Персонал
Даниил Баженов

Даниил Баженов

Маркетолог, основатель агентства мессенджер-маркетинга New Normal

Бизнес без офиса: переводим сотрудников на удаленную работу

Бизнес без офиса: переводим сотрудников на удаленную работу

Все больше и больше компаний переводят сотрудников на удаленную работу. Однако часто такие переводы делаются в спешке и вызывают массу вопросов. В этой статье мы поговорим о том, как настроить удаленную работу для себя и своих сотрудников, чтобы рабочие процессы стали еще эффективнее.

Для начала работы в нынешних реалиях, необходимо решить несколько задач:

  • как будет проходить коммуникация
  • кто и каким образом будет контролировать ход работы
  • как сотрудники будут справляться с отвлекающими факторами дома

Расскажем обо всем по порядку. 

Как общаться? 

Ответ простой: как и раньше! Нет сомнения, что если сотрудник в качестве рабочих инструментов использует компьютер и телефон, то он уже имеет все каналы удаленной связи. Давайте на всякий случай перечислим некоторые из них:

  • для переписки: e-mail, Telegram, WhatsApp, Facebook, Slack
  • для видеообщения: Viber, Google Hangouts, ZOOM Cloud Meetings, Skype

Как контролировать?

Важно понимать ежедневную эффективность, так как удаленно просто невозможно наблюдать, действительно ли сотрудник работает или вместо этого с удовольствием поглощает пиццу за просмотром сериала.

Рекомендуем вам проводить утреннюю и вечернюю планерки. Утром составляется план на день, вечером — план-факт. Эти короткие собрания призваны сфокусировать каждого сотрудника и обозначить конкретные цели, сроки и результаты.

Отметим, что этот инструмент важен не только в удаленном формате. Некоторое время спустя вы увидите, что с его помощью вся команда выработает привычку планировать свой день, что, в свою очередь, сильно повысит общую эффективность команды.

Если же вы хотите детально контролировать работу сотрудников, то  не обойтись без специализированного софта. Вот несколько сервисов, которые помогут вести учет рабочего времени:

  • Disciplina.ru
  • Kickdler
  • Crocotime

Однако стоит помнить, что такой учет может «давить» на сотрудников и не учитывает «творческие процессы», то есть время, пока сотрудник осмысляет задачу, может быть отмечено как бездействие.

Эффективный элемент —  создание общего пространства для работы. Когда нескольким сотрудникам нужно обсудить задачу в таком общем пространстве, пригодится пара сервисов:

  • Miro — простой инструмент с удобными досками. Он позволяет обсудить макет, “поштормить” и покидать идеи, нарисовать схемы, таблицы — все просто и интуитивно понятно.
  • Google Документы – знакомый большинству инструмент для работы с документами. Используйте комментарии к текстам или создавайте тексты совместно. Управляйте презентациями и таблицами.

Как не отвлекаться? 

Дома сотрудники подвержены влиянию большего количества отвлекающих факторов, чем на работе. В их числе дети, домашние животные, диваны, холодильники, игровые приставки и прочее. 

  • Для лучшей концентрации необходимо не только организовать комфортное рабочее место, без отвлекающих факторов, а еще и ввести новые правила: в течение рабочего дня всегда оставаться на связи — это обязательное условие, на котором держится ваша коммуникация и от которой зависит оперативное решение задач.
  • Фиксируйте онлайн-встречи и переговоры в онлайн-календарь, привязанный к вашей рабочей почте. Этот инструмент поможет вам в планировании дня.
  • Формируйте список задач с приоритетом от самого важного до задач, которые зависят не от вас. Двигайтесь в выполнении задач в порядке приоритета. 
  • Регулярно сообщайте о состоянии дел и проделанной работе. В режиме удаленной работы только регулярная отчетность представит всей команде полную картину рабочего процесса, а также позволит сфокусироваться на приоритетных вопросах. 

Используйте наши рекомендации и работайте в комфортном ритме. Рано или поздно все вернется в обычный режим. 


Будьте здоровы и позитивны!

Поделиться

Открытие рассчетного счета

Расчетный счет для вашего бизнеса

РКО для вашего бизнеса

  • Бесплатное открытие счета
  • Бесплатное обслуживание 1 год
  • Переводы и платежи без комиссии