Оплата самозанятому от юридического лица: доступные способы

Какие документы нужны перед оплатой самозанятому

До перевода денег компания или ИП оформляет с самозанятым документы, которые подтверждают, за что именно платит заказчик и на каких условиях работают стороны.

Договор

Сделки между компанией или ИП и самозанятым можно оформлять устно или письменно. Устная форма допустима, если услугу оказывают и оплачивают сразу, в момент сделки (ст. 159 ГК РФ).

Пример. Компании срочно нужны 50 флаеров. Самозанятый дизайнер сверстал макет, распечатал, привез в офис. Бухгалтер сразу заплатила ему и получила чек. Договор не заключали, сделку завершили в момент оплаты.

Письменный договор обязателен во всех остальных случаях. Например, если:

• работа занимает несколько дней или недель;
• платят не сразу после выполнения, а позже;
• есть предоплата или поэтапная оплата.

Пример. Самозанятый программист пишет код для сайта. Работа займет три месяца, платят частями. Компания заключила с исполнителем письменный договор, чтобы зафиксировать сроки, этапы и ответственность сторон.

Как составить договор. Достаточно простой письменной формы (ст. 161 ГК РФ). Стороны составляют один документ, подписывают его, и после этого он вступает в силу.

Пропишите в нем условия сотрудничества:

• какие услуги оказывает человек;
• стоимость и сроки работы;
• способ оплаты самозанятому;
• ответственность сторон, в том числе обязанность самозанятого предоставить чек.

📌 Не используйте формулировки из трудового договора: «работает по графику», «выплачивается зарплата», «аванс», «премия». Если налоговая увидит такие пункты, может решить, что вы оформили штатного сотрудника как самозанятого, и доначислить 13% НДФЛ, 30% взносов и пени. А также выписать штрафы:

• 20–40% от неуплаченной суммы взносов (ст. 122 НК РФ);
• 20% от неуплаченной суммы НДФЛ (ст. 123 НК РФ);
• до 100 000 ₽ за подмену трудовых отношений при первичном нарушении (ст. 5.27 КоАП РФ).

Если вы планируете работать с самозанятым регулярно, можно заключить рамочный договор: он бессрочный или долгосрочный. С ним не придется подписывать новый договор перед каждой задачей. Конкретные услуги, сроки и стоимость фиксируйте в приложениях.

Как составить приложение. Его оформляют отдельно. В шапке сошлитесь на основной документ: номер и дату. Например, «Приложение № 1 к договору № 5 от 10.03.2026».

В приложении пропишите детали конкретной задачи:

• четкое наименование работы: например, «Написать статью на тему...»;
• требования к результату: объем, формат и другое;
• срок выполнения;
• стоимость.

Внизу приложения сделайте блок для подписей: вашей и исполнителя. Их ставят до начала выполнения работы.

Счет

Это документ с реквизитами для оплаты самозанятому. Он необязателен, но может быть удобен, если исполнителей много. С ним не придется каждый раз вручную уточнять данные для перевода, снизится риск ошибок.

Счет выставляет исполнитель. В договоре можно прописать, что он обязан делать это перед оплатой.

Сформировать документ удобно через «Мой налог». При выставлении счета самозанятый выбирает способ оплаты. Попросите его указать тот, который необходим вам. Подробнее расскажем в следующей главе.

📌 Счет не заменяет чек. Даже если самозанятый выставил счет, после получения денег он все равно обязан сформировать чек и отправить вам.

Акт оказания услуг или выполнения работ

Подтверждает, что самозанятый выполнил работу, а заказчик ее принял. Это необязательный документ, но он помогает избежать споров. 

Пример. Самозанятый сдал работу, стороны подписали акт с фиксированной стоимостью. Спустя месяц исполнитель предложил пересмотреть цену, сославшись на то, что работы было больше, чем планировали. 

Акт с подписью самозанятого помог заказчику подтвердить, что на момент сдачи работы согласовали именно эту сумму и претензий к объему не было. Спор решился без суда.

Как составить акт. Унифицированной формы нет, документ подготавливают в свободном виде. Обычно в нем указывают:

• дату и номер документа;
• данные заказчика и самозанятого;
• перечень выполненных работ или услуг;
• стоимость;
• информацию о том, что заказчик принял результат без претензий;
• подписи сторон.

Какие есть способы оплаты самозанятому

Способ оплаты самозанятому стороны выбирают сами. Разберем основные варианты.

Оплата наличными

Это удобно, если вы работаете с человеком очно и платите ему сразу после выполнения услуги. Например, если самозанятый фотограф проводит съемку мероприятия.

