Командировочные расходы сотрудника: как рассчитать и оплатить

Что считается служебной командировкой

Служебная командировка — это поездка, в которую работодатель отправляет сотрудника для выполнения рабочего задания (ст. 166 ТК РФ).

Она может быть двух видов:

• внутренняя — поездка по территории России: в другой город, регион или подразделение компании;
• зарубежная — поездка за пределы России. Для нее действуют повышенные нормы суточных, а также нужны дополнительные документы: виза (при необходимости), загранпаспорт, медицинская страховка.

☝🏼 Это интересно
Бизнес-карта «Мир» от ВТБ упрощает командировки в Азербайджан, Армению, Казахстан и Беларусь

Обратите внимание 

В командировку отправляют только сотрудников, которые работают по трудовому договору. Если ваш работник оформлен по ГПХ (гражданско-правовому договору), никаких командировочных гарантий ему не положено.

Кого можно и кого нельзя отправить в командировку

Трудовой кодекс делит работников на три группы: 

1. Тех, кого нельзя отправлять вообще.
2. Тех, кого можно только с письменного согласия.
3. Всех остальных.

Категорически запрещено направлять в служебные поездки:

• беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
• сотрудников младше 18 лет — кроме профессиональных спортсменов и работников творческих профессий (ст. 268 ТК РФ);
• работников на ученическом договоре, если поездка не связана с их обучением (ст. 203 ТК РФ).

Можно отправить только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний:

• женщин с детьми до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
• одиноких родителей (или опекунов), воспитывающих детей до 14 лет (ст. 259 и ст. 264 ТК РФ);
• родителей детей-инвалидов до 18 лет (ст. 259 ТК РФ);
• сотрудников с инвалидностью — если врач не запретил командировки (167 ТК РФ;);
• работников, ухаживающих за больными членами семьи (ст. 259 ТК РФ);
• многодетных родителей с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему еще нет 14 лет (ст. 259 ТК РФ).

Важно: если вы хотите отправить в командировку работника из второй, «льготной», категории, вам нужно не только получить согласие, но и письменно уведомить сотрудника о том, он вправе отказаться от поездки.

Как оплачивается командировка: расходы, которые нужно будет компенсировать сотруднику 

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 9 ПП РФ № 501 от 16.04.2025, работодатель должен покрыть четыре вида расходов:

Обратите внимание

Расходы без подтверждающих документов (чеков, квитанций, счетов) компания возмещать не обязана. Исключение — только суточные, за них отчитываться работнику не нужно. 

Как отправить сотрудника в командировку: пошаговый алгоритм

Чтобы организовать служебную поездку, мало просто забронировать билеты и гостиницу. Нужно выбрать подходящего сотрудника, оформить документы, рассчитать сумму командировочных и разобраться, как отчитываться перед бухгалтерией и налоговой.

Шаг 1: выберите работника

Убедитесь, что выбранного сотрудника можно отправлять в командировку. Как это правильно сделать, мы рассказали в разделе «Кого можно и кого нельзя отправить в командировку по закону».

Шаг 2: согласуйте служебную поездку

Определите цель, сроки, место назначения и предполагаемый бюджет. Для этого руководитель подразделения, как правило, пишет служебную записку на имя директора.

Шаг 3: издайте приказ о направлении сотрудника в командировку

Приказ — основной документ, который подтверждает сам факт командировки. Без него сложно доказать право на льготы и компенсации.

В нем указывают:

• ФИО и должность сотрудника;
• город или страну, куда вы отправляете работника;
• цель поездки и рабочее задание;
• даты начала и окончания;
• источник финансирования.

Важно: раньше приказы на командировку заполняли по формам Т‑9 и Т‑9а. Сейчас это необязательно, но их можно брать за основу и адаптировать под свою компанию.

☝🏼 Это интересно
Чем отличается приказ от распоряжения и как их применять в бизнесе

Шаг 4: рассчитайте сумму, которую выделите сотруднику 

Как это делать, мы расскажем в следующем разделе «Как рассчитать оплату за работу в командировке: разбираем на примере».

Шаг 5: выдайте деньги

Перед тем как сотрудник поедет в командировку, нужно выдать ему аванс (п. 8 ПП РФ № 501 от 16.04.2025). Сделать это можно наличными или перечислив на банковский счет.

