Как не сойти с ума на удаленке. Советы от сотрудников и авторов издательства МИФ

В издательстве МИФ мы работаем удаленно уже 15 лет: в режиме хоум-офиса создаем книги и IT-продукты, настраиваем логистику и бизнес-процессы. У нас больше 200 сотрудников в штате (плюс ещё сотни внештатников), и всего 12 из них работают в офисе: бухгалтерия и сотрудник на доставках, который передает книги курьерам. Сегодня поделимся лайфхаками, которые накопились за время работы. 

Статья подготовлена по мотивам бесплатного курса МИФа про удаленную работу  «Как не сойти с ума, работая из дома» с пятью вебинарами от сотрудников и авторов издательства, которые имеют большой опыт удаленной работы. В конце статьи вы найдете подарок от МИФа — ссылку на бесплатное скачивание полезной книги про удаленную работу. 

Бизнес на удаленке: 15 лет практики из первых рук

Артем Степанов был одним из первых сотрудников издательства в 2005 году. Теперь он партнер и содиректор МИФа. Артем рассказывает, как наладить бизнес-процессы в удаленном режиме. 

Сначала немного о результатах. За 15 лет МИФ выпустил более 2800 книг, за 2019 год выручка составила 1,8 млрд. рублей. Сейчас в МИФе сформирована культура и система ценностей удаленной работы. Вот что отличает нас от других удаленщиков. 

Как происходит коммуникация

Модель управления в МИФе командная. Руководство осуществляют три содиректора, взаимодействуют онлайн и офлайн. Еженедельно мы проводим встречи, где решаем операционные вопросы. Раз в два месяца встречаемся в реале (сейчас эти встречи тоже переходят в онлайн), чтобы посмотреть на бизнес целиком, решить важные вопросы и просто неформально пообщаться — сходить вместе на выставки, в театр, кино. Для оперативной связи используем чат в Телеграм. 

Все мы люди, а работа — это стресс, поэтому проводим регулярные встречи, на которых поддерживаем друг друга. Они нужны, чтобы быть на одной волне, с одной стороны, информационно, с другой — эмоционально.  

Три содиректора МИФа: Дмитрий Утробин, Юлия Баяндина, Артём Степанов 

Если уж говорить про взаимодействие сотрудников в общем, в МИФе действует правило: несрочный вопрос можно задать по почте, срочный — в чате (Скайпе или Телеграме), в крайнем случае, позвонить по телефону. 

Каждая команда проводит регулярные рабочие встречи, также тимлид встречается тет-а-тет с каждым сотрудником, чтобы поговорить о жизни и решить рабочие вопросы. Все встречи мы планируем в Google-календаре и «прошиваем» там ссылки на презентации и другие материалы для обсуждений.  

Agile по-МИФовски

Нам близки ценности гибких методологий. Вот как мы адаптировали принципы Agile: 

  1. Всегда фокусироваться на целях
  2. Распределять роли
  3. Работать в кросс-функциональных командах
  4. Работать короткими регулярными отрезками — спринтами
  5. В конце каждого спринта приносить готовый результат
  6. Регулярно получать обратную связь от заказчика задачи 
  7. Уточнять и корректировать цели в процессе работы — это нормально
  8. Быть готовым к резким сменам направления

О согласованности

Одна из самых больших проблем в удаленной работе — добиться согласованности. Для этого мы раз в квартал проводим стратегическое выравнивание — это встреча, где руководители рассказывают ключевые новости. Также в начале года проводим презентацию годовой стратегии всего МИФа и связанных с ней стратегий всех команд. В рамках регулярных встреч делимся новостями, чтобы все были в курсе происходящего. 

Вот как в МИФе проходят встречи. Это новогодняя 

Личная эффективность: рабочее место, планирование и границы, которые нужно учиться выстраивать

У каждого сотрудника свои правила работы из дома. И не всегда эти правила соответствуют тому, что пишут в книжках.

