Опубликовано: 11.08.2020
Нужны ли вашей компании упорядоченные бизнес-процессы? Давайте разберемся. Если вы каждый день слышите отговорки своих сотрудников о том, что сегодня «не рыбный день», плохая погода, несговорчивые клиенты и именно поэтому нет продаж – срочно садитесь за описание процессов. Если ваши работники пытаются увильнуть от выполнения своих обязанностей или откровенно скучают на работе – пора описывать процессы. Говоря коротко, бизнес-процессы — это способ выстроить работу ваших сотрудников так, чтобы у них не было возможности не выполнять задачи вашей компании.
С моей точки зрения, регламенты, процедуры и все, что связано с регламентацией деятельности, должны быть описаны всегда. И это не зависит от размера вашей компании и количества сотрудников. Не ждите, что люди сами будут договариваться — это великое знание и умение, которое свойственно, к сожалению, не всем людям.
Мифы и легенды про бизнес-процессы
Рассмотрим самые популярные мифы о бизнес-процессах. Их немало, например, такие:
- Инструкция убивает творчество и инициативу;
- Сначала создаем и развиваем, потом регламентируем;
- Регламенты снижают ответственность за результат;
- Нельзя прописать все функции, иначе будет громоздко;
- Регламенты замедляют работу;
- Рождается большой бюрократический аппарат.
Запомните: ни в каких видах бизнеса нет никакой специфики, есть только одна движущая сила — ваше желание построить такую компанию, чтобы в ней ваши сотрудники действительно работали, а бизнес начал работать на вас. Если вы хотите развиваться, повысить стоимость компании или продать ее, то надо прописывать регламент процедур. Главный смысл этого — в выстраивании регламентов процедур, бизнес-процессов и автоматизации контроля.
Негативные стереотипы про правила и регламенты
Считается также, что, несмотря на все позитивные стороны бизнес-процессов, им присущи и недостатки. В их числе:
- Невозможность все описать;
- Слишком громоздкая система документации, если все-таки описывать все правила;
- Регламенты могут не сработать, так как сотрудники не будут знать регламенты полностью и следовать им;
- Документы отменяют понимание. Следовательно, сотрудники перестанут думать самостоятельно и начнут искать ответ в инструкциях;
- Трудности с управлением изменениями — регламенты становятся препятствием для развития деятельности.
Однако, несмотря на все стереотипы, прописывать процессы необходимо. Так компания становится устойчивой, потому что 99% всех действий внутри организации — это повторяющиеся действия. Кроме того, вы перестанете зависеть от людей — будет не важно, какой сотрудник устроился к вам на работу. Самое главное — чтобы он был вменяемый и ответственный. Тогда вы сможете предоставить ему письменный процесс выполнения его работы, и он сможет выполнить все необходимое по этому процессу.
Итак, все, что должно регулярно выполняться сотрудниками, должно быть зафиксировано. Требования, нормы, стандарты, способы оценки и прочее.
Прописываем основное
Для начала советую вам прописать хотя бы четыре основных бизнес-процесса:
- Процесс маркетинга — как мы привлекаем новых клиентов;
- Процесс продаж;
- Процесс производства продукта;
- Процесс управления финансами компании.
Вывод, который мы можем сделать: бизнес-процессы — это развитие. Надеюсь, у вас не осталось сомнений в том, что регламенты необходимы. Начинайте прописывать их уже сегодня, и вы сможете поддерживать эффективную и стабильную работу вашей компании.