Размер аванса должен покрывать:

• суточные за весь срок командировки; 
• расходы на транспорт и жилье.

Шаг 6: сверьте запланированные дни с фактическими

Когда сотрудник возвращается из поездки, нужно проверить, совпадают ли фактические даты командировки с теми, что указаны в приказе. От этого зависит размер суточных, окончательный расчет по авансу и правильность бухгалтерского учета.

Сначала работник сдает в течение 3 рабочих дней авансовый отчет в бухгалтерию (п. 23 ПП РФ № 501 от 16.04.2025). Вместе с ним он прикладывает:

• билеты и посадочные талоны;
• счета и чеки из гостиницы;
• квитанции за такси, платные дороги, интернет и другие расходы, которые вы заранее согласовали. 

На основании этого бухгалтер сравнивает план и фактические даты, пересчитывает суточные, определяет, сколько денег работник должен вернуть или, наоборот, получить доплатой.

☝🏼 Это интересно
Авансовый отчет: для чего нужен и как его правильно оформить

Как рассчитать оплату за работу в командировке: разбираем на примерах

Выплата, которую получает работник за командировку, состоит из четырех частей:

1. Зарплатная часть — средний заработок за все рабочие дни командировки.
2. Суточные — фиксированная сумма за каждый календарный день поездки. Эти деньги покрывают личные траты в дороге и на месте, например, питание. По суточным работник не собирает чеки и не отчитывается, на что он их потратил.
3. Командировочные расходы по документам — проезд, жилье и другие согласованные траты, которые нужно подтвердить билетами, счетами и чеками.
4. Дополнительные выплаты — все, что работодатель платит сверх обязательного минимума: повышенные суточные, бонус за результат поездки, надбавка за особые условия и так далее.

С командировочными и дополнительными расходами (пункты 3 и 4) все проще. Вы заранее прописываете правила в положении о командировках, объясняете сотруднику, что именно покрывает компания, а после поездки проверяете чеки и другие документы.

Больше всего вопросов возникает по тому, как считать средний заработок и правильно начислять суточные. Разберем это подробнее. 

Рассчитываем зарплатную часть

За каждый рабочий день в командировке, включая дни в пути, работодатель платит не «голый» оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Чтобы узнать средний заработок, нужно:

1. Посчитать все выплаты сотрудника за 12 месяцев, которые предшествуют месяцу начала командировки: оклады, премии, надбавки.

Например, командировка начинается в июне 2026 года. Тогда расчетный период — с 1 июня 2025 года по 31 мая 2026 года.

Важно: если специалист работает в компании меньше 12 месяцев, расчетный период определяют иначе. Берут промежуток между первым рабочим днем и последним календарным днем месяца, который идет перед командировкой.

2. Из этой суммы убрать то, что человек получал, пока не работал. 

Это, например, больничные, отпускные, выплаты за время простоя не по вине работника или за прошлые командировки.

3. Эту сумму разделить на количество фактически отработанных дней за эти 12 месяцев.

В расчет командировки не включаем отпуски, выходные, больничные и праздничные дни по производственному календарю. 

Так вы получите среднедневной заработок.

4. Умножить среднедневной заработок на количество рабочих дней в командировке — это и будет «зарплатная» часть за поездку.

Важно: если сотрудник работает «по пятидневке», и в командировку он поехал на семь дней, то в расчет надо брать дни за вычетом выходных. То есть среднедневной заработок нужно будет умножить на пять рабочих дней, а не на семь.

Пример

Важно: если в эти два выходных сотрудник будет не отдыхать, а работать по заданию работодателя, ему нужно их компенсировать по ст. 153 ТК РФ:

• либо в двойном размере от его обычной ставки;
• либо в одинарном размере, но с дополнительным отгулом.

Рассчитываем суточные 

Суточные — это отдельные выплаты, которые положены работнику за все дни поездки: рабочие, выходные, праздники, а также время в пути, дни отъезда и возвращения.

Размер суточных может быть любым. Компания сама устанавливает сумму и фиксирует ее в положении о командировках или в трудовом договоре. Но есть налоговые лимиты, до которых суточные не считаются доходом работника и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

На 2026 год действуют следующие лимиты:

Если суточные в вашей компании превышают лимиты, разницу между фактической суммой и лимитом нужно включить:

• в доход сотрудника и удержать НДФЛ;
• в базу для страховых взносов.