Рабочее место дома

Обычно самый популярный совет про удаленку звучит так: не смешивайте места для работы и отдыха. Так у вас будут стираться границы между личным и рабочим, вам будет сложно переключаться и в какой-то момент станет казаться, что вы всё время на работе. Звучит логично и красиво, но это работает не всегда и не для всех. Например, руководитель проектов организационного развития Александра Шляхова рассказывает, что иногда ей тяжело встать с кровати — за окном пасмурно, птицы не поют и всё плохо. Тогда ей отлично помогает режим работы «под одеялком». Примерно за час настроение приходит в норму, и кажется (а так и происходит), что вот теперь ты готов встать и работать дальше. 

Конечно, идеальный вариант рабочего места — отдельная комната, где вас не отвлекают посторонние шумы (радио, грохот кастрюль, разговоры). Но осуществить такой план не всегда реально. 

Так что внимательно присмотритесь к своей квартире и подумайте, где вам комфортнее всего. Может, это будет кухня или лоджия. Если у вас только одна комната или вы можете работать только из спальни, то расслабьтесь и организуйте рабочее место там. Например, наш арт-директор Мария Красовская, у которой трое детей, работает в детской. 

Арт-директор МИФа Маша Красовская работает в детской

Ещё один совет для тех, у кого планируются онлайн-встречи с коллегами: обратите внимание, что находится на заднем плане — у вас за спиной. Если в течение дня этой комнатой часто пользуются ваши домашние, то, скорее всего, коллеги будут постоянно видеть на экране вашу семью. Возможно, стоит развернуть стол или выбрать другую локацию. 

Про планирование

У удаленной работы есть несколько интересных, пусть для кого-то и очевидных, нюансов. Во-первых, в офисе, при всей иллюзии контроля, очень легко бездельничать. А вот на удаленке имитировать бурную деятельность бессмысленно. Оценивать вашу работу будут только по результату. 

И во-вторых, если обычно руководитель в офисе может подойти к сотруднику и быстро дать задание, то на удаленке так не получится. Поэтому нужен список приоритетных задач, которые важно выполнить именно сейчас, сегодня, завтра или на неделе. Список должен быть отсортирован по важности, чтобы понять, что самое фокусное. 

Как выглядит список — неважно. Кто-то работает в Trello. Кто-то — в обычном Google Docs. Кто-то — в Google Docs с матрицей ABCD. Важно, что список можно менять, обсуждать и варьировать нагрузку, когда появляются срочные моменты и что-то нужно подвинуть.

И в-третьих, конечно, на удаленке отлично работает принцип «Уперся — сообщи». Если вы чувствуете, что не справляетесь — не хватает ресурсов, инструментов, знаний, — сразу скажите об этом руководителю. Не нужно ждать встречи, которая будет через три дня. 

И еще раз про планирование: практика «обзор дня»  

Эту практику ещё называют «капитанский мостик». Обзор дня — прекрасный ритуал выхода из рабочих задач. Он позволяет очень правильно и собранно начать следующий день. Как он устроен? 

В конце дня вы несколько минут смотрите на свой список задач и анализируете:

В результате, вы просыпаетесь завтра вроде бы дома, но уже по-другому настроены — максимально собраны и готовы к работе. Простая практика, которая кардинально повышает качество работы.

Про границы 

Дома мы не только работаем, но и отдыхаем. В офисе всё просто: на часах 18.00, вы выключаете компьютер, прощаетесь с коллегами и едете домой. Это ритуал, который вы повторяете изо дня в день. Будет здорово, если у вас получится создать нечто подобное в хоум-офисе. Иначе работа может затянуть вас, и вы будет трудиться нон-стоп. 

