Гибкий офис для гибкого бизнеса

В статье расскажем, как сократить расходы на аренду помещения для бизнеса и персонал, просто сменив формат рабочего пространства и сохранив при этом эффективность бизнес-процессов.

В условиях удаленной работы многим предпринимателям стало невыгодно арендовать большие офисы, в которых раньше размещались все сотрудники, а теперь присутствует лишь несколько человек. Отказаться от аренды помещения и перейти полностью на дистанционный формат работы бизнеса — не всегда возможно. Что же делать?

Рост популярности фриланса, развитие технологий и особенно события последнего времени — постепенно разрушают традиционный подход к организации рабочего процесса и офиса с его коридорно-кабинетной системой. С ростом популярности шеринг-экономики (экономики общего пользования) растет популярность гибких решений по аренде офисов.

Это огромные бизнес-площади, где под компанию выделяются отдельные пространства, в которых можно организовать требуемое количество рабочих мест, а при желании быстро их расширить или, наоборот, сократить. При этом остаются территории общего пользования для всех резидентов — кухни, комнаты отдыха, столовые, переговорные.

Второе ключевое отличие гибкого офиса — у работников нет закрепленных за ними рабочих мест, да и количество мест в целом меньше, чем количество сотрудников. Почему так? Подсчитано, что на своем рабочем месте (если речь идет не о службе поддержки, разумеется) работник проводит в среднем треть рабочего времени. Остальное время он проводит на внешних встречах (особенно если сотрудник занимается продажами), совещаниях, мозговых штурмах, для которых нужны переговорные. Получается, рабочее место в это время пустует, что не совсем эффективно.

Может показаться, что коворкинги — это решение только для IT-компаний и стартапов. Действительно, такой формат появился именно из-за специфики этих компаний, в том числе и в плане организации рабочего пространства. Но гибкими нужно быть не только стартапам, а практически каждому бизнесу.

Оптимизация расходов

Традиционная аренда коммерческой недвижимости предполагает заключение договора с собственником нежилого объекта на срок от 11 месяцев и штрафы за досрочное расторжение. В нынешних экономических реалиях мало кто из предпринимателей обрадуется таким условиям. А ведь есть еще затраты на ремонт, отделку, мебель и оргтехнику. Формат гибких офисов предполагает возможность быстро развернуть и свернуть рабочее пространство без капитальных затрат на ремонт и мебель. Сервисное обслуживание под ключ осуществляет управляющая компания, а значит, дополнительный персонал не нужен.

Мотивация сотрудников

Как уже упоминалось выше, в гибком офисе сотрудник «бронирует» себе рабочее место на необходимые часы, а остальное время может работать из дома. В конечном счете, формат, в котором не нужно присутствовать в офисе 8 часов 5 дней в неделю приводит к тому, что сотрудник меньше болеет, более энергичен, счастлив, а значит, работает продуктивнее и не думает о смене работы. 

Привлечение лучших кадров

Многие представители поколения Y (молодые специалисты 1981–1999 года рождения, которые сейчас составляют ключевую долю на рынке труда) при выборе работы считают приоритетными гибкий график и возможность работать удаленно. А еще им важно работать в комфортных условиях. В этом смысле единственным способом привлечь перспективные квалифицированные кадры — пойти им навстречу и обеспечить работу в комфортном графике и в комфортном офисе.

Качественная бизнес-среда 

В традиционном офисе общение происходит, как правило, между коллегами и максимум — посетителями. Гибкие офисы, как правило, сдают нескольким компаниям из смежных, или даже разных сфер. Такая совместная аренда «гибкой» коммерческой недвижимости гарантирует формирование делового комьюнити, полезный нетворкинг, креативную и плодотворную атмосферу, в которой можно обмениваться идеями и искать новых партнеров.

Рост бизнес-показателей

Как следствие четырех предыдущих пунктов, смена формата офиса непременно отразится на показателях бизнеса. Различные опросы показывают, что у 79% резидентов «гибких офисов» в мире ключевые бизнес-показатели выросли именно после смены формата аренды. 

Если Вы стоите перед проблемой — как сократить расходы на аренду рабочего кабинета и персонала, попробуйте сменить формат рабочего пространства, перейдя на «гибкий» формат.