📌 После оплаты наличными чек нужно получить сразу. Если исполнитель работает по предоплате, он формирует чек после каждого поступления денег. Попросите самозанятого сформировать его в приложении «Мой налог» и отправить вам в электронном формате.

Безналичная оплата

Переводить деньги можно с расчетного счета компании или ИП на счет самозанятого. Разберем, как именно.

По номеру карты. Для перевода понадобятся ФИО получателя и сам номер карты (16 цифр).

Переводы по номеру карты выглядят для банка как обычные переводы между физлицами. Такой способ подходит для разовых или небольших выплат.

Однако, если компания регулярно отправляет деньги разным людям таким способом, банк может заподозрить мошеннические действия (№ 115-ФЗ). Тогда он запросит договор, акт или чек.

По реквизитам счета. Это более безопасный вариант для бизнеса. Такой перевод оформляют через платежное поручение — документ, которым вы даете банку распоряжение перевести деньги с вашего расчетного счета на счет получателя. Поэтому банк сразу видит назначение платежа.

Для перевода понадобятся:

• ФИО получателя;
• номер счета (20 цифр);
• БИК банка;
• корреспондентский счет;
• наименование банка;
• назначение платежа.

В назначении платежа пропишите все данные: за что именно переводите деньги, а также номера договора с приложением, акта и дату. Например: «Оплата самозанятому за оказание услуг по акту № 2 к договору №5 от 13.02.2026 без НДС».

📌 При безналичной оплате самозанятому чек нужно получить не позднее 9 числа следующего месяца. Это касается и предоплаты (если она была), и полного расчета. Для подстраховки просите чек сразу после оплаты. Это снизит риск, что про него забудут.

Через банковский сервис

Он автоматизирует процесс. Удобно использовать, если у вас нет отдельного сотрудника, который работает с самозанятыми, а платежей много.

Вы загружаете в сервис реестр на нужное количество человек, а он:

• проверяет статус плательщика налога на профессиональный доход (НПД) перед переводом: если человек утратил статус, оплата не пройдет;
• переводит деньги по реестру;
• сам формирует чеки: не нужно ждать исполнителя.

Условия уточняйте в конкретном банке. Например, ВТБ предоставляет услугу «Расчеты с самозанятыми для бизнеса» и берет комиссию 0,75% при переводе денег самозанятым на счета банка.

Через специализированные платформы

Это сервисы, которые помогают бизнесу работать с самозанятыми. Обычно они берут на себя все: от заключения договоров до выплат и отчетности.

Конкретные условия зависят от платформы. Полный перечень организаций, которые взаимодействуют с ФНС России, можно найти на сайте ФНС.

Как подтвердить оплату самозанятого

Когда самозанятый получает деньги за работу, вы должны получить чек. Он формируется автоматически, если вы используете банковский сервис или специализированные платформы для работы с самозанятыми. В остальных случаях исполнитель обязан сформировать чек и передать его вам (№ 422-ФЗ).

Без чека вы не сможете подтвердить, что платили именно самозанятому (ст. 15 № 422-ФЗ). Налоговая посчитает перевод как выплату обычному физлицу и доначислит НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.

Кроме того, без него не получится уменьшить налог на сумму расходов, если работаете на упрощенной системе налогообложения (УСН) «Доходы минус расходы» (ст. 252 НК РФ). Вам придется уплатить налог со всей выручки, как будто вы ничего не тратили на исполнителя.

☝🏼Это интересно
Льготные ставки УСН в 2026 году: таблица по регионам РФ

Разберем пошагово, как работать с чеком (ст. 14 № 422-ФЗ).

Шаг 1. Получите чек. Срок зависит от того, как платить самозанятому:

• наличными, через банковский сервис или платформу: сразу после оплаты услуги;
• безналично: не позднее 9 числа следующего месяца.

Самозанятый может передать чек:

• в электронном виде: PDF-файлом, ссылкой, QR-кодом;
• на бумаге: распечатать и отдать лично. Так делают редко.

Шаг 2. Проверьте данные. В чеке должны быть:

• полная сумма оплаты самозанятому с учетом НПД;
• дата, когда самозанятый получил деньги;
• ИНН и наименование вашей компании или ИП;
• описание услуги или работы.

Шаг 3. Проверьте, действителен ли чек. Наведите камеру телефона на QR-код. Должен открыться сайт ФНС с электронной версией документа. Если страница не загружается, чек ненастоящий либо был аннулирован.

