Как увеличить прибыль и точность финансового планирования: кейс стоматологии

Собственница стоматологии «Айсберг» Ольга Тишкина и финдиректор «Нескучных Финансов» Екатерина Рерих поделились опытом успешного финансового планирования с точностью 100%. Как опираться на объективные показатели, почему собственник бизнеса не должен отвечать за финансовые планы и как мотивировать команду — в этой статье.

Собственница стоматологии впервые попробовала запланировать месяц после изучения материалов «Нескучных Финансов» по управленческому учёту в 2019 году. «Я дошла до депрессии, составив первый свой бюджет на месяц с точностью –9%. Планировали заработать два миллиона, заработали минус двести тысяч. Ну, что называется, почти попали!» — рассказывает Ольга Тишкина. 

Со временем точность планирования становилась выше. И в 2020 году она составляла уже больше 80%. «Это уже отличный результат, недоступный большинству компаний малого бизнеса. Но такой подход имеет свои недостатки. Если составляешь план в пятый раз, то он явно будет точнее, чем в первый. Появляется какое-то «чувство выручки», «чувство расходов», основанное на прошлом опыте. Это лучше, чем ничего, но всё же хочется не только доверять «чувству», но и подкреплять его логическими цепочками: почему мы планируем именно такую выручку, почему расходов будет именно столько и так далее», — говорит финдиректор «Нескучных Финансов» Екатерина Рерих.

В конце 2020 года собственница стоматологии поставила финансовую цель: сделать в 2021 году +50% прирост по выручке и +100% прирост по чистой прибыли на тех же производственных мощностях. И за 11 месяцев компания выполнила 93% плана по выручке и 91% плана по прибыли. Далее подробно разберём, как удалось достичь таких показателей.

Составление финансовых таблиц, сравнение плана с фактом и анализ занимает значительную часть рабочего времени. А у владельца бизнеса есть ещё много других обязанностей, которые требуют полной вовлечённости в процесс. Всё-таки основные задачи собственника: 

«Но если он сам же будет заниматься этим оперативным планированием, то это как будто футбольный тренер и тактику придумывает, и голы бежит забивать, и ворота защищает», — говорит финдиректор «Нескучных Финансов» Екатерина Рерих.

Другая причина — собственник бизнеса не может отвечать за все финансовые показатели. Например, он запланировал административные и коммерческие расходы клиники, но спросить с него некому. И если финансовый план не будет выполнен, то собственнику остаётся только надеяться на следующий месяц. Появляется так называемая фантомная ответственность, когда собственник планирует показатели, но на самом деле за них не отвечает.  

После анализа ситуации было принято решение изменить систему, в которой собственник стоматологии отвечает за все планы. Для этого были назначены ответственные за показатели: расходы и выручку.

Чтобы назначить ответственных, сначала из отчёта о прибылях и убытках взяли список расходных статей. Затем определили, кто действительно отвечает за каждую статью. И выделили пять сотрудников стоматологии, каждый из которых намного ближе к своим показателям, чем владелец компании.

Пример таблицы расходов стоматологии, где указаны ответственные сотрудники

С выручкой настроить точное планирование было чуть сложнее. Настройка проходила в два этапа.

Например, в стоматологии работает 10 врачей на полный рабочий день. Каждый из них работает 160 часов в месяц, значит, в распоряжении клиники есть 1 600 часов, которые она может продать пациентам. 

Например, час ортопеда всегда будет приносить клинике больше выручки, чем час терапевта. Это не значит, что надо работать только с ортопедами — но показывает, куда выгоднее направлять фокус внимания.

Итак, из этих двух факторов составили планы по выручке на каждый месяц. Важно, что такое планирование основано на реальных показателях, а не просто на опыте и интуиции.

Если показатели неудовлетворительные, то на этот случай был составлен список возможных действий: 

Всего в списке перечислено больше 50 действий.

Пример таблицы с описанием действий, способствующих выполнению плана 

После распределения зон ответственности между шестью сотрудниками стоматологии с февраля 2021, увеличилась точность планирования выручки и прибыли по году. Спустя один месяц после введения новой системы точность планирования выручки увеличилась с 75% до 91%. А точность планирования чистой прибыли — с 43% до 95%. Ниже представлены графики значений по каждому месяцу.

Точность планирования выручки. Нормальной считается точность от 80%

Точность планирования чистой прибыли. Были месяцы с низкой точностью планирования, но тренд положительный, по году стоматология идёт на 100%

«Нельзя просто так взять завхоза и сказать ему: “Теперь ты отвечаешь за вот этот, этот и еще этот расход”. Это сразу же вызовет отторжение», — говорит финдиректор «Нескучных Финансов» Екатерина Рерих. Скорее всего, сотрудник раньше не занимался планированием, поэтому вероятность, что он сразу начнёт справляться с новыми обязанностями, стремится к нулю.

К тому же у большинства сотрудников ответственность ассоциируется с негативом: «Ну вот, теперь будут ругать». Если возложить ответственность на человека без психологической подготовки, можно столкнуться с отторжением. Поэтому сотрудники стоматологии прошли обучение от «Нескучных Финансов», как планировать и контролировать показатели. «Не всё и не у всех пока получается идеально, но мы создали правильное отношение: тебя не будут ругать, с тебя не будут “спрашивать” в плохом смысле этого слова — наоборот, мы хотим, чтобы у тебя получалось и потому будем поддерживать. И дальше точно будет лучше!» — объясняет Екатерина Рерих.

Теперь подробно разберём этапы годового планирования.

1. Как было сказано выше, собственница стоматологии в 2021 году хотела увеличить выручку на 50% больше выручки, а прибыль — на 100%. Это амбициозная цель, при этом реалистичная: «Нескучные Финансы» сначала проверили это по финансовой модели, и только потом утвердили план.

Так выглядит финансовая модель стоматологии. Обратите внимание на строку 8: прописали главный ограничивающий фактор выручки — процент загрузки врачей

2. Затем годовую цель разложили в бюджете по месяцам. Появились бюджеты на январь, февраль, март и так далее.

Фрагмент бюджета

3. Бюджеты на месяц в годовом плане не финальные. Например, в годовом бюджете на август прописано 5 млн рублей выручки, но на горизонте месячного планирования станет понятно, что меньше 7 млн рублей точно не будет. Поэтому и в план ставим 7 млн рублей.

Нельзя менять план на год, а вот внутри месяца могут быть корректировки.

4. Когда месячный бюджет утверждён, ответственные начинают следить за выручкой и расходами, чтобы держать их в целевых коридорах. Если что-то идёт не по плану, сразу же принимаются меры.

Основные составляющие такого подхода: дисциплинированная работа и мощная команда. «Это то, как растут по-настоящему зрелые компании. Минимум хаоса и много кропотливой работы, направленной на то, чтобы управлять прибылью» — считают в «Нескучных Финансах».