Рабочее место нашего HR Даши Солдатовой

Что делать? Во-первых, ещё раз обсудить свой график в компании. Понятно, что официально вы можете работать до 18.00. Но теперь вы в другом режиме, а значит, беседы могут продолжаться до поздней ночи. Договоритесь с коллегами, что после 20.00 вы не обсуждаете в чатах рабочие вопросы. Тут главное — самому следовать этим договоренностям и напоминать другим, что вечером вы «в домике». Только так. Пожалуйста, не отвечайте на сообщения вне рабочего времени. Наверняка этот вопрос терпит до утра или даже до понедельника (если на дворе выходные). Мир не остановится, а границы будут соблюдены. 

Календарь — самый мощный визуальный инструмент на удаленке. «Прошейте» там все рабочие встречи и установите диапазон рабочего времени. Вы можете внести в него и личные дела. В Google-календаре есть приватный режим, где ваши планы будете видеть только вы. Тренировки, встречи с семьей, просмотры фильмов — всё это можно «прошить» (то есть распланировать и внести в Google-календарь: с 13 до 14:00 — обед, с 15 до 16:00 — встреча по текущим задачам, с 17 до 18:00 — ответы на почту, с 18:00 — личное время). Это помогает видеть, что помимо работы вас ждут другие, не менее важные и интересные вещи.

Работа с командами и проектами

На вопрос «Почему раньше ваша команда не работала удаленно?» обычно отвечают следующее:

— Нет доверия у руководства

— Привычка

— Традиционные подходы к управлению

Все ответы разные, но, как правило, руководство боится, что команду нельзя будет контролировать. Главная причина неэффективной работы команды — в отсутствии прозрачных коммуникаций. Из-за этого и нет чувства контроля, это порождает взаимное недоверие. 

Можно пытаться контролировать сотрудников за счет каких-либо систем шпионажа, считать часы присутствия онлайн, но это не будет действовать долгосрочно, так как убивает лояльность сотрудников.

Удаленка не прощает плохо настроенных процессов и коммуникаций. В МИФе у каждой команды свои подходы и инструменты, даже внутри одной компании. Это нормально. Выбирайте, тестируйте, экспериментируйте и создавайте свою операционную систему. 

Инструменты прозрачных коммуникаций в МИФе

Онлайн-встречи

Возможно, в онлайне вам понадобится больше встреч, особенно поначалу, для регулярных синхронов. Одним командам достаточно одной встречи в неделю, кому-то нужно видеться каждый день — это зависит от специфики задач. На собственном опыте мы убедились, что важно проводить встречи в видеоформате, чтобы видеть людей и их реакцию. Это очень помогает общению и взаимодействию.   

Чтобы участники заранее подготовились, ссылки на материал прошиваются в календаре, также отправляется презентация или Google Docs с повесткой.  

В каждой встрече используются: чек-ин (каждый отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь на сегодняшней встрече?») и чек-аут (в конце — ответ на вопрос: «С чем я выхожу со встречи?»), тайминг и обращение к конкретным участникам, чтобы все были в теме и в тонусе. 

Еще несколько правил проведения встреч в МИФе:

Фильтры восприятия и интерпретации

Текст не передает все эмоции! Это важно помнить, когда вы работаете удаленно и, как следствие, часто общаетесь с коллегами в текстовых мессенджерах. Вы можете прочитать сообщение с совсем не той интонацией, которую закладывал автор. Это будет лишь ваша интерпретация. Пример: человек пишет капслоком, чтобы показать, что вопрос ВАЖНЫЙ и СРОЧНЫЙ. Но вы интерпретируете это как повышение голоса. В таких случаях сразу обсудите, как лучше взаимодействовать в будущем. 

Фильтр восприятия — это то, как вы восприняли сообщение. На фильтр восприятия влияют ваше состояние, настроение и отношения с конкретным человеком. 

Поэтому никогда не будет лишним прояснить смысл сообщения. Если вас что-то смутило, спросите: «Правильно ли понимаю, что…» 

Работа с конфликтами

Конфликты — это нормально, это необходимый и важный этап развития команды. Члены команды выражают свое мнение, и мнения могут не совпадать. Но все-таки любой конфликт лучше предотвратить. Тем хороши встречи в видеоформате: так вы сможете увидеть, если человека что-то беспокоит. 