📌 Чек самозанятого нельзя проверить через приложение ФНС «Проверка чеков», оно только для кассовых чеков (ККТ).

Шаг 4. Если нашли ошибку, попросите исправить. Для этого самозанятый должен аннулировать некорректный чек и сформировать новый.

Без исправления налоговая может не принять ваши расходы.

Шаг 5. Сохраните чек. Скачайте PDF-файл из приложения «Мой налог». Храните его вместе с договором, актом и счетом.

Шаг 6. Если исполнитель не прислал чек, напомните, что это его обязанность. За отсутствие чека его оштрафуют: 20% от суммы в первый раз, 100% при повторном нарушении в течение полугода (ст. 129.13 НК РФ).

Если самозанятый все-таки не прислал чек, подайте обращение на сайте ФНС. Приложите договор, акты, переписку. Они помогут доказать, что исполнитель нарушает договоренности. ФНС выдаст вам документ и выпишет самозанятому штраф.

📌 Самозанятый может аннулировать чек задним числом (ст. 8 № 422-ФЗ). Иногда так делают, чтобы избежать налогов. При крупных суммах стоит проверять действительность чеков по QR-коду позже, например, спустя месяц. 

Если самозанятый аннулировал чек после оплаты и не вернул вам деньги, вы можете подать жалобу на сайте ФНС. Приложите подтверждающие документы: договор, акты, переписку.

Какие лимиты действуют при работе с самозанятым

При работе с самозанятыми важно учитывать некоторые ограничения.

Лимиты на наличные расчеты

Для безналичных переводов самозанятым ограничений по сумме нет.

Лимит действует только при расчетах наличными. И только если исполнитель – индивидуальный предприниматель на НДП. В этом случае по одному договору нельзя передавать больше 100 000 ₽ (Указание Банка России № 5348-У). Штраф за нарушение — от 40 000 до 50 000 ₽ (ст. 15.1 КоАП).

Пример. Компания заключила договор с самозанятым ИП фотографом, чтобы он отснял 10 мероприятий в течение полугода. За работу можно отдать ему наличными не больше 100 000 ₽. Остальное — только безналичным переводом.

Компания может заключить с этим фотографом новый договор, например, на съемку другого мероприятия. Неважно, в течение этих шести месяцев или позже. В любом случае лимит в 100 000 ₽ будет новый. По каждому договору лимит свой.

Если вы платите в иностранной валюте, сумму считают по курсу Центрального банка (ЦБ) на день расчета.

Лимит дохода самозанятого

2,4 млн ₽ — это предельный доход, который самозанятый может получить за год. Если человек превысит эту сумму, последующие выплаты уже нельзя оформлять как расчеты с самозанятым. Иначе налоговая может посчитать выплаты обычным доходом физлица и начислить вам НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.

📌 Чтобы снизить риск, периодически проверяйте статус плательщика НПД и лимит. Сделать это можно двумя способами:

• зайти в сервис проверки статуса на сайте ФНС и ввести ИНН человека в поисковую строку;
• запросить у исполнителя справки о доходах и статусе самозанятого в приложении «Мой налог»: он формирует их в разделе «Прочее» → «Справки».

☝🏼Это интересно
Как бизнесу работать с самозанятыми и избежать проблем

Какие налоги платит бизнес при работе с самозанятым

Если у человека активен статус плательщика НПД и он выдал чек, компания или ИП:

• не удерживает НДФЛ;
• не платит страховые взносы;
• не подает отчетность как по обычному сотруднику.

Налог самозанятый платит самостоятельно через приложение «Мой налог».

Исключение: если исполнитель утратил статус плательщика НПД или заказчик работает со своим бывшим сотрудником раньше чем через два года после увольнения (ст. 6 № 422-ФЗ). В этом случае налоговая может признать отношения трудовыми и доначислить НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.

Главное

1. Перед платежом самозанятому оформите документы: договор с приложением, акт и счет. Они помогут подтвердить расходы и избежать споров с самозанятым и налоговой.

2. Оплата самозанятым от юридического лица или ИП: наличными, переводом по карте, по реквизитам счета, через банковский сервис или специализированную платформу. Если вы платите по реквизитам счета, банк сразу видит назначение платежа.

3. В назначении платежа самозанятому указывайте все данные: за что переводите деньги, номер договора с приложением, акта и дату. Не используйте формулировки вроде «зарплата», «аванс», «премия».

4. После оплаты обязательно получите чек. Без него налоговая может посчитать перевод выплатой обычному физлицу и доначислить НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.