Пример 

Рассчитайте полную оплату за весь период командировки: пример из практики

Менеджера по продажам Алексея отправляют в командировку:

• он выезжает из Москвы 13 апреля 2026 года;
• с 13 по 17 апреля работает во Владивостоке;
• 18 апреля вылетает в Пекин и работает там до 22 апреля;
• 23 апреля возвращается обратно в Москву. 

В командировке Алексей проведет 11 календарных дней (с 13 по 23 апреля включительно). При пятидневке рабочими для него будут 8 дней, а 2 дня (18 и 19 апреля) — выходные.

Для расчета командировки берем:

• расчетный период — 12 месяцев до апреля 2026 года;
• выплаты за 12 месяцев — 780 000 рублей;
• фактически отработанные дни за 12 месяцев — 228;
• суточные по компании: 1200 в день по РФ, 3500 в день за рубежом;
• дополнительные выплаты — не предусмотрены.

Шаг 1. Считаем среднюю зарплату за командировку 

Сначала среднедневной заработок:

780 000 ÷ 228 ≈ 3421,05 рублей в день.

Затем среднюю зарплату за командировку (на 8 рабочих дней, выходные сюда не входят):

3421,05 × 8 ≈ 27 368 рублей.

Итого средний заработок за командировку: 27 368 рублей.

Шаг 2. Считаем суточные

Суточные начисляем за все 11 календарных дней командировки:

• дни по РФ (Москва–Владивосток, 13–17 апреля) = 5 дней × 1200 рублей = 6000 рублей;
• дни за рубежом (Пекин, 18–22 апреля) = 5 дней × 3500 рублей = 17 500 рублей;
• день возвращения (23 апреля, перелет в РФ) = 1 день × 1200 рублей = 1200 рублей.

Итого суточные: 24 700 рублей. 

Шаг 3. Прикидываем командировочные расходы по документам

Теперь посмотрим на расходы, которые компания компенсирует за командировку:

Шаг 4. Считаем всю сумму за командировку

Собираем все вместе:

• зарплатная часть по среднему заработку — примерно 27 368 рублей;
• суточные — 24 700 рублей;
• оплата командировочных расходов, которые нужно подтвердить документами — 157 000 рублей.

Общий бюджет командировки Алексея составит 209 068 рублей.

Частные случаи командировочных расходов: разбираем 8 ситуаций

В теории расчеты довольно простые. Но в реальности поездка не всегда проходит гладко. Лучше заранее разобраться, какие ситуации бывают в поездках и как меняются от этого командировочные выплаты.

1. Если сотруднику пришлось долго добираться до аэропорта или вокзала 

В расходы работодатель должен заложить не только перелет или поезд, но и маршрут до аэропорта или вокзала, если они за пределами города (п. 10 ПП РФ № 501 от 16.04.2025). 

Сюда можно отнести:

• электричку;
• междугородний автобус;
• такси или каршеринг.

Главное, чтобы вы закрепили это во внутренних правилах, и сотрудник принес билеты или чеки.

2. Если пришлось продлить служебную поездку

Командировка может затянуться по разным причинам, которые не зависят от работника. В такой ситуации руководитель пишет служебную записку, а вы выпускаете приказ о продлении поездки.

После этого:

• бухгалтер пересчитывает средний заработок с учетом новых рабочих дней по графику;
• суточные добавляются за каждый дополнительный календарный день, включая дни в пути и ожидание рейса;
• в расходы по документам попадают продленные ночи в гостинице, новые билеты, сборы за обмен — при наличии подтверждающих документов и приказа о продлении.

☝🏼 Это интересно
Почему сотрудники нарушают тревел-политику, и как это исправить

3. Если в аэропорту ввели план «Ковер», и специалист задержался

При плане «Ковер» рейсы задерживают или отменяют ради безопасности. Сотрудник не может улететь вовремя, из-за чего срок его командировки увеличивается. 

В таком случае рабочую поездку продлевают, пока подчиненный не вернется, а работодатель доплачивает: 

• суточные за каждый день ожидания;
• проживание в гостинице за эти дни;
• стоимость нового билета или сборы за перебронь, если старый билет сгорел.