Старайтесь всегда уточнять, правильно ли вы поняли собеседника. Здесь и везде крайне важна регулярная обратная связь: вы не прячете свои эмоции и мысли, а идете на прямой разговор.

Лайфхаки для работающих мам

Дети есть у многих МИФовцев. Мы уже говорили про арт-директора Марию Красовскую, у которой трое, младшей дочке сейчас полтора года. В декрет Маша уходила один раз и на полгода, но поняла, что сделала это зря — вернулась в совершенно другую компанию. Сыну Алены Лепилиной-Камозиной, директора по email-маркетингу, 8 месяцев. Когда ему было 3 месяца, она вернулась к работе. Им и другим родителям пришлось найти комфортный для всей семьи режим. 

Работать с детьми реально

«Моя удаленная работа — это принцип жизни всей моей семьи, — говорит Маша Красовская. — Это не история про то, что папа ушел на работу, а мама дома пытается работать, укачивать младенцев, гулять с ними, учить, развлекать, всех кормить, вести быт. Это история про доверие, взаимопомощь, равноправие между мной и мужем в распределении нашей жизни».

Когда вы будете работать с ребенком, без трудностей не обойтись. Но самое главное — это реально. Домашние обязанности в идеале разделить 50/50. Муж может готовить завтрак, следить за чистотой на кухне и отводить детей в сад и школу, жена — делать уборку, стирать и отвечать за ужин. Или наоборот. Один из супругов может заниматься с детьми в выходные, чтобы у другого было время на восстановление. Если у вас возник вопрос: «Где найти такого идеального мужа (или такую идеальную жену)?», то мы вам не подскажем, потому что таких «с нуля» не бывает. Прийти к соглашению можно путем переговоров, вопросов, ошибок. Это возможно, если вы оба настроены на счастливую совместную жизнь.

Вот несколько лайфхаков для погружения мужа в быт (сейчас только про супруга, потому что это более актуальный вопрос. Во всяком случае, чаще нам задавали именно его):

Про помощников

Вот два важных вывода: без помощников невозможно полноценно работать, не причиняя вреда себе и семье. А еще их можно найти, даже когда кажется, что это нереально — нет бабушек и дедушек, а вторая половина не может сдвинуть график.

Для организации быта вам на выручку придут заказ продуктов онлайн, клининговые сервисы, сервисы готовой и полуготовой еды, группы свопа детской одежды. Для заботы о детях — родственники, школа с продленкой, детский сад, няня. Возможно, у соседей тоже есть дети, и они согласятся брать на прогулку ваших. 

Попробуйте поискать коворкинги с бесплатной няней — такие есть! Или договоритесь с друзьями, что приедете к ним поработать.

Про правила рабочего дня

Работа с ребенком дома принципиально отличается от того, как было раньше. Заведите несколько правил, которые помогут оставаться продуктивными. Возможно, вам подойдет что-то из следующих.

Планируйте день, иначе вас захлестнет потоком задач, вы не успеете сделать и половины и будете в стрессе. Мы уже говорили про Google Календарь: прошейте в него крупные задачи, перерывы, домашние дела и все встречи — так вы будете видеть свою загрузку, и вам не поставят звонок на неудобное время. Пишите задачи на день и неделю в заметках, ранжируйте их по приоритету. А еще оставляйте резервное время под горящие дела — они обязательно появятся.

Джедайские техники на удаленке

Напоследок поговорим о прокрастинации. Начинающие удаленщики сталкиваются с проблемой: весь день они занимаются чем угодно, но только не работой, а затем до поздней ночи пытаются наверстать упущенное. Страдает качество работы и здоровье. Почему так происходит и как перестать откладывать дела на потом? В проблеме разбирается автор бестселлеров «Джедайские техники» и «Путь джедая», прокрастинатолог, специалист по продуктивности Максим Дорофеев.  

