Оформление сотрудника в ИП

С ростом бизнеса возникает потребность в расширении команды. Давайте разберем этот процесс пошагово и разберемся, как индивидуальному предпринимателю правильно оформить новых сотрудников.

Иногда предприниматели заключают устные договоренности с работниками, согласно которым работник продает товары предпринимателя, а последний выплачивает ему вознаграждение. 

На первый взгляд, это может показаться выгодным решением, поскольку предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживается НДФЛ. Однако, следует учитывать, что такие действия являются незаконными и могут привести к штрафам, неприятностям с налоговой и другими инспекциями. 

В частности:

При найме сотрудников важно учитывать не только потенциальные проблемы с трудовой инспекцией и налоговой, но и возможные конфликты с работником. 

Заключение договора является важным этапом, на котором прописываются взаимные обязательства и условия работы. Его наличие защищает как работника, так и работодателя. 

Если договора нет, работник вправе отказаться выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Работодатель в такой ситуации не имеет законных средств воздействия на работника. 

Кроме того, отсутствие официального оформления чревато тем, что сотрудник пожалуется  в трудовую инспекцию. Закончится все штрафами и дополнительными расходами для работодателя. 

Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем всегда заключать договор с работником и прописывать все условия работы максимально четко.

У работодатель есть два варината закрепления трудовых отношений  работником: гражданско-правовой договор (ГПХ) и трудовой договор (ТД), в зависимости от характера работы. 

Если Вам требуется сотрудник на постоянную работу, заключайте трудовой договор. В таком случае сотрудник становится штатным работником и обязан соблюдать правила внутреннего распорядка. Работодатель выплачивает зарплату два раза в месяц, удерживает страховые взносы и НДФЛ, оплачивает больничные и отпускные. 

В гражданско-правовом договоре указывается конкретный перечень работ, объем и вознаграждение. При этом заказчик не обязан обеспечивать условия для работы и контролировать рабочий график исполнителя. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом. 

Для оформления сотрудника необходимо разработать и принять несколько внутренних документов, которые называются локальными нормативными актами. 

В их числе:

Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников, которая не требует разработки локальных нормативных актов. Вместо этого все данные вносятся в трудовой договор. 

Микропредприятиями считаются ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год составила менее 120 млн рублей и в штате числятся не более 15 сотрудников. Если ИП относится к микропредприятиям, то можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. 

Если у индивидуального предпринимателя еще не было опыта работы с персоналом, первый шаг — оформление штатного расписания. Этот документ отображает кадровую структуру ИП — должности сотрудников и их зарплаты. Штатное расписание представляется в унифицированной форме Т-3, ОКУД 0301017. Здесь можно посмотреть образец штатного расписания. 

В составе штатного расписания работодателя должны быть указаны следующие данные: 

Такой подход к составлению штатного расписания позволит работодателю более точно планировать свой бюджет на оплату труда, обеспечить прозрачность и четкость в организации работы компании.

Примечание. Штатное расписание можно составить в свободной форме.

Владельцу ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание, так как согласно законодательству он не является работником своей компании. 

Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника документы:

Правильное составление трудового договора — это важный элемент юридической ответственности. Для ИП, нарушивших правила составления ТД, предусмотрены штрафы — до 10 000 ₽ за первое нарушение и до 40 000 ₽ за повторное. Поэтому, следует уделить особое внимание правильному оформлению договора, чтобы избежать таких нежелательных последствий.

В трудовом договоре необходимо указать ряд обязательных условий, таких как:

Даже если не все обязательные условия были внесены в договор, он все равно будет иметь юридическую силу. Однако, чтобы избежать штрафных санкций, включите недостающие данные в дополнительное соглашение к договору.

Примечание. В договор можно включить любые другие условия, которые не ухудшают условия работы сотрудника: испытательный срок, улучшение бытовых условий для сотрудника и его семьи, должностные обязанности, если отсутствует должностная инструкция.

Помните, что дополнительные условия договора могут повлиять на права и обязанности сторон. Поэтому при составлении дополнительного соглашения, учитывайте все возможные последствия и проконсультируйтесь с юристом.

При заключении трудового договора Вы можете воспользоваться типовой формой или составить свой собственный документ. Договор подписывается в двух экземплярах, сотрудником и работодателем, в течение трех дней после начала работы.

Перед подписанием договора сотрудник обязан ознакомиться с:

Если работодатель решил оформить приказ на работу, сделать это можно по такой форме. Типовую форму приказа на работу можно найти здесь.

Отметим, что законодательство не требует обязательного оформления приказа. С 22 ноября 2023 года оформление приказа — это право работодателя, а не обязанность.

Согласно новым правилам, с 2023 года работодатели вправе заполнять бумажную трудовую книжку только для тех работников, которые уже имеют ее и хотят продолжить ее ведение. Но для новых сотрудников необходимости в оформлении бумажной трудовой нет.

Вместо этого, работодатель должен передавать информацию о своих сотрудниках в Социальный фонд РФ, используя форму ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Это так называемая электронная трудовая книжка, которая не имеет физического экземпляра, а представляет собой электронный отчет.

Хотя термин неофициальный, он хорошо прижился среди работодателей. Обязательность предоставления отчета возникает при любых кадровых изменениях: прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.

Каждый сотрудник должен предоставить отчет после изменений его трудового статуса:

При заполнении бумажной трудовой книжки, важно соблюдать ряд правил:

Если трудовая книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжите нумерацию.

Личная карточка — неотъемлемая часть информации о сотруднике, который работает в компании.

В ней указываются такие сведения:

Для составления личной карточки используется унифицированная форма Т-2, основанная на приказе о приеме на работу, паспорте или другом документе, удостоверяющем личность работника, трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности, СНИЛСе, военном билете (при наличии) и документе об образовании.

Примечание. Актуальный бланк личной карточки работника по форме Т-2 можно найти здесь.

При найме сотрудников на работу ИП обязан оплачивать взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого необходимо зарегистрироваться в фонде социального страхования в течение 30 дней после заключения трудового договора. Регистрация в фонде социального страхования обязательна при найме первого сотрудника.

Каждый фонд предъявляет свои требования к регистрации:

После успешной регистрации в фондах, предприниматель получает уведомление с уникальным номером, по которому необходимо перечислять взносы.