Важно: если задержка пришлась на рабочие дни, вы сохраняете средний заработок. Если человек по вашему заданию ехал, например, в другой аэропорт в свой выходной, этот день оплачивается по ст. 153 ТК РФ — в двойном размере или с предоставлением отгула.

4. Если пришлось отозвать работника из служебной поездки

Иногда командировка заканчивается раньше срока. В этом случае вы издаете приказ об отзыве работника из командировки и корректируете расчеты.

Что меняется:

• средний заработок сохраняется только за фактические рабочие дни командировки;
• суточные начисляете за реальное число дней поездки;
• если вы заранее купили невозвратные билеты, а потом сами отозвали сотрудника, эти расходы остаются на вас — работник покрывать их не обязан.

Важно: не забудьте потом скорректировать аванс, отразить новые даты в авансовом отчете и бухучете.

5. Если сотрудника отправили в новые субъекты РФ (ЛНР, ДНР, Запорожскую и Херсонскую области)

Для командировок в новые регионы предусмотрены (ПП РФ № 1915 от 28.10.2022):

• двойной средний заработок за каждый рабочий день командировки;
• суточные в размере 8480 рублей в день без НДФЛ и страховых взносов.

Такие гарантии ввели для работников, которые восстанавливают инфраструктуру, вооружение, военную и специальную технику, а также занимаются жизнеобеспечением населения. 

6. Если специалист в командировке работал сверхурочно или в ночные часы

За оба вида работ ТК РФ требует платить больше (ст. 152 и 154 ТК РФ).

Порядок такой:

• вы оплачиваете дни командировки по среднему заработку за норму рабочего времени;
• сверхурочные часы считаете отдельно: первые два часа — минимум полуторная ставка, последующие — минимум двойная;
• за ночные часы плюсуете надбавку — не меньше той, что указана в ПП РФ № 436 от 04.04.2025.

Важно: все эти суммы идут сверх среднего заработка, а не вместо него.

☝🏼 Это интересно
Как оплачивается работа в ночные часы: инструкция для работодателей

7. Если сотрудник поехал в командировку на своем транспорте

Если вы согласовали поездку в командировку на личном автомобиле, сотруднику положена компенсация (ст. 188 ТК РФ).

Компания может:

• вернуть фактические расходы на топливо по чекам с АЗС;
• рассчитать компенсацию по нормам расхода топлива и пробега, если маршрут известен и утвержден;
• установить фиксированную доплату за использование личного автомобиля и прописать ее в положении о командировках.

Дополнительно можно оплатить платные дороги, парковки и другие обязательные расходы, если сотрудник подтверждает их документами. Суточные и средний заработок в этом случае считают по обычным правилам.

8. Если командировка заканчивается отпуском

Распространенная ситуация: сотрудник просит остаться в городе командировки и сразу взять отпуск. Здесь важно разделить эти два периода.

За дни командировки вы:

• платите средний заработок;
• начисляете суточные;
• оплачиваете транспорт и проживание. 

За дни отпуска вы:

• платите отпускные;
• дорогу и проживание, как правило, уже не оплачиваете — это личная поездка.

Обычно компания оплачивает билет домой, если сотрудник возвращается сразу после командировки. Если он задержался в городе и летит позже, с оплаченного вами «послеотпускного» билета налоговая может удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Коротко 

• Командировка — это поездка по распоряжению работодателя, во время которой сотрудник выполняет работу вне обычного места и сохраняет за собой средний заработок.

• В командировку можно направить только работников по трудовому договору; исполнителям по ГПХ командировочные гарантии не положены.

• Запрещено отправлять в поездку беременных, большинство работников до 18 лет и некоторых обучающихся; для ряда категорий (родители маленьких детей, опекуны, инвалиды) нужно письменное согласие.

• В командировке работодатель обязан оплатить дорогу, жилье, суточные и согласованные дополнительные расходы (связь, визы, услуги переводчика и т. п.) при наличии документов; суточные чеками подтверждать не нужно.

• Чтобы рассчитать бюджет командировки, нужно сложить четыре блока: средний заработок за рабочие дни, суточные за все дни поездки, командировочные расходы на дорогу и жилье, а также прочие траты, согласованные с руководством.