Российские сертификаты безопасности

Переходите на российские сертификаты безопасности

Переходите на российские сертификаты безопасности для стабильного доступа к сайтам и сервисам ВТБ

Подробнее

0

Онлайн-совещание: правила проведения и подводные камни

user-pic
Станислав Самбурский

МВА в цифровом маркетинге, бизнес-психолог, трекер, эксперт акселератора “Спринт”, преподаватель бауманского учебного центра «Специалист»

В этой статье
Основные отличия от «офлайн-совещаний»Варианты проведения онлайн-совещанийПравила проведенияИ в заключение…

Опубликовано: 30.05.2023

Современные технологии существенно меняют повседневную жизнь. Они активно внедряются в бизнес-сферу. Сейчас регулярные и срочные совещания проводятся в онлайн-формате. Как их правильно организовывать и о каких подводных камнях следует знать заранее, Вы узнаете в этой статье.

Основные отличия от «офлайн-совещаний»

В онлайн-совещаниях гораздо сложнее добиваться внимания коллег и участников к себе и предмету обсуждения. Этому способствует психологический фактор: каждый участник понимает, что он в любую секунду может «покинуть» совещание, ссылаясь на технические проблемы или низкий уровень сигнала.

Из этого следует основное правило, которого следует придерживаться при онлайн-совещаниях: составлять план встречи тщательнее, заранее продумывать диалог и ответы на возражения, которые будут появляться. В онлайн-совещаниях стоит настраиваться именно на обсуждения и дискуссии. Участие в разговоре нескольких человек обеспечит внимание и более продуктивное проведение встречи. Основному спикеру встречи необходимо избегать монологов и вовлекать участников в общение.

Дополнительные отличия онлайн-совещаний от традиционных:

  • У каждого собеседника больше отвлекающих факторов.
  • Сложнее «работать» с аудиторией и на взаимодействии нужно делать акцент.
  • Всегда нужно помнить о технических неполадках, которые могут выбивать от участия отдельных людей.
  • Организатору онлайн-встречи необходимо подготовить альтернативное оборудование и точку доступа на случай обрыва связи (в большинстве случаев мобильного телефона с быстрым интернетом достаточно).
  • За час до первой встречи (и за 15 минут до каждой последующей) организатор должен протестировать ссылку на встречу, проверить, что презентация готова, проверить ноутбук, планшет или телефон, а также что используемые приложения для связи обновлены и готовы.

Варианты проведения онлайн-совещаний

Условно  существует 3 формата проведения онлайн-совещаний:

  • Доведение информации. Самый простой вариант, когда требуется огласить какие-то данные. Как правило, такие совещания длятся всего 5 – 10 минут. Заранее продумывать диалог — не обязательно.
  • Форум. Когда в совещании участвует каждый из присутствующих (в определенной степени). Спикеров может быть несколько. Между их лекциями, как правило, отводится время на обсуждение.
  • Онлайн-дискуссия. Кроме основного спикера в разговоре принимают участие приглашённые эксперты, и временами каждый из присутствующих.

При планировании мероприятия необходимо выбрать, какой из форматов подойдет лучше для решения поставленной задачи.

Правила проведения

Чтобы онлайн-совещание гарантированно было удачным, важно придерживаться следующих несложных правил:

  • Концентрироваться на желаемом результате. Точно как в любом совещании: начинайте с целеполагания. Определитесь, чего хотите добиться, какой вопрос решить, собирая коллег или приглашая партнеров или заказчиков. Исходя из этого, составьте перечень участников и план встречи.
  • Определиться с тем, через какой сервис совещание будет проводиться. И нужно заблаговременно изучить все его технические возможности, ознакомиться с функционалом программного обеспечения. Убедиться, что программное обеспечение доступно в тех регионах, где находятся удаленные сотрудники или клиенты.
  • Запланировать рассылку уведомлений в момент назначения встречи, включая повестку, план мероприятия, список участников. Дополнительно за несколько часов до запланированной онлайн-встречи важно запланировать рассылку напоминаний.
  • Придерживаться плана встречи, корректировать участников и возвращать к пунктам повестки встречи, чтобы не превратить деловую встречу в разговор по душам. 
  • Использовать возможность управления микрофонами участников совещания. Для больших совещаний назначить модератора, который будет отключать микрофоны тем, кто не выступает (для избежания шума).
  • Проверить точку доступа. Мобильный интернет, Wi-Fi или проводное подключение. Проводной интернет – самый надежный вариант, и почти полностью нивелирует вероятность технических неполадок.
  • Составлять краткий организационный отчет о каждом проведенном онлайн-совещании. Анализировать эту информацию, чтобы улучшить формат мероприятия в будущем.
  • Составлять подробный протокол встречи: список участников, вопросы, принятые решения и сроки. Протокол необходимо направить участникам и получить подтверждение получения.

И в заключение…

Организовать онлайн-совещание довольно легко, но сделать его интересным, запоминающимся и результативным гораздо сложнее, нежели офлайн. Я рекомендую тщательно составлять план совещания, писать повестку, готовить тему встречи и заранее знакомить с материалами всех участников. Так Ваше совещание будет проходить быстро и продуктивно.

Источник изображения: Freepik

#совещание

Читайте также

0

Удаленный ассистент предпринимателя: что поручить и как найти

Что объединяет основателей лётной парапланерной школы, сети салонов красоты и маркетингового агентства? Помимо того, что все они ...

6 апреля 2022

0

Как выстроить грамотную систему KPI и мотивации для сотрудников

Проблематика мотивации персонала многоаспектна. Она тесно связана с управлением как рабочими и специалистами, так и целыми ...

26 апреля 2023

0

Выгорание сотрудника: как распознать и помочь

Наверное, многие руководители хотели бы видеть среди своих сотрудников только тех, кто неизменно демонстрирует высокую ...

2 марта 2023

0

Быть гибким и привлекать таланты

Исследовательская группа Bersin назвала главные проблемы, с которыми сталкиваются американские компании. Какие организационные и ...

30 августа 2023