Здесь и далее — скриншоты из вебинара Максима Дорофеева

Дома, в отличие от офиса, нет мотивационных факторов. Вам не надо никуда спешить: не нужно приходить к определенному времени на работу, не нужно завершать проекты вовремя, чтобы уйти домой. Вокруг много соблазнов, и возникает ситуация, когда мы весь день занимаемся какой-то ерундой, а потом смотрим на часы, начинаем что-то делать и сидим до трех часов ночи. 

В буддизме есть закон: у любого следствия есть причина. Если применить этот закон к нашей ситуации, вот что получается. Посмотрите на таблицу ниже. Вы видите такие связи: «я засиживаюсь допоздна», поэтому «не могу полноценно восстанавливаться», поэтому «я работаю не в лучшем состоянии», поэтому «я делаю сильно меньше, чем хочу» (сюда еще и добавляется повышенная нагрузка).      

Все это превращается в петлю обратной связи, которая нас давит. Но помимо причин и следствий есть еще и условия. Я называю их тараканами, психологи — деструктивными установками. В таблице вы можете познакомиться с ними. 

Один из самых популярных тараканов — нехватка времени. Поговорим подробнее об этой установке. Приведу пример. Допустим, я решил пробежать марафон. Примерно рассчитал, сколько времени займет бег, и запланировал другие дела на день. Вот что у меня получилось. 

Большинство людей понимает, что времени хватит, а вот здоровья (энергии, сил) нет. Но эти же самые люди годами живут с календарями типа таких, только названия пунктов другие — про работу, и их это не смущает. Как будто нормально принять четвертую встречу за день и не понимать, что что-то может пойти не так. Как люди живут с таким расписанием? Моя догадка — они не используют орган, который способен утомляться. 

Другими словами, нам не хватает не времени, а ментальной энергии. Беда в том, что когда она заканчивается (когда мы перестаем соображать), мы этого не осознаем. В книге «Джедайские техники» я дал название этому ресурсу — мыслетопливо. Есть гипотеза: многие задачи мы сделаем в разы быстрее, когда у нас есть мыслетопливо. Сейчас, находясь на удаленке, вы можете убедиться в этом на собственном опыте. 

Методы экономии мыслетоплива — отдельная большая тема. Мы сосредоточимся на другом. Как начать вести себя по-новому? Ведь мало знать о чем-то, надо еще и меняться. В основе метода, который помогает изменить поведение, лежит идея самонаблюдения, например, с помощью ежедневного чек-листа. Смысл вот в чем: стоит только начать наблюдать за аспектами своего поведения, как это поведение начинает меняться. Что может быть в чек-листе? Количество часов сна, практика ложиться спать без экранов, практика прожить час в авиарежиме… 

Вот еще идея. На удаленке и в условиях информационного трэша, когда только утюг не говорит, сколько людей пострадало, особенно важно делать задачи до того, как вы полезете в Интернет. Включите в чек-лист еще три пункта: сделать одну задачу до проверки почты, одну задачу — до просмотра новостей, еще одну задачу — до проверки социальных сетей. Так может выглядеть заполненный чек-лист. 

Здесь вы найдете шаблон для чек-листа от Максима Дорофеева 

Хоум-офис — это возможность самостоятельно планировать свой день и отсутствие тотального контроля. Свобода это всегда вызов. Вашим способностям, ответственности, самоорганизованности, смелости. Пока есть такая возможность, возьмите от удаленной работы максимум. 

Еще глубже погрузиться в удаленную работу можно вместе с бесплатным курсом «Как не сойти с ума, работая из дома», на основе которого написана эта статья. В бесплатном курсе вы найдете пять полезных вебинаров с лайфхаками, авторскими находками и историями тех, кто работает в хоум-офисе и получает от этого удовольствие. 

Издательство МИФ дарит также книгу Remote, в которой вы найдете принципы успешной удаленной работы. Скачивайте бесплатные электронную книгу и аудио-версию по промокоду VTBRMT, и пусть удаленка будет вам в радость.