эффективнее отдать на аутсорс (бухгалтерия, IT-поддержка, маркетинг)?
• Расширьте полномочия: можно ли дать самым результативным сотрудникам больше самостоятельности в принятии решений? Это разгрузит вас еще сильнее.

Главное

• Организационная структура предприятия поможет освободить время для развития бизнеса: с ее помощью можно делегировать задачи и не бояться, что будет тяжело найти ответственного в случае ошибки.
• Выбирайте модель структуры исходя из целей бизнеса. Плоская ускоряет решения, функциональная разгружает владельца, процессная помогает контролировать регулярные задачи, проектная — управлять разовыми проектами. Виды организационной структуры можно менять постепенно по мере роста бизнеса.
• Чек-листы и визуальные схемы снижают ошибки. Они нужны не для отчетности, а для того, чтобы любой сотрудник или подрядчик понимал, как действовать без постоянного вмешательства владельца.
• Ключ к делегированию — контроль на первых этапах. Показал задачу, сделал вместе, проверил результат. После нескольких повторений сотрудник может действовать самостоятельно, а вы экономите время.

• Регулярная ревизия процессов выявляет проблемные места и лишние шаги. Раз в месяц анализируйте эффективность, корректируйте роли и обновляйте чек-листы.